GitLab におけるコーポレートイベントマーケティング

GitLab のコーポレートイベントマーケティングについて

ミッションステートメント

  • コーポレートイベントチームのミッションは:
    • 魅力的なイベントを通じて GitLab のストーリーを伝えること
    • 顧客をヒーローにすること
    • 持続的で信頼に満ちたベンダーおよび社内関係を築くこと
    • イベント中の参加者/顧客の GitLab 体験を高める手助けをすること

コーポレートイベントチームは何を扱うのか？

  • スポンサードイベント
    • 北米地域では参加者 5,000 人以上のグローバルなオーディエンスを持つイベント
    • その他の地域では 3,000 人以上（オーディエンスの 50% 以上が国内またはグローバル）。
    • オーディエンスの性質、製品固有性、私たちが企業として築き上げようとしている認知やソートリーダーシップのポジションのために、私たちが扱うより小規模なイベントもいくつかあります。
    • 主要な目標は常にブランド認知の促進ですが、それだけが結果ではありません。
  • オウンドイベント
  • 内部イベント
    • GitLab Summit、社内全社イベント兼コアコミュニティイベント
    • イベントオーナーとしてコーポレートマーケティングが適切かどうかを確認するため、私たちのイベントのデシジョンツリーを確認してください。デシジョンツリー に基づいてもオーナーが不明な場合は、[email protected] までメールしてください。

コーポレートイベントチームの紹介と連絡方法

  • Kate Demarest - Senior Director, Corporate Events - @kdemarest
  • Kelley Stowe - Senior Manager, Corporate Events - @kagarrett
  • Kelly Walker - Senior Partner Program Manager, Exec Engagement @kmwalker
  • Marina Conrad - Senior Corporate Events Manager - @marinaconrad
  • Amanda Shen - Corporate Events Manager - @amandawshen
  • Suli King - Corporate Events Content Manager - @sstuelp
  • Lauren Roberts - Corporate Events Manager - @lroberts

現在のコーポレートイベント Slack チャンネル

Slack チャンネル用途
#corporate-events-team一般的な計画上の質問、および今後または過去のイベントについて問い合わせるためにすべてのチームメンバーに開かれている
#devsecops-world-tourDevSecOps World Tour に関する一般的な計画上の質問、およびすべてのチームメンバーが質問できるよう開かれている

メールでお問い合わせいただく場合の連絡先

一般的な質問: events at gitlab dot com

Summit 関連の質問: summit at gitlab dot com

DevSecOps World Tour 関連の質問: events at gitlab dot com

イベントの評価と構築方法

GitLab のすべてのイベントは、検討対象になるために以下のイベントゴールのうち少なくとも 3 つ以上を満たさなければなりません。

  1. ブランド認知 - 私たちは誰もが知るブランドになりたい！
  2. コミュニティを築く
  3. リモートファースト文化をエバンジェリズム
  4. コントリビューターを獲得する
  5. GitLab のソートリーダーシップを共有する
  6. 素晴らしい未来のチームメイトの採用に役立てる
  7. 新しい関連リードを集める/ROI を促進する
  8. 製品や機能について購入者やユーザーを教育する
  9. マーケットプレイスでのポジショニングを伝える
  10. パートナーシップとアライアンスを推進する

コーポレートイベントは以下も満たさなければなりません

  1. 最低オーディエンス要件はスポンサードイベントのタイプによって異なります
  2. オーディエンスの人口統計要件。代表される役割（コントリビューター、ユーザー、顧客、潜在的な採用候補者）のバランスや、オーディエンスのグローバルリーチを考慮します。オーディエンスプロファイルは 50% 以上が国内/グローバルである必要があります。

