サポートリーダーシップシンク

目的

サポートリーダーシップ (マネージャー、シニアマネージャー、ディレクター) は、毎週クロスリージョナルなミーティングに参加します。

これらのミーティングの目的は以下のとおりです。

• マネージャー間の関係性、信頼、コンテキストを構築する
• 可用性などの運用項目に対処する
• Issue のコンテキストを説明し、創造的なアイデアをリアルタイムで探求する
• 提起された各 Issue の問題提起を、意図を明確化することで洗練する

これらのミーティングの目的ではないこと:

• Issue の優先度を決定すること
• 関連する Issue で非同期に提供できるフィードバックを集めること
• Issue に関連するソリューションやマージリクエストを洗練すること
• 意思決定をすること

注: これらのミーティングは意思決定や、Issue 内で同等に効果的に議論できることを議論するためのものではない、と繰り返しておく価値があります。

サポートリーダーシップミーティングの構成

スケジュール

1. グローバルなチームとして、私たちは同期的な時間を賢く使うために適切なバランスを見つけ、タイムゾーンと人々の可用性に注意を払う必要があります。これを可能にするため、毎週のリーダーシップシンクは毎週 1 つのリージョンを順番に回ります。
2. ミーティングは GitLab Support カレンダーで利用可能です。
3. すべてのミーティングは自動的に録画されるよう設定されており、録画は GitLab Videos Recorded 共有ドライブからアクセスできます。

アジェンダ

1. アジェンダとノートは Google Doc にあります: Support leadership calls agenda and notes (社内のみ)
2. 来週のアジェンダのアウトラインは、今週のシンクの最後の項目として作成すべきです。すべてのアジェンダ項目はその週のシンクミーティング前に追加すべきです。それ以降に追加されたものは、ほとんどの (または全ての) リーダーシップに無視されたり議論されなかったりして価値が失われる可能性が高いです。緊急の項目について議論するためには、特にその週のシンクミーティングがすでに終わっている場合は、適切な Slack チャンネルを使用する必要があります。
3. アジェンダ項目を追加する際は以下のガイドラインに従ってください。
   1. Operational: このセクションは、採用、可用性、顧客アカウント、チームコールアウトなどに関する週次の定例アップデート用です。
   2. Discuss: このセクションの項目は、同期的に議論する必要がある、または入力が必要なもののためのものです。これらには関連する Issue がある場合もない場合もあります。
   3. Inform: このセクションの項目は以下のとおりです。
      1. 非同期的な入力を求めるために、皆の注意を引きたい Issue
      2. 経費承認に関する新しいプロセス、People Business Partner からの最新情報など、皆が認識すべきこと
   4. Confidential Doc: 特定個人の昇進、業績、個別の状況に関する議論、機密事項やプロセスに関する議論にはこのドキュメントを使用してください。コンフィデンシャルドキュメントに追加した項目に必要なアクションに応じて、一般アジェンダの Inform または Discuss の下に See confidential doc item を項目として追加してください。
4. 各ミーティングには、声が平等に聞かれ、アジェンダを進めることを確実にするための議長がいます。
5. すべての参加者は、ハンドブックのコミュニケーションページのビデオコールセクション に精通している必要があります。
6. アジェンダとノートのドキュメントを編集して使用する方法など、より詳しい情報については、こちらのビデオ Managing Support Leadership Sync Agendas and Meetings を参照してください。

コール手順

議長として

1. ミーティング時間前にアジェンダをレビューしてください。

2. アジェンダの Operational セクションをレビューし、アクション項目があるかもしれない、または必要かもしれないものについて言及してください。例:

   1. 採用データ: ミーティングに参加するリージョンに関して特筆すべきことはありますか？
   2. 休日: この休日のためのカバレッジ計画はありますか (または必要ですか)？
   3. 可用性: 来週の可用性に関して、各リージョンはどう見えますか？
   4. メトリクスレビュー: エグゼクティブチームに強調すべきことはありますか？
   5. Group Conversation: スライドを確認して、会社全体に関する興味深いポイントを追加してください

3. アジェンダドキュメントの Discuss セクションの項目の議論をファシリテートしてください。

4. 人々がミュートを解除したときに気付いてください - これは何か言いたいことがあるサインです。必要に応じて、割り込んで発言を譲ってください。全員に貢献してほしいので、それが起こるようにするのがあなたの仕事です。

