贈答品・寄付に関するポリシー
贈答品・接待ポリシー
概要と目的
本ポリシーは、従業員、請負業者、役員、取締役会メンバーを含むすべての GitLab チームメンバー、ならびに GitLab を代表して行動するすべての人に適用されます。本ポリシーは、GitLab の評判を守り、法令遵守を確保し、誠実さへのコミットメントを維持するために、贈答品・接待の提供または受け取りにあたって倫理的な判断を下すためのガイダンスを提供します。
チームメンバーは、GitLab の企業行動・倫理規範、汚職防止ポリシー、および適用される法律・規制に加えて、本ポリシーに従わなければなりません。
定義
「贈答品」とは、ノベルティグッズ、プロモーションアイテム、ギフトバスケット、イベントチケット（贈与者が同席しない場合）、または現金相当物を含む、金銭的価値のあるものすべてをいいます。
「接待」とは、ビジネスミールや競技・文化イベントへの参加など、提供者と受領者が共に参加する活動を指します。水、コーヒー、その他のノンアルコール飲料など、食事の一部ではない慣習的な軽食は、接待とは見なされず、本ポリシーの対象外となります。
「マーケティングプロモーション活動」には、製品デモンストレーション、教育セッション、カンファレンス、ウェビナー、調査、展示会、デジタルマーケティングキャンペーン、コンテンツエンゲージメントインセンティブ、リード生成活動、および GitLab の製品・サービスについて見込み顧客を教育するために設計された類似のビジネス開発イニシアチブが含まれます。
「政府関係者」には、政府機関、政府所有または管理されるビジネスや組織、政党または候補者の従業員または職員が含まれ、その直属の家族メンバーも含まれます。この定義は、グローバルな汚職防止法および規制への準拠を確保するために意図的に広く設定されています。例には、公立大学の従業員、国有病院、国営通信会社、政府系公益事業者、公共交通機関、政府研究機関の従業員が含まれます。不明な場合は、Slack の #ethics-and-compliance チャンネルで Ethics and Compliance チームにガイダンスを求めてください。
一般的な要件
贈答品・接待の提供または受け取りにあたっては、チームメンバーは良識を働かせ、そのやり取りが不適切な影響力の外観を生むかどうかを考慮してください。すべての贈答品・接待は以下の条件を満たしている必要があります:
- 場面に対して合理的かつ適切であること;
- 頻繁でなく、繰り返しのパターンの一部でないこと;
- 公開かつ透明な方法で提供または受け取られること;
- 適切に文書化されていること;
- ビジネス上の意思決定に不適切な影響を与えることを意図していないこと;
- 現金または現金相当物（ギフトカードや商品券など）でないこと（以下のプロモーション活動の例外に従う場合を除く）;
- 現地の法律および慣習に従っていること。
禁止行為
以下の行為は絶対に許可されません:
- 現金または現金相当物（プロモーション活動の例外に従う場合を除く）;
- 過度な、豪華な、または不適切な贈答品・接待;
- 腐敗した目的または不適切な目的で提供される贈答品・接待;
- 職務違反を誘導する贈答品・接待;
- 調達または交渉が進行中の場合の贈答品・接待（プロモーション活動の例外に従う場合を除く）;
- 法律、規制、倫理基準に違反する、または GitLab を恥ずかしめる贈答品・接待。
政府関係者 - 特別な考慮事項
政府関係者への贈答品・接待の提供は、GitLab にとって著しく高い法的・評判上のリスクをもたらします。米国海外腐敗行為防止法（“FCPA”）や英国贈賄法など、ほとんどの国には政府関係者との関係を厳しく規制する法律があり、違反には厳しい罰則が設けられています。また、米国連邦・州・地方レベルの政府職員は、贈答品・接待を受け取る能力を制限する規則の適用を受けます。
これらの理由から、GitLab は政府関係者への贈答品・接待の提供を以下のように制限しています:
- 米国政府関係者への贈答品・接待の総額は、1イベントにつき1人あたり $20 USD（または現地通貨の同等額）を超えることはできません。同じ政府関係者に提供されたすべての贈答品・接待の合計額は、暦年あたり $50 USD を超えることはできません;
- 外国政府関係者への贈答品・接待の総額は、GitLab の Ethics and Compliance チームのこのフォームまたは #ethics-and-compliance Slack チャンネルからの事前承認なしに、1イベントにつき1人あたり $80 USD（または現地通貨の同等額）を超えることはできません;
- Navan で経費精算書を提出する際、チームメンバーは「参加者」フィールドに、有効なメールアドレスを含む政府関係者全員を特定しなければなりません;
- 贈答品・接待は、公務上の行為に影響を与えることを意図してはなりません;
- 保留中のライセンス付与、調査、または規制事項中に政府関係者への贈答品・接待を提供してはなりません;
- 州または部族政府関係者への贈答品・接待を検討しているチームメンバーは、適用される現地の金額上限を理解し、法的に許可される場合には一般的な上限への例外に関する承認を得るために、#ethics-and-compliance Slack チャンネルで Ethics and Compliance チームに相談することができます。
本ポリシーの制限に加えて、政府関係者に提供する贈答品・接待は、適用される場合には GitLab のPublic Sector Rules of Engagement および GitLab Federal Code of Ethics にも準拠しなければなりません。