新しいコーポレートイベントのリクエストをご希望の場合は、以下のIssue テンプレートをご使用ください

イベントを評価する際に自問する質問

  • このイベントはブランドとして私たちをどのように、どこにポジションするか？
  • このイベントは次の四半期、年のビジネスゴールを前進させるか？
  • このイベントは新四半期、年のビジネスゴールをどう前進させるか？
  • このイベントは業界、ソートリーダーシップ、ブランド可視性において重要か？トレンドに影響を与え、リーダーや意思決定者を引き付けるイベントを優先します。また、戦略的パートナーが主催するイベントも優先します。
  • GitLab のスピーカーがいるか？スポンサーシップの代わりに必ずスピーカー枠を要求するわけではありませんが、GitLab について（GitLab チームメンバーまたはより広い GitLab コミュニティのメンバーから）オーディエンスが聞くイベントを優先します。
  • どんなタイプの人々がイベントに参加するか？DevOps、DevSecOps、Cloud Native、Kubernetes、Serverless、Multi-cloud、CI/CD、オープンソース、その他の関連トピックに興味のある多様な意思決定者グループが参加するイベントを優先します。
  • 参加者と交流できるか？私たちが見つけてもらえるよう、ミーティング、ワークショップ、ブースやスタンドの機会を提供するイベントを重視し、参加者と他の交流を生み出すことも重視します。
  • イベントはどこで開催されるか？大規模な GitLab コミュニティと大規模なサポート人口を持つ地域に特に焦点を当て、世界中のイベントでプレゼンスを持つことを目指しています。
  • イベントの機会の規模はどれくらいか？潜在的なリーチ（オーディエンスサイズ、参加者との交流の数）と ROI のポテンシャル（サイクルタイムも含む）に基づいてイベントを優先順位付けします。
  • ここで私たちが伝えるべきストーリーは何か、そしてイベントは私たちの全体的な企業戦略、ゴール、製品方向性にどうフィットするか？
  • このイベントを成功させるための余力とリソースがあるか？十分に投資し、可能な限りイベントを成功させるためのサイクル、資金、コラテラル、ランウェイがあるか？イベントは、その地域や部門での他の現在の活動と比較検討する必要があります。

提案されたイベントは評価計算の対象となります。上記の目標を満たすか、超えるか？

コーポレートイベント戦略 / ゴール / OKR

  • ブランド
    • スポンサードイベント向け: イベントオーディエンスの 15% に GitLab ブランドを露出させる。40,000 人のイベントなら 4,000 人以上のリード（10%）と参加にまつわる追加のブランディングおよびアクティビティでの 5% の一般認知と可視性を期待します。
    • ヒューマンタッチ - 集めたリード、ソーシャルインタラクション、生まれた商談数、紹介、出会った既存顧客、各インタラクションで過ごした質の高い時間で追跡。
    • 最低オーディエンス要件 - ボリューム、関連性（私たちのバイヤーペルソナ、ソートリーダー、コントリビューター）、リーチ（ソートリーダー？）、ユーザー/バイヤージャーニーの期間を考慮。
  • ROI
    • イベントが結果を促進し、適切なオーディエンスにタッチしていることを確認するため、インテグレーテッドマーケティング同僚と緊密に連携します。
    • 需要創出も伴うイベントについては、最低 8 倍の ROI のしきい値を超えることを目指します。
    • ライブイベントのリードあたりコストを 100 ドル前後に抑えることを目指します。
  • ソートリーダーシップと教育
  • コーポレートイベントチームの OKR は四半期ごとにインテグレーテッドマーケティング（したがって CMO）の OKR と整合します。

オウンド & 内部コーポレートイベントのコンテンツ作成

コンテンツプロセス

コーポレートイベントオウンド & 内部コンテンツ DRI

  • 全体コンテンツ DRI: プロダクトマーケティングのシニアマネジメントまたはシニアマネジメントが他に指定する者、イベントによって異なる
  • コーポレートイベントコンテンツマネージャー DRI: Suli King @sstuelp
    • オウンドおよび内部イベントのコンテンツワークストリームチームがコンテンツの作成、レビュー、最終化のスケジュール通りに進んでいることを確認します。
  • ブランドコンプライアンス DRI: Adam Mittner または Adam Mittner が他に指定する者 @amittner

コンテンツ DRI は、いずれのセッションでもテンプレートガイドラインに基づいてプレゼンテーションを作成する責任を持ちます。プレゼンテーションは Google Slides で構築されます。プレゼンテーションが最終化されたら、Keynote または PPT に変換されます。

