リモートデザインスプリント
目的
リモートデザインスプリント（RDS）の目的は、リモート環境で協働しながら、複雑な問題と前進するための解決策の共通理解を素早く作り出すことです。
非リモートのデザインスプリントと同じ利点を持ちつつ、同期および非同期アクティビティの技法を取り入れています。
RDS プロセスは、Google のデザインスプリント手法をベースに、オリジナルのデザインスプリントの考案者である Jake Knapp に合わせて AJ&Smart のリモートデザインスプリント 2.0 を使って調整したものです。
リモートデザインスプリントを選択するとき
大きな問題に対するデザイン解決策や方向性を素早く見つける必要があるときに、RDS を使うべきです。これらの問題は複数のステージやグループにまたがることがあります。
リモートデザインスプリントの提案方法
RDS を実施するためのリクエストを行うときは、プロダクトデザインマネージャーと密接に連携して、プロダクトマネジメントとともに取り組みを優先付けするのに必要な情報を集めましょう。スコープ、期間、RDS 参加者に必要な労力のレベルを明確にし、RDS が今後のマイルストーンに向けてどのように早く結果を出すかも含めて説明しましょう。
リモートデザインスプリントの参加者
RDS チームは 5～7 人程度に保つようにします。それ以上だとファシリテーターが管理するのが難しくなり、それ以下だと問題解決に必要な背景や知識の多様性が制限される可能性があります。RDS 参加者は、UX（プロダクトデザイナー、リサーチャー、テクニカルライター）、開発、プロダクトマネジメント、セールス、カスタマーサポートなど、参加する各チームのカウンターパートを組み合わせるべきです。多様性があるほど良いですが、取り組む課題に関連性があり、効果的に貢献する時間があることを確認してください。
リモートデザインスプリントの方法論
チームの空き状況と解決すべき問題の優先度によって、RDS をどの程度圧縮するかが決まります。同期ミーティングを使えば、エクササイズをより早く完了できます。しかし、その多くを非同期で完了することも可能です。
RDS は、非同期セッションと同期セッションを組み合わせるのが最も効果的です。これにより、チームは同期ワークショップセッションの前に、計画、参加、非同期の宿題を完了するための十分な時間を確保しつつ、他の日常業務とのバランスを取れます。RDS のタイミングを検討する際にどのエクササイズを同期または非同期で行うとよいかについての提案は、RDS Issue テンプレートをレビューしてください。
RDS は 2 週間以内に収めることを推奨します。それ以上になると、勢いを失うおそれがあります。実際の期間にかかわらず、ステップ、方法論、エクササイズは基本的に同じです。ただし、すでにコンテンツやデータが整理されているために、RDS の一部として完了する必要のないエクササイズがあるかもしれません。このような場合は、以下のセットアップでコピーした Figjam テンプレートからこれらのエクササイズを削除して構いません。注: エクササイズを削除する前に、本当に必要ないかどうか確認するために、詳細と手順を必ず読んでください。
RDS の各日は、タイムゾーン全体で全員に非同期アクティビティを完了するための同じ時間を与えるため、24 時間以上かかる場合があります（特に最早と最遅のタイムゾーン間に大きなギャップがある場合）。これで問題ありません。参加者の間に 12 時間以上のギャップがある場合は、全員が完全な勤務日を確保できるよう、スプリントの各日を 48 時間で計画するのが最善です。
セットアップ
- このテンプレートを使って Epic を作成します。これは RDS のゴールとプロセスの SSOT となります。
- 各エクササイズの詳細が説明されているので、必ず完全に最初から最後まで読んでください。
- 持っているサポート用のリサーチデータをすべて集め、関連するインサイトをこの RDS Epic にリンクしてください。
- 以下のテンプレートを使って、スプリントの各日に対する Issue を作成し、メインの Epic にリンクします。
- 任意 - 計画用の Issue を作成し、Epic にリンクします。これは、問題、スプリントチーム、タイムゾーンなどを計画するのに使えます。
- プロダクトマネージャーと協力して、RDS 参加者のチームを編成します（問題領域に関する多様な背景と知識を持つ 5～7 名の RDS 参加者を推奨）。
