パフォーマンス不足
はじめに
私たちはすべてのチームメンバーに成功してほしいと思っています！私たちは会社全体で高い水準のパフォーマンスを維持するために継続的に努力しており、ピープルリーダーとチームメンバーをサポートするためにここにいます。私たちはビジネスのすべての領域での定期的かつ透明なコミュニケーションを奨励しています。また、継続的なパフォーマンス期待値を満たさないチームメンバーは、別の会社でより成功する可能性があることを完全に認識し受け入れています。そして、それらの困難な会話と決定を完全にサポートします。
すべての場合において、私たちは「これは今日採用できる最高の人物か？」という質問をするマネージャーが「はい」と答えられることを望んでいます。
パフォーマンス不足の管理
パフォーマンス不足の管理と特定は、マネージャーの最も困難な責任の一つですが、最も重要なものの一つでもあります。ピープルリーダーとして、すべてのチームメンバーに対する公平性と透明性は不可欠であり、パフォーマンスや行動に関する懸念をタイムリーかつ構造的な方法で対処することも同様に重要です。
GitLab でのパフォーマンス管理
GitLab は常にすべてのチームメンバーを尊厳と敬意を持って扱うよう努めています。GitLab のチームメンバー関係の哲学を確認できます。これはすべてのチームメンバーをどのように扱うか、そして GitLab 内の問題にどのように対処するかのガイドラインを概説しています。チームメンバーに対して私たちができる最も親切なことは、問題を早期に対処し、パフォーマンスを改善できるような支援的な環境を提供することです。早期に行動しないと、チーム全体のパフォーマンスに大きな影響を与える可能性があります。効果的なチームには、目標の達成に成功するための結束力、協力関係、積極的に参加し高いパフォーマンスを発揮するチームメンバーが必要です。この結束なしでは、チーム全体と GitLab の成功に対するリスクがあります。
パフォーマンスが不足しているチームメンバーを管理することは、マネージャーの役割においてより困難な側面の一つです。困難ではありますが、すべてのピープルリーダーがパフォーマンスを管理し、チームメンバーに明確で実行可能なフィードバックとガイダンスを公平かつタイムリーに提供することが期待されます。パフォーマンスの懸念にタイムリーに対処しないことは、マネージャーのパフォーマンスの反映であり、マネージャー、チームメンバー、他のチームメンバー、そしてビジネスにネガティブな影響を与えます。GitLab は、チームメンバーのパフォーマンス不足の根本原因を特定し、適切な改善計画を決定するために、スキルベースとウィルベースのパフォーマンスモデルを使用しています。改善計画はパフォーマンス問題の種類に基づいて策定されます。チームメンバーリレーションズチームはパフォーマンス問題の原因特定を支援し、その状況に最も適したパフォーマンス管理プロセスについて説明します。以下に、スキルベースとウィルベースの懸念事項の定義と、典型的な改善計画を示します。すべての状況と同様に、固有の状況が固有の改善計画を必要とする場合があります。
チームメンバーリレーションズチームへの通知
チームメンバーリレーションズを早期に巻き込むことは不可欠です。チームメンバーリレーションズは、パフォーマンス管理プロセスのすべての段階を通じてサポート、ガイダンス、コーチングを提供し、法律との適合を確保するために法務部門とパートナーシップを組むことができます。TMR チームへの連絡はパフォーマンス不足の管理に不可欠であり、適切な時間枠内に行わないと最終的にマネージャーのパフォーマンスに影響します。TMR チームとの連携は、フィードバックがフィードバック提供のガイダンスに従って、また適用される地域の労働法と規制に従って提供されることを確保します。
パフォーマンス不足の警告サイン/パターン
チームメンバーが目標を達成していないかどうかをどうやって知るか？以下に、役割の期待値を満たさないことに関連するパフォーマンス不足のよくある警告サインとパターンを示します。
- 結果の欠如
- 応答時間の遅れ
- 作業状況の不明確さ
- チームへの不満
- 個人/チームの目標に関する定期的な意見の不一致や混乱
- 長期的なチームの不満
- 他のチームメンバーからの不満
- チームダイナミクス - チームワーク、コミュニケーション、デリバリーへの影響
- 他のチームメンバーが当該メンバーを迂回して作業を始める
- 目標とタイムラインの未達成
これらはすべてパフォーマンス問題の兆候ですが、これらのパフォーマンス問題はスキルベースかウィルベースか？パフォーマンス問題の根本原因を知ることで、マネージャーとチームメンバーがパフォーマンス改善の計画を実施するためにオープンで透明な会話ができます。
スキルベースのパフォーマンス