5. 議論を Issue でまとめることを含む、アクション項目を割り当ててください。

6. コンフィデンシャルドキュメントの項目について議論する前に、録画を停止してください (もし項目があれば)。

7. 最後のステップとして、テンプレートから来週のアジェンダのアウトラインを作成してください。

マネージャーとして

1. その週のシンクミーティングの開始よりも前にアジェンダ項目を追加してください。
2. 各アジェンダ項目をレビューしてください。Discuss 項目に対するフィードバックがあり、ミーティングに同期で参加しない場合は、その項目の Async Notes の下にフィードバックを追加してください。

同期ミーティング参加者として

1. 議論のために項目を提起した場合は、簡潔に (全員が議論に精通しているはず)、明確に (なぜこの項目をこのミーティングに持ち込んだのか)、そして理解をもって (他の人がビデオコールの性質上、話している間に割り込むかもしれない (これについては、コミュニケーションページのビデオコールセクション のポイント 13 を参照)) 話してください。
2. ミーティング時間の大半を、コールに参加している人々とラポールを築くために使ってください。
   1. チーム関連のコールアウト、ヒントとコツ、最新の学びなどについて話してください。
   2. アジェンダにないことについても話す権限があると感じてください - 時には、私たちを悩ませている、または挑戦的な事柄について、仲間のガイダンスや経験が必要です。
3. ミーティング後、議論に関連していたミーティング中に言及したポイントをノートにまとめてください。

非同期ミーティング参加者として

1. 週末にその週のアジェンダドキュメントやミーティング録画をレビューする時間を確保してください。
2. Inform と Discuss の項目をメモし、各 Issue で貢献してください。

ミーティングの設定

Zoom アプリと Web UI 間のいくつかの不思議な点のため、これは 2 つの部分で行う必要があります。

Part 1 - Zoom アプリ

Web UI では Google Calendar への追加ができないため、アプリから始める必要があります。

Zoom アプリで Schedule ボタンをクリックしてください。これでスケジュールミーティングを追加するためのウィンドウが表示されます。

このウィンドウで:

1. Topic ボックスにミーティング名を入力します
2. Recurring meeting のチェックボックスを入れます
3. Meeting ID セクションで、Generate Automatically のラジオボタンを選択します
4. Security セクションで、必ず Passcode オプションを使用します
5. Video セクションで、両方の On ラジオボタンを選択します
6. Audio セクションで、Telephone and Computer Audio のラジオボタンを選択します
7. Calendar セクションで、Google Calendar のラジオボタンを選択します
8. Advanced Options の隣にある下矢印をクリックし、
   1. Allow participants to join anytime のチェックボックスを入れます
   2. Automatically record meeting のチェックボックスを入れます
   3. In the cloud のラジオボタンを選択します

すべて完了したら、Save をクリックします。これにより、ブラウザウィンドウが開いて Google を介して認証され、イベントがカレンダーに追加されます。

イベントをカレンダーに追加する際は、以下を確認してください:

1. 日付、開始時刻、終了時刻、タイムゾーンが正しい (下記の時刻設定 を参照)
2. 繰り返し設定が正しい (下記の時刻設定 を参照)。これは All day ボックスの右側にあります
3. Support Leadership Google doc を添付する
4. GitLab Support カレンダーに登録する (オプションは Add notification オプションのすぐ下にあります)
5. 可用性を Free に設定する (オプションはどのカレンダーに登録するかのすぐ下にあります)。これは顧客コールをブロックしないようにするために必須です。
6. 正しい人々のリストを招待する
   • [email protected]
7. Guest permissions の下で、以下のチェックボックスを入れます:
   • Invite others
   • See guest list

これで、右上の Save ボタンをクリックします。

Part 2 - Zoom Web UI

次に、ミーティングのコホストを追加します。これを行うには、Zoom Web UI の My Meetings に移動します。次に、該当するミーティングを見つけ、その上にホバーして Edit ボタンをクリックします。

編集ページで Options 項目 (セクションの下部付近) をクリックし、Alternative Hosts の下のボックスをクリックします。

Alternative Hosts ボックスに各マネージャーを手動で追加する必要があります。完全なリストについては、support-managers Google グループメンバーリスト を参照してください。

すべて追加し終えたら、青い Save ボタンをクリックします。

ミーティングの時刻設定

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