- RDS 参加者と共有できる新しいフォルダを Google Drive に作成します。これは、非同期の宿題エクササイズで作成されたアセットの保管庫として機能します。
- メインの作業エリアとして使用される Figjam リモートデザインスプリントテンプレートの複製を作成します。
- この RDS に特化した特別な Slack チャネルを作成します
上記が完了したら、セッションを分割する方法を決める必要があります。これは、RDS の期間をどのくらい計画するかによります（4 日間、2 週間にわたって分散、またはその中間？）。標準の RDS を 4 日間で実施できる場合は、Figjam テンプレートをガイドとして使用できます。それ以外の場合は、チームの空き状況と各セッションに含まれるエクササイズのニーズ、それらがどのように連携するかをクリエイティブにバランスを取る必要があります。
次に、参加者をオンボーディングする必要があります。プロダクトマネージャーにまだ RDS とは何かを案内していない場合は、それから始めましょう。彼らが「ディサイダー」の役割を担うことを伝え、ディサイダーが次のステップに進むべき課題やコンセプトなどに関する最終的な決定を下す責任があることを説明します。彼らが自分の役割を完全に理解し、チームの残りのメンバーに通知する前に質問があれば答えられるよう、これは同期通話または Slack のプライベートディスカッションで個別に行ってください。
これが完了したら、セットアップ中に作成した RDS Epic に新しいコメントを追加し、各参加者を CC して、RDS に招待し、Epic を徹底的に読むようにリクエストします。また、すぐにアンケートまたは同期ディスカッションを通じて連絡し、彼らが RDS のトピックに関して抱えている苦痛/課題のアイデアを得られるようにすることも伝えます。デザインスプリントの世界では、これは「エキスパートインタビュー」として知られており、ファシリテーターとしてあなたは、チームが RDS のトピックについて解決しようとしている課題を発見し理解したいと考えます（詳細は Issue テンプレートのノートを参照してください）。
Epic 内で RDS チームに通知した後:
- Google Drive フォルダを彼らと共有します
- 作成した Slack チャネルに彼らを追加します
- RDS の Figjam ボードへのリンクを提供します。
これは、RDS が開始される予定の少なくとも 1 週間前にすべて実施するべきです。
非同期および同期コラボレーションのバランス
RDS のすべてのアクティビティに完全に非同期で参加することは可能ですが、同期コラボレーションは RDS 全体で非常に役立ちます。タイムゾーンツールを使って、どのタイムゾーンで作業しているか、そしてそれらが重なり合うかどうかをよりよく理解しましょう。ファシリテーターの勤務時間外にいるスプリント参加者に連絡を取る際は、参加方法について話し合いましょう……できるだけ非同期で、あるいはスプリント週間中に少し異なる時間に働くことに前向きかもしれません。
RDS の各日は、タイムゾーン全体で全員に非同期アクティビティを完了するための同じ時間を与えるため、24 時間以上かかる場合があります（特に最早と最遅のタイムゾーン間に大きなギャップがある場合）。これで問題ありません。参加者の間に 12 時間以上のギャップがある場合は、全員が完全な勤務日を確保できるよう、スプリントの各日を 48 時間で計画するのが最善です。
ファシリテーター向け一般ガイドライン
ファシリテーターは、RDS の全体的な組織、計画、コミュニケーションの責任を負います。RDS において、最も大きな責任を持ちます。
- ワークショップのルールとペースを設定し、各エクササイズで何が必要かを全員が理解できるようにします。
- 同期セッション中、ファシリテーターは各エクササイズを説明し、RDS 参加者と関わることに責任を持ちます。
- プロダクトデザインマネージャーなど、ロジスティクスを支援する共同ファシリテーターを選ぶべきです。共同ファシリテーターは、ファシリテーションを行っている間、同期セッション中に全員をタスクに集中させたり、チャットで質問に答えたりするのを支援できます。ファシリテーターが異なるタイムゾーンにいる場合、質問への回答を支援できます。