チームメンバーは成功する動機を持っている可能性がありますが、以下の理由によりパフォーマンスが影響を受けている場合があります。
- 現在の役割で成功するための技術的能力の不足
- 現在の役割で効果的に働くためのソフトスキル/感情的知性の不足
- 作業を効果的に優先順位付けできない
- 役割に必要なタスクの完了方法の理解不足
ピープルリーダーはスキルベースのパフォーマンスを継続的に確認し、問題が発生する可能性のある箇所を特定できます。その後、チームメンバーがコーチング（口頭/書面）、特定のトレーニング、追加ツール/リソース、ガイダンス、または合意された期間のメンターやバディの割り当てという形で追加サポートを必要とするかどうかを判断できます。
ウィルベースのパフォーマンス
現在の役割で成功するために必要なスキルを持っているが、パフォーマンスを発揮する意欲に欠けるチームメンバーは、以下の形で明らかになる可能性があります。
- モチベーションの欠如または完全なエンゲージメントの不足
- 同僚のチームメンバーに対するプロとしての行動、行為、またはコミュニケーションの欠如
- 別のチームメンバー、チーム、または GitLab 全体の成功を妨げる望ましくない行動
マネージャーまたは任意のチームメンバーが行動規範に違反するチームメンバーの行動を目撃するか、知らされた場合は、直ちに [email protected] のチームメンバーリレーションズに連絡すべきです。
チームメンバー：状況をすぐにマネージャーに伝える
自分の仕事の効率が下がるような状況が生活の中にある場合は、すぐにマネージャーに伝えてください。詳細を話したくなければ必須ではありません。いつ始まったか、それが仕事にどの程度影響しているか、状況が改善される見通しをマネージャーに伝えてください。マネージャーがパフォーマンス不足を特定するまでこの会話を遅らせると、この期間中に役立つ信頼を失うことになります。チームメンバーリレーションズも、パフォーマンスに影響している状況を経験しているチームメンバーのリソースとなります。
マネージャー：できるだけ早く特定して行動する
マネージャーとして覚えておく重要なことは、パフォーマンス不足の兆候にすぐに対処することです。早く行動することでコーチングが効果的かつ成功する時間がより多くなります。プロセスの初期段階では、チームメンバーが役割の期待値を満たしていない理由を特定することが重要です。過去のパフォーマンス履歴を確認し、チームメンバーが十分な PTO（有給休暇）を取っていることを確認し、個人的な生活が順調かどうかを確認し、必要に応じて適切なサポートを提供することでこれを行います。
コーチングを始めるにあたり、ハンドブックの Elevate のリソースを参照してください。
- GROW コーチングモデル（マネージャーがコーチングを始めるにあたり、ハンドブックの重要なコーチングリソースを参照し、Elevate でも教えられています）
- 内なる修正者の管理
- 信頼の方程式
- 本質的なコーチングスキル
すぐにマネージャーのマネージャーに伝える
パフォーマンス不足に早期に対処することは、不可欠なマネージャースキルであり、結果を改善する最も重要な方法の一つです。ピープルリーダーとして、パフォーマンス不足の可能性を特定したときは、優先事項としてマネージャーに報告し、常に悪いニュースを速やかに伝えることがベストプラクティスです。マネージャーがリーダーに報告すると、パフォーマンス不足が特定され、適切で合意された対処策が講じられることを確認するために協力できます。
改善のオプション
改善オプションは、特定されたパフォーマンス不足がスキルベースかウィルベースの問題によるものかによって異なります（また、地域の適用法と規制に従います）。期待されるのは、チームメンバーの退職を決定する前に、すべてのチームメンバーにコーチングとフィードバックが提供されることです。ただし、多くの場合、文書化されたコーチングとフィードバックセッションの後にパフォーマンスが改善されなかった場合、正式なパフォーマンス改善計画や PIP を提供せず、チームメンバーとの分離に進むことがある点に注意が必要です。これはチームと組織に対するパフォーマンス不足の重大な影響によるものであり、結果重視かつハイパフォーマンスな文化を維持できるようにするためです。
コーチング
コーチングはパフォーマンス不足への対処に好まれるオプションであり、パフォーマンス問題への対処の最初のステップです。
マネージャーはパフォーマンスの懸念（スキルベースまたはウィルベース）をタイムリーな方法で対処することが期待されます。マネージャーは 1対1 ミーティング中またはチームメンバーとの臨時のプライベートコーチングセッションで懸念を口頭で伝えるべきです。これらの会話はマネージャーが文書化し、チームメンバーと共有する必要があります。そのため、両者が議論の記録にアクセスでき、改善が必要な箇所と特定の時間枠について合意が取れています。文書化は簡潔（いくつかの主要な箇条書きまたは段落）にすべきであり、口頭での議論に続いてメールまたは 1:1 ノートに通常は記録されます。以下に、コーチングメールの例を示します。
