SA オフサイト
SA オフサイト（対面）
本ページは、SA リーダーシップが対面のチームオフサイトや集まりを企画する際のガイダンスを提供します。本ページは、イベント開始前、イベント中、フォローアップの考慮事項を概説します。
世界的なパンデミック (COVID-19) と GitLab のオールリモート営業組織の中で、対面のチームの集まりイベントは、より効果的なコミュニケーションを促進し、より強いチームの関係性を改善し、協働的なエンゲージメントを高めることに対して、GitLab にとって肯定的な価値があることが示されています。本ページはガイドとなることを意図しています。
オフサイトの計画とイベント開始前
GitLab のさらなる部門に関わる前に、SA リーダーが目を通すと有益な検討事項のリストは次のとおりです。
- SA マネジメントと関わり、対面のチームオフサイト／集まりの事前承認を求めます
- SA マネジメント向けにビジネス上の正当性を準備し、チームの場所を明確に説明します
- 対面チームミーティングの場所選択の理由を提供する
- 予定到着、開始、終了、出発日の伝達を開始する
- CS 部門の FP&A アナリスト（Finance）と関わり、予算見積もり文書の好ましい方法／フォーマットを理解します - 以下のセクションは、フライト、レンタカー、走行距離計算、または代替輸送モードに適用されます。
- 米国地域: チームメンバーの国内便オプションを調査し、チームメンバーごとに from/to セクションで予算に推定費用を指定する
- EMEA／APAC 地域: 国際旅行の手配を調査し、個々のチームメンバーと適切な旅行手配を確認し、チームメンバーごとに from/to セクションで予算に推定費用を指定する
- 予算見積もり文書をまとめ、レビュー／承認のために Finance に提出します
- 多くの場合、グループが必要なミーティング会場と同じホテルに宿泊を予約する場合、より有利なグループレートを手配できます
- 朝食と昼食を、ホテルとカンファレンスルームの予約の一部としてチームオフサイト中に追加することを検討します
- 注: 承認サイクルと、将来の予約と経済的変化による旅行手配コストの変動を考えると、予算では推定値の上に 10% のサーチャージを含めることを推奨します
- ホテル内とホテル外の他の日にもチームディナーを企画することを検討してください。ホテルが適切な交通機関も手配できるため、ホテルのイベントオーガナイザーと相談して、適切なレストランに関するガイダンスを得ることを推奨します
- Finance の承認が得られたら、最もコスト効率の良い旅行を確保するために、チームに初期の旅行手配の予約を開始するよう助言します
追加のヒント
- オフサイトを企画する際にチーム内のコラボレーションは、すべてのチームメンバーにとって楽しく包括的な環境を保証するために重要です。
- チームビルディング活動を計画する際、チームメンバーの興味は深く異なる可能性があり、誰もが快適に過ごせることが最優先であることを考慮してください（また、強制的な活動はないこと）。
- すべてのチームメンバーの食事制限を把握し、ホテル／レストランと協力してすべてのニーズに対応するオプションが利用可能であることを確認します。
- 理想的には、食事制限のあるチームメンバーが、利用可能なオプションに満足していることを確認するため、予約を確定する前にメニューを見るよう依頼します。
会場の選定
SA リーダーがチームオフサイトに適切な場所（都市）を特定したら、現地の Field Marketing チームと連携し、オフサイトに対応する適切な会場についてのガイダンスを得ることが推奨されます。Field Marketing チームは最高のノウハウと現地経験を持っている可能性が高く、イベントを企画する際に SA リーダーシップにとって貴重なものとなる可能性があります。
- ホテルの営業／予約チームに連絡し、オフサイトに必要な日付を伝えます
- チームメンバーの欠席日をレビューし、最低参加人数を営業イベントオーガナイザーにコミットします
- 同じ会場でのホテル予約の必要性、COVID-19 セーフなカンファレンスルームのサイズ、食事、インターネット接続、プロジェクターのセットアップなどを伝えることを検討します。
