JiffleNow

概要

JiffleNow は、イベントやキャンペーンにおいて対面およびバーチャルの B2B ミーティングのアポイントメントスケジューリングを自動化するサービスです。実装プロジェクトの進行状況は次のリンクから追跡できます: https://app.asana.com/0/1208791785314172/1208791670565152

アクセス

• セールスユーザー（ミーティングをリクエストする側）: SFDC 経由でのミーティングリクエスト用アクセスは JiffleNow の権限セットを通じて付与され、ほとんどのセールス向けプロファイルは既に含まれています。SFDC を介して Jifflenow にアクセスできない場合は、AR を作成し、Sales Systems チームをタグ付けしてください（SFDC のアクセスリクエストと同様）。
• セールス以外のユーザー（リクエストおよびミーティング管理を行う方）と、自身のイベント可用性を管理する必要のあるセールスユーザー: Jifflenow のアクセスは Lumos で管理されています。Okta に Jifflenow タイルがない場合は、OKTA 内の Lumos 経由で JiffleNow へのアクセスをリクエストしてください。セールスユーザーでない場合は、ミーティングをリクエストするのに Okta 経由のアクセスが必要となります。
  • 特定のイベントのミーティングマネージャーに指名された場合は、セットアップの一環として Okta プロビジョニングのリクエストが Jifflenow 内で作成されます。

MOps プロビジョナー: Requestor ロールについては、JiffleNow 側で何かを行う必要はありません。Okta がプロビジョニングされれば、ユーザーはミーティングをリクエストできるようになります。レポートとダッシュボードへのアクセスのみが必要な場合は、その人物を Requestor として追加し、プロフィール内の Reports & Dashboard トグルをオンにしてください。それ以外のロールについては、Asana 上のイベントリクエストタスクで指定された通り、対象イベントに正しいロールとエンゲージメントタイプで人物を追加します。

Jifflenow を使用するタイミング

Jifflenow はミーティングスペースのあるすべてのイベントで必須というわけではありません。現時点で Jifflenow の利用が推奨されるのは以下のシナリオです（特記がない限り、すべての条件を満たす必要があります）:

1. 専用のミーティングスペースが少なくとも 1 つ存在する。ブースでのミーティングはこの要件を満たしません（ブース内に独立した個室のミーティングスペースがある場合を除く）。
2. イベントでミーティングを行う C レベル幹部が 1 名以上いる。
3. C レベル幹部が出席しない場合、少なくとも 2 名以上の VP レベル幹部が必要です。ただし、要件 4 を満たせる場合は、Director+ の幹部 2 名でミーティング対応を構成できます。
4. EBA チームのメンバーがこのイベントの幹部スケジュールを管理し、Jifflenow 上でミーティングを承認する必要があります。代替として、別の指定ミーティングマネージャーが Jifflenow でミーティングを承認することも可能ですが、その場合はミーティングマネージャーが幹部のスケジュールをシステム内で管理し、ミーティング時間を幹部と調整することが求められます。

Jifflenow でのイベントのリクエスト

幹部ミーティングのあるイベントで Jifflenow を使用します。Jifflenow にイベント作成を依頼する手順は以下のとおりです。

• SLA: 15 日 - イベントの公開希望日の少なくとも 15 日前に Jifflenow でのイベント作成をリクエストしてください。ミーティングスケジューリングはイベント開催日の少なくとも 30 日前にライブにする必要があるため、Jifflenow リクエストはイベント開催日の 45 日前までに提出してください。必要な情報が揃い次第、すぐにリクエストを提出できます。
• リクエスト: Jifflenow インスタンスをリクエストするには、こちらのフォーム に記入してください。これにより Asana にタスクが作成されます。
  • Jifflenow でイベントを構築するために、フォームに記載されたすべての情報が必要です。特に、ミーティング場所、利用可能時間、対応可能な幹部、SFDC キャンペーン ID は必須です。
• このイベント用の Executive Meetings 用 Slack チャンネルを作成してください。例: #googlenext-execmtgs-2025 や #aws-reinforce-execmtgs-2025
• イベントはサンドボックスで構築され、ミーティングリクエストや通知のテストはサンドボックスで実施します。すべてのテストはサンドボックスで完了させる必要があります。本番にプッシュされた後は、サポートの介入なしにテストを削除できず、メトリクスに含まれてしまいます。