マーケティングプロモーション活動の例外
GitLab チームメンバーは、製品デモンストレーション、教育ウェビナー、カンファレンス参加、アンケートインセンティブ、コンテンツエンゲージメント報酬、リード生成キャンペーン、デジタルマーケティングイニシアチブ、アカウントベースマーケティングプログラムを含む、特定の見込み顧客との関係構築を目的とした合法的なターゲットマーケティング活動に関連してプロモーションインセンティブを提供することができます。ただし、以下の要件と制限に従ってください:
金額上限と頻度
ティア1 - 標準見込み顧客
- インセンティブ1件あたり最大 $25 USD
- 暦年あたり1人最大3件のインセンティブ
- 暦年あたり1人最大 $75 USD
ティア2 - エンタープライズ見込み顧客（$100K ARR超の案件）
- インセンティブ1件あたり最大 $50 USD（またはギフトカードの場合 $25 USD）
- 暦年あたり1人最大4件のインセンティブ
- 暦年あたり1人最大 $150 USD
キャンペーンベースの例外: 1つの定義されたマーケティングキャンペーン（最大90日間）内では、個々の人の合計額が適用されるティア上限を超えず、すべての個人の年間上限が引き続き尊重される限り、同じ見込み顧客への複数のタッチポイントが許可されます。
ギフトカードの制限:
現金相当物は一般的に禁止されていますが、ターゲットプロモーション活動においては以下の条件を満たす場合にギフトカードを提供することができます:
- 政府関係者へは絶対に提供しないこと
- 受領者1人あたり最大 $25 USD（または現地通貨の同等額）
- 暦年あたり1人につき最大1枚のギフトカード
- 上記に定義された合法的なターゲットプロモーション活動のみに使用すること。
文書化の要件: すべてのターゲットプロモーション活動は、Marketing が Ethics and Compliance と連携して管理する一元化されたシステムに記録しなければなりません。記録には以下を含めてください:
- 受領者の氏名と会社名;
- 有効なメールアドレス;
- キャンペーン/活動の説明;
- 日付とインセンティブの金額;
- キャンペーンの期間と目標。
このレジスターは定期的な監査の対象となります。
広域マーケティング活動
懸賞、コンテスト、類似の活動
カンファレンス懸賞、コンテスト、プレゼント、およびターゲットを絞った関係構築よりもブランド認知とリード生成を主目的とした広域マーケティング活動は、GitLab の Legal チームが定める別の規則と手順に従います。
主な要件:
- これらの活動は上記のターゲットマーケティングプロモーション活動の例外には該当せず、そのため当該セクションで定められた年間上限のカウント対象とはなりません;
- 現金および現金相当物（ギフトカードを含む）は賞品またはインセンティブとして使用できません;
- 本ポリシーに概説されているすべての政府関係者への制限は引き続き適用されます;
- GitLab の宣伝ゲームおよびすべての適用法に関する標準的な承認プロセスに準拠しなければなりません。
参照: マーケティングガイド: GitLab Legal との協力; カンファレンス懸賞のプロセス
ターゲット活動との相互作用
GitLab の懸賞またはコンテストの賞品を受け取ったことは、個人がターゲットプロモーション活動に参加する資格を失わせることはなく、また年間上限のカウント対象にもなりません。ただし、同じ個人に関わるすべての活動は、適用される政府関係者への制限および本ポリシーのその他の要件に引き続き準拠しなければなりません。
贈答品・接待の受け取りに関する一般ガイドライン
チームメンバーは、ビジネス関係において慣例的な、ビジネスパートナーからの控えめで散発的かつ未依頼の贈答品・接待を受け取ることができます。受け取ることで義務感や不適切さの外観が生じてはなりません。
チームメンバーは、贈答品や接待を求めたり、現金や現金相当物を受け取ったり、契約交渉などの重要なビジネスプロセス中に贈答品を受け取ったりしてはなりません。本ポリシーに準拠しない贈答品を受け取った場合は、丁重に返却するか、#ethics-and-compliance Slack チャンネルでガイダンスを求めてください。
質問・報告
本ポリシーに関するご質問は、#ethics-and-compliance Slack チャンネルで Ethics and Compliance チームに連絡するか、マネージャーに相談してください。懸念事項や違反については、内部告発ポリシーに記載されているチャンネルを使用してください。本ポリシーへの不遵守は、現地の法律に従い、解雇を含む懲戒処分につながる場合があります。
懸念事項・違反の報告
本ポリシーへの不遵守は、未承認の経費の返済対象外および懲戒処分（現地の法律に従い、解雇を含む）につながる場合があります。懸念がある場合は、#ethics-and-compliance Slack チャンネルでガイダンスを求めるか、内部告発ポリシーに記載されているチャンネルのいずれかを使用して問題を報告してください。
慈善寄付
GitLab は、持続可能性プログラムを通じて非営利組織を支援しています。GitLab チームメンバーはこれらの取り組みに貢献したり、自らが選んだ組織に寄付したりすることができます。ただし、政治活動と同様に、会社から特別に承認または支援されていない慈善団体やその他の非営利機関を個人的に支援するために会社のリソースを使用することはできません。ガイドラインと支援申請の手順については、社会貢献方針を確認してください。