  1. コーポレートイベントコンテンツマネージャーは、コンテンツ DRI のセッションに固有の Google Slides テンプレートを提供します。
  2. 全体コンテンツ DRI は、提供されたテンプレートを使用してコンテンツを作成します。
  3. 全体コンテンツ DRI は、（プロジェクトに該当するトラック DRI がいる場合）レビューとフィードバックのためにプレゼンテーションのドラフトを全体トラック DRI に提供します。
  4. 全体コンテンツ DRI は、提案された変更をプレゼンテーションに加え、その後（プロジェクトに該当するトラック DRI がいる場合）レビューのためにトラック DRI にプレゼンテーションを提供します。トラック DRI がプレゼンテーションを承認するまで、ステップ 3 と 4 が繰り返されます。
    • 全体コンテンツ DRI がプレゼンターと同じでない場合、この時点でメインのプレゼンターがコンテンツをレビューします。これは E-Group プレゼンターの場合に該当します。コンテンツ DRI はメインのプレゼンターからのフィードバックに対処します。
  5. プレゼンテーションは、全体コンテンツ DRI が必要と判断した場合、ハンドブックのマテリアル法務レビュープロセス に基づき、すでに法務チームによってレビューされた状態で、クリエイティブとコピー編集のレビュープロセスを開始するため、コーポレートイベントコンテンツマネージャー DRI に引き渡されます。
  6. ブランドクリエイティブレビュー: コーポレートイベントコンテンツマネージャーは プレゼンテーションリクエスト Issue を作成し、クリーンアップとレビューのためにブランドチームまたは指定された代理店と連携します。
    • 注: ブランドはこれらのプレゼンテーションのために大幅なデザイン作業を行いません。ブランドの一貫性とメッセージングの観点でクリーンアップが必要な最終プレゼンテーションとしてレビューに来るべきです。
  7. コピー編集レビュー: コーポレートイベントコンテンツマネージャーは、プレゼンテーションをコピー編集の観点からレビューしてもらうため コンテンツマーケティング Issue を作成し、コンテンツ DRI が彼らからのフィードバックに対処します。
  8. プレゼンテーションは、最終とみなされる前に、最終レビューのため全体コンテンツ DRI/スピーカーとトラック DRI に送られます。
  9. プレゼンテーションが最終とみなされたら、イベント実行のために Keynote または PPT に変換されます。

サードパーティスポンサードイベント

サードパーティカンファレンスのティアリング

  • Tier 1 -
  • Tier 2 -
  • Tier 3 -

Tier 1 ショーで内部的に協力するチーム

  • イベントマーケティング — プロジェクト管理、ロジスティクスの実行、予算管理、イベントスタッフィング/トレーニング、リード収集/レポーティング、付帯イベント
  • フィールドマーケティング — フィールドコミュニケーション、ミーティングプログラムサポート、オンサイトブースサポート、付帯イベントサポート
  • インサイドセールスレップ — 登録の促進、ブースサポート、リードフォローアップ
  • カスタマーサクセス（参加する TAM、SA） / デベロッパーリレーションズ — ブースサポート、顧客ミーティング参加、プレゼンテーション/講演
  • プロダクト/アライアンスマーケティング — メッセージング、コンテンツ作成（ブログ、スポンサーシップデリバラブル、イベント後メールなど）、オンサイトブースサポート
  • デベロッパーアドボケイト — デモ作成、オンサイトサポート
  • ソーシャル&コミュニケーションズ — イベント前、オンサイト、イベント後のソーシャルコンテンツ作成、PR & メディア
  • ライフサイクルマーケティング — イベントランディングページ、メールブラスト、データベースメールレビュー、SEO、コピー編集
  • リクルーティング — オンサイトブースサポート
  • デザイン — ルック&フィール、トーン、コラテラル（印刷）、デジタル、環境
  • 大規模&MidMarket セールスチーム — 参加とミーティング設定

サードパーティスポンサードイベントブースのスタッフィング

コーポレートイベントチームは、上記のチームと協力して、3rd パーティスポンサードイベントブースのスタッフィングを誰が手伝うべきかを決定します。GitLab の代表者が多様で、知識豊富で、参加者を歓迎できるよう、特定のブースサイズに対するスタッフ比率を目指します。必要なスタッフ数は、カンファレンスのスケジュールが何日かによっても異なります。私たちは以下の式を使ってブースのスタッフを配置することを目指します:

10x10 ブース以下で 2 日間のカンファレンス = 8〜10 名のスタッフメンバー 10x10 ブース以下で 3 日間のカンファレンス = 12〜15 名のスタッフメンバー

10X10 ブースのスタッフィング

10x10 以下のブースで 2 日間のスタッフィング要件の例: 1〜2 - セールス/フィールド 6 - デモ/技術的質問 1 - コーポレートイベンツ TBD スピーカー - CFP 採択数による