- ファシリテーターはタイムゾーンが非同期アクティビティにどう影響するかを認識し、すべてのコミュニケーションが最早タイムゾーンの開始前に行われるようにする必要があります。これによって、スプリントの全員が同じ時間でアクティビティを完了できます。
RDS 参加者向け一般ガイドライン
RDS 参加者は、ファシリテーターが概説する RDS アクティビティに参加する責任があります。
- 同期セッションに出席することを推奨します。同期セッション中は、効果的なオールリモートミーティングのための一般ガイドラインに従ってください。
- 同期セッションが参加者の勤務時間外にある場合、たとえばその日の RDS 成果物に関する動画録画を共有したり、RDS 参加者が持つかもしれない質問を共有したりして、非同期で参加することが重要です。
- すべての非同期タスクは、期日前または期日当日に完了する必要があります。上記のいずれかを達成するのに問題がある場合は、調整や支援を提供できるよう、できるだけ早くファシリテーターまたは共同ファシリテーターに伝える必要があります。
- ファシリテーターの指示を尊重しましょう。彼らはプロセス全体のガイドです。
- ディサイダーは、各アクティビティの最終的に究極の決定権を持ちます。
ツール
RDS の準備、コラボレーション、ドキュメント化のためのツール一覧です。RDS の前に、以下のすべてにアクセスできることを確認してください。
- GitLab
- 各 RDS 日の成果と素材は、RDS Epic 配下の別々の Issue にドキュメント化されます。
- Figjam
- RDS 参加者は匿名で参加できますが、名前に対する入力を識別できる必要があるため、事前にアカウントを作成することを推奨します。
- Figjam は、ほとんどの RDS コラボレーションに使用されます。Figjam で行うことの一部:
- RDS 参加者の入力から、親和性図のようなアーティファクトを作成する
- お互いのポイントへのコメントやメモを追加するために付箋を使用する
- アイデアや解決策に投票する
- プロトタイプの最初のドラフトを作成する。
- コラボレーションプロジェクトの Figjam リンクは、RDS の開始前に Issue で提供されます。
- 動画および/または画面録画ツール（Loom、QuickTime、Zoom など）。
- RDS 前の宿題の一環として、RDS 参加者は短いライトニングウォークスルー動画を録画するよう求められます。RDS 参加者は、画面、マウスポインタ、音声を録画できる限り、自分が使いやすいツールを使用できます。
- ファシリテーターは各非同期アクティビティのウォークスルーも提供し、参加者はそれを見る必要があります。
- A4 / レターサイズの紙（できれば白の無地）、サインペン/ペン（写真用に十分なコントラストが得られないので鉛筆は使わないでください）。
- RDS の一部では、スケッチによる（非同期）アイデア出しが含まれるので、RDS 参加者は筆記具（サインペンは、この時点では細かい詳細は不要なため低い忠実度で描かざるを得ないので好まれます）と紙が必要です。これは RDS の中で最も楽しい部分で、RDS 参加者はデザイン思考のマインドセットに入り、創造的な自分にアピールできます。心配しないでください、芸術性ではなく、アイデアとコラボレーションが重要です。
- カメラ（電話やその他）またはスキャナー
- RDS 参加者は、次の同期ミーティングの前にファシリテーターが資料を準備できるよう、スケッチを画像としてアップロードする必要があります。RDS 参加者は電話で写真を撮るか、利用可能であればスキャナーを使用できます。
- 付箋（任意）
- 付箋でメモを取るのが好きな場合は、それらも用意しておきましょう。利点は、ワークショップにいるような気分になり、アイデアが流れやすくなることです。欠点は、Figjam でチームと共有したいものをデジタル化する必要があることです。
過去のリモートデザインスプリント
過去の RDS のリスト:
- Auto DevOps デザインスプリント（Figjam ボード）
- Configure ステージ - Kubernetes 管理デザインスプリント（Figjam ボード）
- Growth — ユーザーダッシュボードデザインスプリント（Figjam ボード）
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