独自の部門横断ワークショップを設計して実施する

独自の部門横断ワークショップを設計して実施する

このページは、目の前の課題を全体的な視点で捉えるために同期ワークショップを実施したい GitLab のすべての人を対象としています。このガイドでは、3 種類のワークショップ（問題のフレーミング、ジャーニーマッピング、アイデア創出）、各ワークショップが答える中心的な問い、ワークショップを設計して実施するエンドツーエンドのプロセス（Claude Skill を含む）について説明します design-workshop という名称の Claude Skill は、GitLab AI Marketplace 内の Product Design フォルダー（社内限定）にあります。

グループが協力して考え、何かを生み出す必要があるときにワークショップを実施します。何をすべきかがすでに分かっている場合は省略します。 通常、ワークショップにはフォローアップが必要なため、1 回のセッションですべてが解決するとは考えないでください。ワークショップは、1 時間のものからデザインスプリントのような数日間のイベントまでさまざまです。このガイドでは、Zoom を使用し、FigJam ボードを共有キャンバスとして実施する 60 〜 90 分のセッションの設計を支援します。また、全員が貢献できるようにするため、必要に応じて 2 〜 3 人のブレイクアウトグループに分かれることも推奨します。事前に資料を読むことを期待しつつ、誰も読んでいないものとしてセッションを設計するのが最善です。

どの種類のワークショップが必要か？

それまでに完了した作業に応じて、セッションで複数の種類を組み合わせることもできます。GitLab の UX Researcher は、関心を持ってもらえそうなリサーチ中心のワークショップ（ふりかえり、リサーチ計画、推奨事項に関する認識合わせなど）もいくつかまとめています。詳細はこちらのハンドブックページで確認できます。

各ワークショップの開始時に用意するものと、終了時に得られるもの：

各種類のワークショップを成功させるには前提条件があります。以下に前提条件（開始時に用意するもの）と、回答が得られると期待できる問い（ワークショップのアジェンダを決める際にも役立つもの）を示します。

問題のフレーミング／ディスカバリー

開始時に用意するもの：

• 参加者が意見を述べるための、問題の概要または問題提起。
• コンテキストを把握しており、セッションに参加する人々。
• この段階では解決策は不要。

終了時に次のような問いへの答えが得られます。

• この領域にはどのような問題があるか？
• 私たちは何を知っているか（そして、どのように知ったか）？解明すべき最大の未知のことは何か？
• リスクの高い仮説は何であり、どのように検証できるか？
• 中心的な問題提起は何か？

ジャーニーマッピング／ブループリンティング

開始時に用意するもの：

• ジャーニーをマッピングする理由と、それに基づいてどのような意思決定を行うかについての理解。
• エンドツーエンドの段階と主要なユーザーステップを備え、十分に定義された体験。これは事前に非同期で行えるため、空白のキャンバスから始めることは避けます。
• 実際の体験を知る人々（または、その人々の代わりとなるリサーチ）。

終了時に次のような問いへの答えが得られます。

• 私たちの知識にはどのようなギャップがあるか？
• このジャーニーはどこで途切れるか？ほかに誰が必要か？
• どの瞬間が最も重要であり、なぜそれらが重要なのか？
• ここで見えていないものは何か？舞台裏の作業、ロール、引き継ぎはどうなっているか？

アイデア創出／共創

開始時には、問題がすでに理解されて合意されていることに加え、既知の制約も把握している必要があります。これが最も重要な前提条件です。問題について合意していなければ、アイデアを創出する準備はできていません。

終了時に次のような問いへの答えが得られます。

• どのように解決できるか？（まずは各自で幅広くアイデアを生み出す）
• どのアイデアをグループ化でき、どのアイデアを残す価値があるか？
• 最もよい選択肢は何であり、なぜか？
• このアイデアをどのように分解し、ストーリーボードまたはユーザーフローを作成できるか？