10x20 ブースで 2 日間のカンファレンス = 14〜16 名のスタッフメンバー 10x20 ブースで 3 日間のカンファレンス = 18〜20 名のスタッフメンバー

10X20 ブースのスタッフィング

10x20 ブースで 2 日間のスタッフィング要件の例: 4 - セールス/フィールド 10 - デモ/技術的質問 1 - コーポレートイベンツ TBD スピーカー - CFP 採択数による

20x20 ブース以上で 3 日間のカンファレンス = 32〜35 名のスタッフメンバー 20x20 ブース以上で 4 日間のカンファレンス = 40 名のスタッフメンバー

20X20 ブースのスタッフィング

20x20 ブースで 3 日間のスタッフィング要件の例: 6 - セールス/フィールド 12 - デモ/技術的質問 4 - ホストカウンター 3 - コーポレートイベンツ 8 - ライトニングトーク TBD スピーカー - CFP 採択数による

これらは、コーポレートイベントチームが予算とパスを考慮するために使用する見積もり数です。数字は、ショーで予想される参加者数と、カンファレンスが何日かによって変わることがあります。チームメンバーが同じカンファレンスに出張・参加してパートナー、顧客、見込み顧客と会うビジネスユースケースが複数あることを理解しています。しかし、スタッフメンバーがブースに立たない、または他の目的でない場合、コーポレートイベントチームはチームメンバーの旅費とパスをカバーできません。

サードパーティイベントでの講演

コーポレートイベントの講演セッション & CFP プロセス

コーポレートイベント講演セッション & CFP プロセスの参考資料:

プロセス

目標: すべてのスポンサードイベントで GitLab のプレゼンスが広く認識されることを確認する。

スポンサーシップに講演セッションが含まれる場合

スポンサーシップに講演セッションが含まれる場合、スポンサードイベントマネージャーは、イベントから提供されたすべての関連情報を含む Issue を作成します。彼らは、セッショントピックの選択を支援する ECM とすべての関連当事者を Issue にタグ付けします。

セッショントピックが選択されたら、スポンサードイベントマネージャーは ECM とコンテンツ作成リードに引き渡します。ECM は、すべての締切が守られ、コンテンツがイベントの要件に従って提出されること、必要に応じて法務によりコンテンツが承認されること、ソーシャルカードとソーシャルコピーが作成されてスピーカーに提供されること、セッション当日にどこに行けばよいかを知れるようカレンダーホールドがスピーカーに送られることを確認します。

スポンサーシップに講演セッションが含まれない場合

スポンサーシップに講演セッションが含まれない場合、ECM は、デベロッパーアドボケイトチームのレーダーに FY24 Dev Evangelism Event Strategy 経由でイベントが入っており、イベントのオープン CFP 期間中に提出してもらえることを確認します。

提出した CFP に対してイベントによってセッションが選ばれた場合、スポンサードイベントマネージャーは、イベントから提供されたすべての関連情報を含む Issue を作成します。彼らは、プレゼンテーションの作成を支援する ECM とすべての関連当事者を Issue にタグ付けします。スポンサードイベントマネージャーは ECM に引き渡し、ECM は次のことを確認します: すべての締切が守られ、コンテンツがイベントの要件に従って提出されること、必要に応じて法務によりコンテンツが承認されること、ソーシャルカードとソーシャルコピーが作成されてスピーカーに提供されること、セッション当日にどこに行けばよいかを知れるようカレンダーホールドがスピーカーに送られること。

私たちがスポンサーするイベントが CFP 提出のためのデベロッパーアドボケイトチームのレーダーにない場合、ECM は戦略 Issue のコメント経由で DE チームと会話を始めます。

サードパーティイベントの GitLab ブースでのライトニングトーク

ライトニングトーク DRI

  • 全体コンテンツ DRI: プロダクトマーケティングのシニアマネジメントまたはシニアマネジメントが他に指定する者、イベントによって異なる場合あり
    • パートナーライトニングトーク DRI: Kelley Walker @kmwalker
    • GitLab ライトニングトーク DRI: プロダクトマーケティングのシニアマネジメント、イベントによって異なる場合あり
  • コーポレートイベントライトニングトークコンテンツマネージャー DRI: Suli King @sstuelp
    • チームがライトニングトークを特定し、ライトニングトークスケジュールを最終化し、ライトニングトークコンテンツの締切が守られていることを確認します。
  • ブランドコンプライアンス DRI: Adam Mittner または Adam Mittner が他に指定する者 @amittner