- 注: ホテル会場はしばしば、組織がチームのガラカクテル／社交イベントをホテル内、つまりホテル内で行うことを検討するよう奨励します。
- SA オフサイトオーガナイザーとホテルの間で合意が見つかったら、ここに概説されている GitLab の公式調達メカニズムを介して諸条件を提出します - Coupa End Users Guide
- ステップ 1: サプライヤーが GitLab のベンダーであることを確認する
- ステップ 2: リクエストを提起し、契約レビューと必要な承認を求める
- ステップ 3: 必要に応じて、バーチャルクレジットカード のリクエストを提起する
- ステップ 4: PO の適切な請求書を求めるためにサプライヤーと協力する
追加のヒント
- 常にアクセス可能なコーヒー、紅茶、水、健康的なスナックの価値を過小評価しないでください - イベントオーガナイザーと連携してください
- カンファレンスルームを慎重に検討してください - そこで多くの時間を過ごすことになります
- 部屋には十分な照明がありますか？
- 自然光がありますか？
- お手洗い (WC、トイレ、洗面所) は近くにありますか？
- 建物の他の部分とは独立した温度制御がありますか？(エアコン／暖房)
- 近くに専用の喫煙エリアはありますか？
イベント開始日に向かう数週間
定期的なチームミーティング中、および非同期のコミュニケーション方法を通じて、COVID-19 の制限と要件をレビューすることを検討してください。
- 米国地域: 国内旅行の COVID-19 要件内で取り組む
- EMEA／APAC 地域: 国の入国旅行要件をチームとしてレビューし、必須の到着前 PCR または抗原検査の必要性を理解する
- SA リーダーとして、チームメンバーのために適切なカレンダープレースホルダーが配置されていることを確認します
- オフサイト日程について、Sales および Channels マネジメントとのコミュニケーションを開始します
- それらの日程中、チームがクライアントおよびチャネルミーティングに対応できないことを Sales および Channels Sales チームに伝えます
- チームオフサイトのアジェンダをコラボレーションし、チームと協働します - インタラクティブにします
- チームオフサイトを gdocs ドキュメント、GitLab Wiki ページ、Issue、その他の協働方法の形で構造化・整理することを検討します
- SA リーダーとして、到着・出発日、便番号、チームメンバーのエンドツーエンドの滞在、オフサイト中にどのチームビルディング活動が有益かを透明に共有するため、イベント用の協働ドキュメントを企画することを検討してください - 楽しいことを意図しています
オフサイト開始／キックオフ
オフサイトのオーガナイザーとして、オフサイトの目的、目標、ビジョンが Day 1 のオープニング／キックオフ中に明確に説明され、カバーされていることを確認してください。
- スムーズな開始のため、SA リーダーは Day 1 のキックオフ時間の少なくとも 1 時間前に、ホテルからのイベントオーガナイザーに会うことを検討すべきです。インターネット接続が機能し、マイク、スピーカー、プロジェクターが利用可能で機能していることを確認します
- イベントオーガナイザーと連携し、朝のお茶、昼食、午後のお茶の休憩を理解し、アジェンダに組み込みます
- SA リーダーとして、PowerPoint デッキで目標、オフサイト全体のアジェンダ、ハウスキーピングの概要、毎日の休憩を要約することを検討します
- イベント中に楽しんでください
オフサイトの完了
最終日に、イベントオーガナイザーと連携し、すべての請求書がカバーされていることを理解し、追加料金をレビューします。
- リモートベースの場所に戻ったら、調達チームに接続し、すべての支払いリクエストが Coupa で完了していることを確認します
会社の価値観の精神に基づき、世界中の SA チームと透明にオフサイトの成功を共有することが推奨されます。今後のイベントへの支援とアイデアを提供し、社内コミュニケーションチャンネルで写真を共有することを忘れないでください。
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