ソリューションアーキテクチャのレトロスペクティブフィードバック
ワールドワイドのソリューションアーキテクチャチームは、学習する組織として、フィードバックを受け取ることでより成功できると考えています。フィードバックは双方向の道です。SA マネジメントが個々のチームメンバーに対して定期的にフィードバックを提供する時間を取ることが重要ですが、同時に GitLab チームメンバーもマネジメントや同僚に対してフィードバックを共有すべきです。この双方向のフィードバックのやり取りにより、SA は顧客と協働する活動や社内プロセスへの洞察を得て、SA マネジメントは自身のリーダーシップスキルへの洞察を得られます。
ソリューションアーキテクチャのレトロスペクティブフィードバック
オールリモートの組織として、GitLab はソリューションアーキテクチャのグループや他のチームに対し、アジャイルなレトロスペクティブフィードバックセッションを実施することを推奨しています。世界各地で活動する組織として、私たちは分散しており、対面の会議室に集まることは必ずしも可能ではありません。当社の価値観のひとつである イテレーション の精神において、お客様を教育しイネーブルメントするための取り組みの文脈で、ソフトウェア開発と同様の原則に従ったアジャイルなレトロスペクティブミーティングを開催する機会となります。レトロスペクティブの間、チームはイテレーションで何が起きたかを振り返り、今後改善するために取るべきアクションに焦点を当てます。
ハイレベルなゴールとしては、ある期間（たとえば四半期単位）に何が起きたかを理解し、それらの学びと議論に厳密に基づいて、次の期間で「物事」を改善することを目指します。
私たちはチームに対して、立ち止まって何が起きたかを振り返り、特定の期間中にうまくいったこととうまくいかなかったことを区別するための協働を促すことを推奨しています。これはまた、ソリューションアーキテクチャチームが、お客様から得られる現場の観察に基づいて再調整する機会にもなります。
以下の図は、ソリューションアーキテクチャのレトロスペクティブの概要を示しています。
ソリューションアーキテクチャのレトロスペクティブフィードバックは、お客様だけでなく、プロダクト、セールス、マーケティングを含む他のクロスファンクショナルチームにも重大な影響を与えます。レトロスペクティブから得られる洞察に基づき、ソリューションアーキテクトはプロダクトのアラインメントと優先順位付けを改善できます。ソリューションアーキテクチャチーム以外の多くのクロスファンクショナルチームも、ソリューションアーキテクチャのレトロスペクティブフィードバックから恩恵を受け、社内のアラインメントを改善し顧客中心のアプローチを強化するために活用できます。
アジャイルなレトロスペクティブフィードバックセッションとは何か？
アジャイルなフィードバックレトロスペクティブセッションは、チームが直面する欠点や課題を指摘することで終わってしまうことがあります。しかし、チームメンバーが等しくポジティブな経験を取り上げ、自分たちの役割の生産性と効率を高められる改善をイテレーションで進めることを検討することも重要です。
レトロスペクティブフィードバックセッションでは、理想的には次の 3 つの領域を考慮するべきです。
「〜であって嬉しい…」 » 緑
「〜について気になっている…」 » 黄
「〜があまり良くなかった…」 » 赤
ソリューションアーキテクチャチームは、アジャイルなレトロスペクティブフィードバックセッションのメイン技術として Postfacto を活用しています。これはデジタルなホワイトボードツールです。GitLab SA チームは社内で設定および実装しています。一般的にはチームのためにパスワード保護されたプライベートなレトロを実行しています。この Postfacto の社内セッションは私たちの社内環境内でホストされており、公にアクセス可能ではありません。社内ホストされたソリューションのため、SA チームに限らずすべての社内 GitLab チームが利用可能です。
社内 Postfacto インスタンスへのアクセス手順
Postfacto でレトロスペクティブフィードバックセッションをどのようにホストするか
サマリの手順は以下のとおりです。
- Postfacto アカウントを使用して Postfacto パネルにログインします。
- ホストする予定のレトロスペクティブフィードバックセッション用のレトロを作成します。
- レトロスペクティブフィードバックセッションの前に、参加者にレトロの URL とパスワードを共有します。
詳細については、こちらのドキュメント（社内メンバーのみ）を参照してください。
新しいレトロスペクティブをセットアップするウォークスルーは、下のビデオで確認できます。
アジャイルなレトロスペクティブフィードバックセッションの役割は何か？