ワークショップの構成

どのセッションも、1 回以上の発散と収束のサイクルを原動力とする、同様の流れを持ちます。このリズムにより、時間切れになるまで話し合うだけではなく、セッションで成果を生み出せます。

• 発散とは、何かに絞り込む前に、グループが幅広く雑多な選択肢を並行して生み出すことです。各自で付箋を書く、ブレイクアウトでブレインストーミングをする、ジャーニーをたどりながら重要な瞬間に印を付けるといったアクティビティが、このカテゴリに該当します。
• 収束とは、単にアイデアを大量に生み出すのではなく、ランク付け、グループ化、選択によって、発散で得たものを絞り込むことです。

発散だけを行う場では、意思決定のないまま付箋で埋め尽くされた壁が残り、収束だけを行う場では、誰かが最初に口にしたアイデアへすぐに飛びついてしまうため、このリズムが重要です。発散と収束を交互に行うことで、時間切れまで話し合うだけではなく、セッションで成果を生み出せます。

ファシリテーターへの注意：1 つの領域に時間をかけすぎている場合は、ためらわずに次のステップへ進むよう促してください。完了すべき計画があり、必要に応じて進行すること、問題やトピックを後で扱う項目としてパーキングロットに置けることをグループに伝えます。

フレーム： 目標、このワークショップが必要な理由、アジェンダ、パーキングロット。事前に読む資料があれば、ここに含めます。

ウォームアップ： 特定の考え方に切り替えてもらうために本当に必要な場合にのみ含めます。簡潔にし、次のブロックで使用する素材が生まれるようにしてください。

コンテキストの共有： 誰かがフロー、提案、リサーチを紹介します。短くまとめます。

サイクル 1、問題について

• 発散： ブレイクアウトグループが並行してアイデアを生み出し、静かに個人で考える時間とディスカッションを取り入れます。
• 収束： すべてを 1 か所に集め、ランク付けまたはグループ化します。

サイクル 2、解決策について（すべてのワークショップでこの 2 回目のサイクルが必要なわけではありません）

• 再び発散： 各グループが収束した成果を基に発展させます。ここで解決策が生まれます。
• 再び収束： 作成したものを比較し、次のステップについて合意します。共有する、反応して選ぶなど、軽いものにとどめます。これを省略したり、「終了」にまとめたりしないでください。そうすると、明確な方向性がないままセッションが終わってしまいます。

終了： 学び、セッションへのフィードバック、次のステップ。

ワークショップのセットアップ方法：ワークショップの前、最中、後に行う作業

このセクションでは、ワークショップをセットアップして実施する各段階について説明します。また、すべての段階を進める際に役立つ Claude Skill も用意しています。詳細は次のセクションで説明します。

ステージ 0：依頼を受け、種類と基本事項を決める

• トピックの背後にある本当の課題を明らかにし、問題のフレーミング、ジャーニーマッピング、アイデア創出、またはそれらの組み合わせから種類を選びます。
• その種類のワークショップに必要な前提条件がそろっているか確認します。

ステージ 1：ワークショップ概要を書く

• ファシリテーターは、必ずしもワークショップのスポンサーや意思決定者ではありません。1 ページの概要により、ステークホルダーとの認識をそろえられます。
• Google ドキュメントとして作成するか、GitLab の Issue に貼り付けられるワークショップ概要のテンプレートはこちらです。次の段階でアジェンダをアクティビティに分解するときにも、引き続きこれを使用できます。これにより、ステージ 3 で FigJam ボードを数分で作成できます。
• 時間を確保してほしい人と、その時間を承認する人に共有します。これは理解度の確認であり、ゲートでもあります。構築する前に承認を得てください。