プロセス

  1. コーポレートイベントコンテンツマネージャーが利用可能なライトニングトーク枠の数と締切を特定し、伝達します。
  2. その後、全体コンテンツ DRI は、ブースでのライトニングトークを通じて伝えたい主要メッセージングを特定するプロセスを開始します。彼らは、パートナーライトニングトーク DRI と GitLab ライトニングトーク DRI と協力して全体メッセージングを伝達し、ブースで提供したいコンテンツを特定します。メッセージング、ライトニングトーク、スピーカーが特定・確認されたら、彼らはスポンサードイベントのメイントラッカーのライトニングトークスケジュールを埋めます。すべてのライトニングトークは全体コンテンツ DRI が承認しなければなりません。
  3. コンテンツが確認され、ライトニングトークスケジュールが最終化されたら、コンテンツ作成を開始できます。コーポレートイベントコンテンツマネージャーは、各ライトニングトークの Issue を作成します。
  4. GitLab コンテンツが作成されたら、レビュープロセスを経ます。これには次が含まれます: 全体コンテンツ DRI レビューとブランドコンプライアンス DRI レビュー。レビュアーは対処すべきフィードバックをスライドプレゼンテーションのコメントとして残します。
  5. パートナーコンテンツが作成されたら、レビュープロセスを経ます。これには次が含まれます: 全体コンテンツ DRI レビュー。レビュアーは対処すべきフィードバックをスライドプレゼンテーションのコメントとして残します。
  6. コンテンツがレビュープロセスを通過し、すべてのレビュアーコメントに対処されたら、コンテンツは最終とみなされます。

GitLab DevSecOps World Tour

  • DevSecOps World Tour - プランニング Epic 近日公開
  • GitLab DevSecOps World Tour、GitLab のユーザーカンファレンスは、DevSecOps トランスフォーメーションを推進するアイデア、テクノロジー、人々と皆さんを繋ぐイベントで、アプリケーションを構築、運用、セキュリティ確保するテクノロジーチャンピオン向けです。

イベントの実行

イベント実行の手順については、サポートされるイベントタイプを判断するために使用される基準と詳細な手順について マーケティングイベントページ を参照してください。

GitLab オウンドおよび外部イベントの両方で、スピーカーとコンテンツ DRI は、素材が締切までに必要な当事者からの法務承認を得るためのステップを公開向けプレゼンテーションに組み込む必要があります。

コーポレートイベントチームが使用するラベル

ラベル用途
Corporate Eventすべての一般的なコーポレートイベント関連 Issue 用
Corporate Marketingすべての一般的なコーポレートマーケティング Issue 追跡用
Eventsすべての GitLab イベント用
Sponsored Corporate Eventsすべてのスポンサード対面トレードショー、イベント、付帯イベントなど用
Virtual Eventsすべてのバーチャルオウンドイベント用
Virtual Conferenceすべてのバーチャルスポンサードイベント用
Hybrid Conference対面とバーチャルの両方の要素を持つすべてのスポンサードイベント用
DevSecOps World Tourすべての DevSecOps World Tour イベント用

コーポレートイベントチームが使用する Issue テンプレート

イベント実行 Issue テンプレート
Event DRI Template
Event Travel Staffing Template
Event_Ancillary_Template
Promotional Game Rules Template
Sponsored Corporate Event Template

コーポレートイベントチームが使用する内部パートナー Issue テンプレート

内部パートナー Issue テンプレート
FM Event SDR Support Issue Template
Social Media Event Promotion Issue Template
PR Media Podcast Involvement Issue Template
Brand Asset Design Requests Issue Template
Upload Clean Lead List Post Event Issue Template
Post Event Video Upload Issue Template
Pre & Post event outbound email Issue Template