（チームメンバー名）様
本日（懸念のトピックや議論された問題、合意された対応を挿入）について話し合う機会をいただきありがとうございました。
これらの問題に対処するためにあなたと一緒に取り組むことに完全にコミットしていることをご承知おきください。これらの期待値を満たすためのサポートとして何かできることがあれば、遠慮なくお知らせください。この件をご本人にお知らせした目的は、GitLab での成功に向けてこれらの分野を改善するためにパートナーシップを組むことです。
よろしくお願いいたします。 （マネージャー名）
パフォーマンス不足のフィードバックは1:1 アジェンダに含めるべきです。GitLab チームメンバーが自分のパフォーマンスが期待される基準を下回っていることを明確かつ迅速に理解するよう支援することは、即時の改善と継続的な成功を促進するために非常に重要です。マネージャーはできるだけ具体的に、チームメンバーが不足している箇所の明確な例を提示するべきです。マネージャーはチームメンバーが懸念に対して返答する機会を持てるようにし、パフォーマンスを説明する時間を与えるべきです。オープンマインドを保ち、積極的に聴き、もっと知りたい場合はオープンな質問をします。パフォーマンスについて議論する際、マネージャーとチームメンバーが今後の期待に合意していることが重要です。マネージャーがチームメンバーと週に少なくとも一度会い、パフォーマンスを監視し議論することがベストプラクティスです。
パフォーマンス管理プロセス中に考慮する必要のある特殊な状況がある場合があります。これはチームメンバーリレーションズチームが意見を共有したり、必要な視点を提供したりする領域です。
書面によるパフォーマンスレターとパフォーマンス改善計画
場合によっては、書面によるパフォーマンスレターまたはパフォーマンス改善計画がパフォーマンス改善のオプションとして検討される場合があります（また、地域の法律によって要件となる場合もあります）。マネージャーはチームメンバーリレーションズと協力して、これらのツールの使用法と所在地に基づいた法定要件について理解すべきです。
報酬への影響
チームメンバーが積極的なパフォーマンス管理を受けている場合、年間報酬レビューまたは年間リフレッシュグラントプログラムからの報酬増加の対象でない可能性があることに注意することが重要です。
パフォーマンス改善中の社内申請と異動
パフォーマンス改善プロセスの中にいる間、チームメンバーは一般的に GitLab 内の他の役割への異動の対象ではありません。パフォーマンス不足が専らスキルの不一致（モチベーション、コミットメント、デリバリーの不足、またはバリューとの不一致ではなく）の結果である場合、GitLab 内の他の役割が検討される場合があります。ただし、そのような役割への適格性に関する判断はマネージャーと People Business Partner の裁量によります。
パフォーマンス不足が解決され、別の役割への異動を希望する場合は、異動に関する社内申請プロセスを確認してください。異動が確定する前に社内リファレンスが行われることに注意してください。この際、文書化されたパフォーマンス不足について話し合われる場合があります。
タレントアセスメントとパフォーマンス不足の管理
マネージャーはタレントアセスメント パフォーマンス/ポテンシャルマトリクスプロセスに参加する際に、スキルベースとウィルベースの両方のパフォーマンス問題を認識し考慮する必要があります。チームメンバーを評価する際にこれらのパフォーマンス問題を考慮することが重要です。チームメンバーが技術的に役割でパフォーマンスを発揮しているが、本人の能力やチームの能力に影響しているウィルベースのパフォーマンス問題がある場合、これらを考慮する必要があります。
離職対応
これはアクションを取る前にチームメンバーリレーションズと話し合うべきです。これにより、プロセスが地域の法律と規制に準拠していることを確認します。チームメンバーが会社からオフボードされる必要があることが明らかになり次第、直ちに対処することをお勧めします。チームメンバーは自分の立場を知る権利があります。会話を遅らせると、機密保持の問題が生じ（チームメンバーが別の方法で退職することに気付く可能性があります）、チームメンバー、マネージャー、そしてより広いチームの問題が潜在的に拡大する可能性があります（職場関係に大きな影響が出る可能性があります）。
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