ユーザーロール

• Requestor（リクエスト担当） - ツール内でミーティングをスケジュールするアクセス権を持つすべてのユーザー。
• Meeting Manager（ミーティングマネージャー） - このロールに割り当てられたユーザーは、ミーティング承認プロセス、ユーザーアカウント、ルーム、カレンダーを管理し、Jifflenow ポータルへのアクセスをガバナンスします。すべてのミーティングへのフルアクセスを持ち、イベント内で誰が出したリクエストでも閲覧、編集、キャンセルできます。Meeting Manager は Jifflenow 内で最も高いアクセスレベルを持ちます。
• Junior Meeting Manager - Meeting Manager がすべてのリクエストミーティングへのフルアクセスを持つのに対し、Junior Meeting Manager は特定のミーティングタイプ内のすべてのミーティングへの限定的なアクセスが付与されることがあります。一連のルームを管理する、または指定された基準に基づいてリクエストのサブセットを承認することを担当する場合に必要となります。割り当てられたタイプのミーティングを承認できます。
• Executive Admin - Executive Admin は、自身が割り当てられた特定の社内出席者に代わってミーティングアクティビティを管理します。EA ロールはミーティングを承認できませんが、自分が支援する幹部のミーティング参加を後押し（endorse）することはできます。

トレーニング

包括的なトレーニング用スライドデック を用意しており、トレーニングビデオも以下にリンクしています:

• EBA および Meeting Manager 向けトレーニング
• Meeting Requestor 向けトレーニング - セールスおよびフィールド向け
• ダッシュボードとレポート
• Inbound リクエストの処理
• 可用性の更新（幹部出席者向け）
• オンサイトミーティングの管理
• Meeting Managers 向けモバイルアプリ
• 出席者向けモバイルアプリ

Salesforce.com 連携

この連携により、セールスは Salesforce.com 内で直接ミーティングを予約でき、JiffleNow がコンタクトレコードへアクセスしてリンクできるようになります。Meeting Requestor は Contact、Account、Opportunity レコード上のボタンから JiffleNow にアクセスしてミーティングをスケジュールできます。

Jifflenow を通じて作成された新規レコード（例: 現地で追加された人物）は Salesforce 上で Lead として作成されるか、既存レコードにミーティング詳細が追加されます。これは、ミーティングが Salesforce を介して予約されていない場合にも該当します。

サポート

Jifflenow に関する支援は #mktgops にてお問い合わせください。

イベント固有のヘルプについては、Slack でイベント名を検索し、関連する execmtgs チャンネルで質問してください:

外部からの JiffleNow 招待

大規模イベントでは、他社も JiffleNow を利用していることがあり、幹部のカレンダーを管理する EBA にとって混乱の原因となることがあります。GitLab 起点のミーティングか、外部起点のミーティングかは以下のように見分けられます:

1. GitLab のミーティング招待は GitLab または GitLab Events Team からのものとなり、ドメインに meetings.gitlab.com を含みます。カレンダー招待では多少異なる場合がありますが、それでもドメインに meetings.gitlab.com が含まれます。
2. ミーティング招待を確認します。「External Attendees」に GitLab メールアドレスを持つ GitLab メンバーが記載されている場合、それは私たちのインスタンスからスケジュールされたものではありません。
3. メール末尾にヘルプの連絡先があります。私たちのヘルプ連絡先は常に GitLab の人物（社内リクエストの場合は Slack チャンネル）です。
4. 社内のカレンダー招待にトップに Confidential 注記がない場合、それは私たちのものではありません。

オンサイトイベント管理

オンサイトでのミーティング予約の取り扱いはイベントごとに決定されます。DRI が、オンサイト勤務の有無にかかわらずすべてのミーティングマネージャーとミーティングを行い、オンサイトミーティングをどう管理したいかを決定することを推奨します。例えば一部のイベントでは、EBA チームがオンサイトで発生するミーティングリクエストの管理を引き続き行いたいと考え、オンサイトチームは予約のために該当 EBA に連絡することを希望する場合があります。

チームがオンサイトで新しいミーティングをどう予約するかにかかわらず、外部参加者は出席するミーティングへのチェックインを必ず行う必要があります。

参加者をチェックインするには:

• Jifflenow の「Meetings」タブからミーティングをクリックします。
• 表示される右側パネルで、参加者の「check-in」をクリックします。

これにより、ミーティング自体も自動的にチェックインされます。Salesforce 上のレコードが正しく更新されるよう、参加者個別のチェックインを行うことが重要です。上記のプロセスはブースデモのチェックインでも同様です。