GitLab イベントオンサイトのベストプラクティス

GitLab 主催イベントでのアクセシビリティ

イベント前に、私たちは以下を考慮することを約束します

  • アクセシビリティを後付けにしません。
  • イベントは包括的でアクセシブルです。
  • 会場は国際アクセシビリティ基準ガイドラインを満たします。
  • 座席が利用可能で、リクエストに応じてアクセシブルな座席が提供されます
  • イベントコミュニケーションでジェンダーニュートラルな代名詞を使用します。
  • 一般的なドレスガイダンスには男性/女性のバイナリ表現を含めず、参加者は自分に合うものを自分で決められます。
  • イベント中とイベント後にアクセシビリティと快適さのレベルを測るためのフィードバックを収集します。
  • チームメンバー向けに指定された機密リソースが利用可能です。
  • ネームバッジには、希望する代名詞を書き込みエリア、印刷、またはステッカーで設けます。
  • 大規模グループの食事には、原材料とアレルゲンが記載されます。スタッフに自分のニーズを伝えており、キッチンが適切な食事を提供できない場合、オンサイトでの食事ごとに費用化できる指定金額があります。
  • イベントチームは、どんなディテールも小さすぎないという考えにコミットします
  • 300 人以上のすべての GitLab 主催イベントでは、応急処置の認定も持つセキュリティを雇います。

アクセシビリティの伝達

  • 登録時に参加者のニーズを集めます。
    • 食事制限: 質問がある場合は、個別にプライベートにフォローアップしてください。具体的な制限を判断し、原材料がどのように提供されるかについての情報を提供します。オンサイトで問題がある場合の解決策を提示し、参加者が準備できるようにします。
    • 追加のニーズ: 参加者が完全な参加を確実にするための具体的なニーズをリストできるオープンテキストエリアを含めます。リクエストの例:
      • 通訳サービス
      • 補助聴覚装置
      • アクセシブルな駐車場
      • アクセシブルなホテルルーム
      • キャプション
      • 予約された最前列の席
      • 部屋全体の作業テーブルへの車椅子アクセス
      • 授乳室
      • 対面イベントでの座席
    • チームはリクエストを実行するために誠意を持ってあらゆる努力をするか、利用できない場合はオプションについての議論の場を開きます。
    • 希望する代名詞: ジェンダーのクローズドフィールドを避け、代わりに空白の書き込みフィールドや包括的なドロップダウンオプションを提供して、参加者がバッジングシステムに応じて好みを選択/入力できるようにします。この情報はネームバッジに表示されるか、ステッカーなどで追加可能です。メールとランディングページのコミュニケーション
  • イベントページのフッターにアクセシビリティ情報を入れるか、アクセシビリティ専用のページを設けます。
  • イベント前にアクセシビリティの詳細とリソースに関するメールを送ります。そのメールで伝える内容の例:
    • フラッシュ撮影の使用
    • 発作を引き起こす可能性のあるストロボライトや点滅画像
    • 際立って増幅された音/音楽
    • フォグマシンの使用、または Multiple Chemical Sensitivity（MCS）または Idiopathic Environmental Intolerances（IEI）を持つ個人にとってスペースをアクセス不能にする可能性のあるその他の化学物質や匂い
    • さまざまなスピーカー、パネル、トークなどに通訳サービスが提供されるかどうか
    • 補助聴覚装置が提供されるかどうか
    • 完全にアクセシブルでない可能性のあるオフサイトのソーシャルアクティビティを含む、イベントのすべてのオプション部分。
    • 食事と食事制限に関する情報
    • アクセシブルな交通オプション
    • 応急処置/医療支援オプション
    • 質問や懸念に対する連絡方法に関する情報

スピーカー向け

  • 明確に話す（理想的には口を覆わずに前を向いて）
  • できるだけ頭字語と俗語を避ける
  • 特定の人に話しかけるときは、名前を尋ね代名詞を確認する
  • 話し終えたときに明示する
  • 通訳の場合、常に参加している参加者を見て話しかける
  • オーディエンスから投稿された質問は、特に動き回るマイクが利用できない場合、応答前に繰り返す。

GitLab でのバーチャルイベント

GitLab では、コーポレートイベントチームが特定の基準（リンク）を満たすイベントを所有しています。これにはグローバルなハイブリッドまたはバーチャル要素を持つイベントが含まれます。設計上、GitLab のバーチャルイベントは単純なビデオコールでも静的なプレイリストでもありません。GitLab のバーチャルイベントは、対面イベントと同じブランドパーソナリティ、エンゲージメント、包括性、楽しさを保つことを目指します。