アジャイルなレトロは、エンジニアリングチーム内で一般的に使われている実践です。しかし、GitLab SA グループは、私たちがやっていることをより良く行うために、自分たちの働き方を振り返る方法を実装しました。私たちのアプローチのひとつは、レトロスペクティブをホストする利点です。私たちは会計四半期の終わり頃にフィードバックを求めるためのレトロスペクティブセッションを開催します（ただし、その期間に限られるものではありません）。私たちのグループの文脈では、ソリューションアーキテクチャのリーダー（つまり SA マネージャー、SA ディレクター、SA VP など）が、人々の意見を集めるための安全な場を作り、議論をファシリテートし、チームメンバーが何を必要としているかを特定することで、レトロスペクティブワークショップのホストとしてリードを取ります。
レトロスペクティブワークショップのグループ全体が参加者となり、協働し、洞察を共有し、声を持つ機会を得ます。
レトロスペクティブフィードバックセッションのホストには、Zoom で画面を共有するか、対面の場合はレトロボードを全員に投影することを推奨しています。
すべてのレトロ参加者への推奨ガイダンス：
セッション中は効果的なリスナーになる
オープンマインドで、すべての参加者の経験と意見を考慮する
レトロのフィードバックは個人的に受け取るためのものではない
チーム内の改善を推進するアクションに焦点を当てる
レトロセッションは 60 分以上実施する必要はない
アジャイルなレトロスペクティブフィードバックセッションへの参加方法は？
私たちは SA リーダーが定期的に積極的にレトロを実行することを推奨しています。しかしまた、個々のチームメンバーがレトロの頻度をモニターし、セッションをリクエストすることで積極的に関与することも推奨しています。チームリーダーとして、私たちはチーム全員を招待することで参加者にする責任があります。任意で、チームリーダーは、関連する隣接チーム/グループのメンバーを参加者として含めることができます。
レトロスペクティブセッションを開催するには、以下のアクティビティが必要です。
URL とパスワード（レトロ設定時に割り当てられる）を持つ Postfacto セッション
レトロセッションへのアクセスを含むカレンダー招待
任意：レトロからのアクションを記録するためのミーティングノートドキュメント
事前に名前を設定し URL を選んで新しいレトロボードを作成することを推奨します。これにより、参加者は事前に Postfacto ツールでフィードバックを提供し始めることができ、議論用に各カラムにレトロ項目を追加できます。その期間中、チームメンバーがすでに提起された洞察/提案について強い思いを持っていれば、投票を始めることも推奨されます（ハートアイコンをクリック）。
レトロセッションをどのように開始し、終了するか？
レトロは、改善を祝う機会（「Happy」）、特定のトピックについてより明確化を得ようとする機会（「Wondering」）、改善の機会を提案する機会（「Sad?」）を考慮するという性質があり、これらがレトロボード内の議論カラムです。最初のレトロ項目をランダムに、ただしハートの投票数を考慮しながら選ぶことをおすすめします。レトロホストは、レトロ項目に 5 分のタイマー（設定可能）があるレトロのタイムフレームに目を配ります。
レトロ項目の議論ガイドでは、チームワークを改善するためのアクションを追加することも求められます。チームは、Postfacto レトロツール（UI の下部）または別のチームミーティングノートドキュメントのいずれかでアクションを記録するために、チームメンバーを指名する必要があります。
オープンソースの Postfacto テクノロジを取り巻くコミュニティとそのパートナー/コラボレーターは、さらなるガイダンスとしてこのブログ 「How to Run a Really Good Retrospective」 も作成しています。
重要な注意： レトロのタイムフレームは、項目あたり 5 分以内であるべきです。その結果として、効果的な議論のためには、参加者はその特定の項目がなぜ重要なのかについて広範な説明を行ったり、解決策を「特定しようとする」必要はありません。議論のアイデアは、素早く振り返り、最良の次のステップやアクションを提案することです。アクションは、解決策を特定する手段になります。
アジャイルレトロのホストとして、セッションを振り返り、率直で正直なフィードバックに対してチームに感謝することでレトロを締めくくります。チームの素晴らしい成果や、セッション中の素晴らしい交流に焦点を当てます。
フォローアップと取り組みの引き継ぎ
レトロからのアクション項目を取り、それらを働き方に統合する方法は、アクションのスコープに応じていくつかあります。
小さな項目については、ドキュメントとハンドブックページを更新することで、変更を即座に行えます。
プロセスへの大きな変更を見ているときは、これらのアクション項目をクロスファンクショナル OKR に統合することが最良の対応策です。特にクロスファンクショナルなプロセス変更を伴うこれらのケースでは、適切な Slack チャンネルでもこれらの変更を共有することが重要です。
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