オンサイトで新しいミーティングを予約する場合は、通常の予約プロセスに従って参加者と時間を選択します。Meeting Manager は「Quick Submit」を使って標準予約フォームをバイパスできます。Meeting Manager として、参加者の追加・削除、ミーティングの所要時間の変更が可能です。詳細な手順は上記のトレーニングビデオまたは内部ハンドブックでご確認いただけます。

モバイルアプリ

オンサイトミーティング管理にモバイルアプリを使用するには、Okta で Jifflenow へのアクセスがセットアップされている必要があります。オンサイトでミーティングマネージャーを務める方にはモバイルアプリの利用を推奨します。

利用デバイスに応じたJifflenow アプリ を該当のアプリストアからダウンロードしてください。

ミーティングの種類

• Executive Meeting: GitLab の幹部（VP または C レベル）とのミーティングです。これらのミーティングはセールス / 内部の GitLab メンバー、またはパートナーを通じてリクエストされます。これらのミーティングへの登録のための公開フォームはありません。これらのミーティングに関心のある方は、GitLab の担当者に相談してください。
• Booth demos/meetings: ブースのデモステーションで行うミーティングまたはデモです。このミーティングに参加する特定の GitLab メンバーは予定せず、時間枠のみをスケジュールします。このタイプのリクエストは公開で告知でき、私たちの Web サイトを通じてリクエスト可能です。
• Meet with an expert: ブースデモに似ていますが、通常は Executive Meetings には使用していない、イベントで指定されたミーティングスペースがある場合に行われます。これらのミーティングに特定の GitLab メンバーを割り当てる場合と割り当てない場合があります。このタイプのリクエストは公開で告知でき、Web サイトからリクエスト可能です。
• Off-site meeting: 私たちの指定ミーティングスペース外で行われるミーティングです。幹部のスケジュールを「不可」として表示しつつ、私たちのミーティングスペースを使わずに済みます。最も一般的な例は、大規模イベントでパートナーが自分たちのミーティングスペースで幹部とミーティングしたい場合です。このミーティングタイプは、幹部の時間をブロックしつつ、相手側のロケーションを指定するリクエストを可能にします。

ミーティングのリクエスト方法

標準ミーティングスペース外でのミーティングのリクエスト

既にパートナーのミーティングスペースなど、自分たちのスペース外でミーティング場所を設定している場合:

1. Executive Meeting with Other Executives を選択
2. ミーティングスペースを選択解除
3. Other Location をクリックして場所の詳細を追加
4. ロケーションが決まるまでこのミーティングをリクエストしないでください
5. 通常通り、参加者とミーティング時間を選択

標準ミーティングのリクエスト

1. SFDC 内の Account、Contact、Opp に移動します。
2. 右上のドロップダウンに JiffleNow Meetings があります。
3. 該当のイベントを選択し、Request Meeting をクリックします。
4. そこから利用可能な各種ミーティングタイプをリクエストできます。正しい Account と Opportunity をリンクすることを忘れないでください（必要に応じて。手動で入力する必要があります）。
5. 次の画面で、社内・社外の参加者を選択します。ルームと利用可能な時間を選びます。
6. 内部・外部リストに含まれていない参加者を追加するには、ATTENDEES の横の + をクリックします。コンタクト詳細を入力し、ミーティングに参加させます。新しい外部参加者を SFDC に追加したい場合は、「Sync contact to SFDC」をオンにすれば、アカウントに追加されます。
7. その後、右側パネルでミーティングと参加者の詳細を追加します（ほとんどは SFDC が更新します）。
8. Executive Request Briefing Doc を含める必要があります。C レベルミーティングの場合、ミーティングをリクエストする前に Regional VP の承認が必要です。
9. 完了したら submit を選択します。これにより、参加者に応じて EBA チームを通じた承認ルートに送られます。
10. 完全に承認されると、すべての参加者にメール招待が送信されます。

リクエスト済みミーティングの確認（参加者向け）

1. Salesforce で、左側の 9 つの点（app launcher）をクリックし、JiffleNow と入力します。
2. 上の行から「JiffleNow Home Page」をクリックします。
3. 3 つの点を選択し、Meetings をクリックします。
4. 左側の Internal Attendees に自分の名前を入力します。

ページのソースコードを見る - ページの編集 - please contribute.