リードタイム

GitLab のバーチャルイベントは、プログラムの計画、スクリプト作成、セットアップ、録画、編集、実行を成功させるため、16 週間以上のリードタイムが必要です。

バーチャル GitLab イベントには何が含まれるのか？

バーチャルイベントは、特にライブ要素が計画されている場合、計画にかなりのリードタイムと労力が必要です。

  • ブランディング: イベントロゴ、スライドデッキテンプレート、ブランドキット、ブランドカラーを含むイベント固有のブランディングのリクエスト
  • プラットフォーム: 最大限のエンゲージメント、明瞭性、ストリーミング安定性を可能にするバーチャルイベントプラットフォームの決定
  • コンテンツ: イベントコンテンツオーナーと協力して、メッセージング、コンテンツアーク、その他のテーマ要素を開発
  • コミュニティ: イベントコンテンツオーナーと協力してコミュニティスピーカーを招待し、サブジェクトマターエキスパートを調達
  • コミュニケーションズ: イベントランディングページ、登録、スピーカーコミュニケーション、クロスファンクショナルプロモーション、内部チームトレーニングのコンテンツ構築
  • 予算: 予算とスポンサーシップの肉付け
  • サポート: Commit Speaker ページに概説されている GitLab スピーカーサポートとコンテンツ開発
  • プロダクション: スピーカー録画、編集、ライブストリーミング、エンターテインメントのサポートを提供するプロダクションパートナーの選定
  • 承認: GitLab 法務とスピーカーまたはパートナーの要件の両方によって指示されるとおり、すべてのスピーカーとコンテンツが厳格なレビューと必要な承認を受けることを確認
  • フォローアップ: ソーシャルメディア、デジタルプロダクション、マーケティングオプス、コンテンツ、セールスデベロップメント、カスタマーリファレンス、コミュニティ、プロダクトマーケティング、法務と協力し、適切なイベント後計画を可能にする

なぜ GitLab はコンテンツを事前録画するのか？

事前録画のベネフィット
  • 複数テイクとエラーの編集/カットを可能にする
  • 洗練された配信、プロフェッショナリズムの向上、プロダクション要素の追加を可能にする
  • 質問が出てきたときに参加者が質問できるよう、すべての質問を最後まで保存するのではなく、セッションチャット経由でのリアルタイム Q&A を促進する
  • スピーカーがプレゼンテーションだけにフォーカスするのではなく、当日のコンテンツを楽しめるようにする
  • WiFi/サーバー/帯域幅関連のイシューのリスクを減らし、安定性とセキュリティを提供
  • スピーカーのストレスを減らす。タイミング、接続性、Q&A などへのフォーカスが少ない
バーチャルイベント向け事前録画がエンゲージメントを高める仕組み
  • スピーカーは、対面では顔を見るのが難しい場合でも、セッションチャットの個人を呼び出したり認識したりできる
  • スピーカーは、最後まで待つよりもむしろ質問が来たときに答えられる。最後まで待つと参加者は忘れたり離れたりしているかもしれない
  • 必要に応じてあらゆるリソースへのリンクを提供
  • 質問がない場合、FAQ（と回答）を 1〜2 つ投稿してもよい
  • ゲーム化しよう！トークでカバーする時間がなかったクールなトリビアや情報？セッション中にチャットにナゲットを追加する
    • 「Kubernetes に関する 4 つの知られていない事実をチャットに散りばめます—準備して！」

実行

プレミアムなバーチャルイベント体験を作るため、コーポレートイベントチームは、グローバルオーディエンスの参加とエンゲージメントを最大化するためにバーチャルイベントを実行します。考慮事項には以下が含まれます:

  • タイムゾーン固有のプログラミング、またはグローバルタイムゾーンをカバーする複数セグメント
  • イベントチームは、カバレッジとサポートを確保するため、イベントの前、最中、後にオンライン
  • コンテンツの編集とキャプションのために最低 2 週間以上: GitLab のコンテンツは技術的でコミュニティが熱心なため、イベントチームはすべての参加者が貢献できるよう正確なキャプションを確保することにコミットしています
  • ライブストリーム安定性とフォールバック計画: 完全にバーチャルでリモートファーストの組織として、私たちは非同期ワークの力を信じています

アクセシビリティ

コーポレートイベントチームは、誰もがバーチャルイベントに貢献できると信じており、可能な限りメンタルおよび身体的エンゲージメントを可能にするため、コンテンツが多様で、アクセシブルで、時間が適切であるよう準備します。計画には以下が含まれます:

  • すべてのセッション用の人間レビュー済みキャプションの生成
  • 楽しくエネルギーが湧くブレイクの組み込み
  • イベント後のオンデマンド消費のためのセッション録画の提供
  • すべての組織とビジネス機能からの貢献を促進するための多様なセッションとコンテンツの確保

バーチャルイベントスピーカーのベストプラクティス

複数のグローバルフォーカスのバーチャルイベントを運営してきた GitLab チームは、潜在的なスピーカーと共有するベストプラクティスと推奨事項 をいくつか持っています。

コーポレートイベントの多様性、包括性、帰属感（DIB）に関する取り組み

GitLab のイベント計画と実行プロセスの一環として、イベントリードはイベントプロセス全体を通じて多様性、包括性、帰属感の取り組みが考慮されることを確認します。

コンテンツ作成

プランニング委員会は、CFP/キーノート/スピーカーを選ぶ際に、GitLab のスピーキングに関するイベント要件 に整合する包括的な環境を確保します。 これには、十分に代表されないグループ や、以下を含むさまざまなバックグラウンドを持つスピーカーをリサーチ・調達することが含まれます:

  • 能力、障害、エイブリズム
  • 信仰および/または宗教的アイデンティティ
  • ジェンダーアイデンティティ
  • 人種的アイデンティティ
  • グローバルシチズンシップ
  • 世代間の違い
  • 性的尊重
  • LGBTQIA+ アイデンティティ

会場/ベンダー/サプライヤーの選定

ベンダーやサプライヤーと連携する際、チームは選ばれた会場/ベンダー/サプライヤーが GitLab の DIB バリューをサポートしていることを確認します。これには以下が含まれますが、これに限定されません:

  • LGBTQIA+、人種、信仰/宗教、ジェンダーフレンドリー
  • アクセシビリティニーズに対応できるか、必要に応じて特別な手配ができる
  • 可能な場合、多様で地元所有のビジネスと連携する
  • 宗教的・文化的な記念日を避ける
  • 全ジェンダー対応のレストルームを持つ会場や、特定のレストルームをジェンダーニュートラルに指定することに前向きな会場とパートナーシップを組み、必要に応じて追加の指定された部屋（授乳室、祈祷室など）を設定する

GitLab 主催イベントのベストプラクティス

  • 該当する場合、登録時に食事のニーズとアクセシビリティのニーズに関する質問を含めます。
  • 必要・希望する人（妊婦の参加者、障害のある参加者、年配の参加者など）に予約席を確保します。
  • 看板、テーブル、間隔、その他の素材がすべての参加者にとってアクセスしやすく読みやすいことを確認します。
  • バッジに含めるための代名詞ステッカーやピンを参加者に提供します。
  • すべてのメッセージングとコンテンツで包括的な言葉と命名規則を使用します。
  • 追加リソースが利用可能な、すべての参加者のための安全な環境を提供します。
  • 該当する場合、ビザ申請が必要なチームメンバーに十分な時間を与えます。
  • チームメンバーや参加者がイベントで通常のアクティビティを安全かつ制限なく行えること（ジェンダーニュートラルなトイレ、授乳室、祈祷室など）。
  • できるだけ多くの人々がアクティビティ/エクスカーションに参加できるよう、物理的に安全な環境（アクセシビリティなど）を提供します。

環境サステナビリティの取り組み

GitLab では、コーポレートイベントチームは、意思決定の際に役割を果たし、誠実に運営することを続けたいと考えています。チームは、会社の社会的・環境的取り組みと整合させるための意思決定を意識的に行っています。

コーポレートイベントチームは、95% のスワッグがサステナブルまたはエコフレンドリーであるか、サステナブルな取り組みを持つ会社と連携することを目標として、ソースとなるスワッグベンダー と連携しています。コーポレートイベントチームがサプライヤーを選ぶ際に考慮するカテゴリには以下が含まれます:

  • ユニオンメイドプロダクト
  • ギブバックプログラム
  • エコプロダクト
  • サプライヤーダイバーシティ
    • 女性所有
    • 黒人所有
    • アジア系アメリカ人所有
    • ヒスパニック/ラテン系アメリカ人所有
    • ネイティブアメリカン所有
    • ネイティブハワイアン/PI 所有
    • 障害のある所有者
    • 退役軍人所有
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