ステージ 2：アジェンダのアクティビティを設計する（別名、進行表）

• 上記のワークショップの構成に従って、そのアジェンダとアクティビティを作成します。ワークショップアクティビティの外部ライブラリとして、NN/groupと SessionLabへのリンクをそれぞれ示します。
• すべてのアクティビティに目的を持たせてください。あるブロックの成果を次のブロックへつなげるか、トピックが変わる前にアクションアイテムとしてまとめます。アクティビティが必要な理由を 1 行で説明できなければ、削除します。
• 5 分刻み（5 分、10 分など）の時間設定にすると、追加のディスカッションにも対応できます。
  • 大まかな配分：フレームとコンテキストに 15 〜 20%、最も大きな割合を占める発散ブロックに各 20 〜 25 分、収束と共有に 10 〜 15 分、終了に 10 〜 15 分。
• グループでの作業方法を決めます。 より充実した貢献を得られるよう、ブレイクアウトグループはデフォルトで 2 〜 3 人にします。全員が貢献できるよう、グループでの時間の前に、静かに個人で考える時間を割り当てます。
• 声に出すときと同じ言葉でボードを書きます。 プロンプトには、人々が答えられる問いを使用します（「信頼や関心を損なうものは何か？」であり、「信頼体験における摩擦点を特定する」ではありません）。ファシリテーターのメモは話し言葉で記述します（「まず 5 分間、各自で考えてからディスカッションすることを提案します」であり、「参加者は個人でのアイデア創出に取り組みます」ではありません）。収束ポイントには主要な問いのボックスがあり、明白な答えを超えるための問いを 1 つ用意する必要があります。
• 終了： 全員にそれぞれ 1 つの学び、セッションへのフィードバック（非同期で行うことも可能）、フォローアップのアクションや問いを尋ねます。

ステージ 3：Figma AI でワークショップボードを構築する

Google ドキュメントでワークショップを実施したい場合は、GitLab のミーティングガイドラインに従ってください。

• 進行表を FigJam の AI パネルに貼り付けます。
• Figma AI に FigJam ボードをレイアウトさせた後、自分の言葉遣いや好みのアクティビティレイアウトに合っているか確認します。

ステージ 4：ワークショップを進行する

• マルチタスクをしたくない場合は、誰かに時間を管理してもらいます。
• ワークショップのスポンサーや意思決定者に、ワークショップの開始と終了を担当してもらい、コンテキストと次のステップを示してもらうこともできます。
• セッションの進行に関するその他のヒントについては、ファシリテーションの究極のガイドをお読みください。

ステージ 5：フォローアップ

• ワークショップに参加しなかった人向けに簡潔な要約を書き、可能であればワークショップボードに含めます。
• 参加者が生み出したもの、重要な瞬間やコンセプト、未解決の問いを抽出します。アクションアイテムと成果物を作成して共有します。
• フォローアップされないワークショップは、何も変えなかった楽しい午後のひとときへと、ひっそり変わってしまいます。

Design-Workshop Claude Skill の使用方法

Design-Workshop Claude Skill を使用して、ワークショップをセットアップするすべての段階を進めます。この Skill は、GitLab AI Marketplace の Product Design フォルダーまたは Google Drive の Design-Workshop Claude Skillにあります。 すでにアジェンダや FigJam ボードがある場合にも Skill を使用できます。この Skill は上記の段階を 1 つずつ案内し、各ステップで具体的な成果を生み出すため、概要、アジェンダ、ボードをゼロから作る必要はありません。Skill は各段階の後に停止し、編集を待ってから次へ進みます。

入力するもの： 最初に概要を書いたり、資料を準備したりする必要はありません。ワークショップで扱う予定の内容を伝え、尋ねられた質問に答えるだけです。すでに FigJam ボードや概要がある場合は、それを入力します。

段階ごとに得られるもの：

サポートが必要ですか？

近々セッションを予定しており、フレーム、アクティビティ、ボードを別の視点から確認してほしい場合は、Bindu Upadhyay にメッセージを送るか、Slack の #experience-research チャンネルで質問してください。作成したもののレビューや、ゼロからの設計を喜んでお手伝いします。

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