GitLab オンサイト - チームを直接集める
GitLab オンサイト
GitLab オンサイト
名詞
リモートでは容易に行えない仕事を達成するために、チームメンバーが直接集まる専用の時間。主に、会社の目標のためにチームメンバーを集めたり、対面でのみ最もよく解決できる課題に取り組んだり、合意形成を図ることが含まれます。
このページは、GitLab のピープルマネージャー向けのオンサイト計画リソースです。チームの対面時間を計画する際の指針として、これらのご提案を活用してください。
チームのオンサイトを主導することは、あなたのコンフォートゾーンの外にあるかもしれません。このページのリソースは、対面チームイベントを自信を持って企画できるよう準備を整えてくれます。計画を立てる際には、優れたマネージャーとしてのスキルを最大限に活かしてください。
チームのオンサイトでは、GitLab の前進を助ける具体的な成果、合意、あるいは意思決定を達成すべきです。また、チームが成果を達成する意欲を高め、共通の理解と信頼を培うことにも重点を置いてください。
オンサイト計画に役立つリソース
People グループはオンサイト計画を支援する多数のリソースを作成しています。これらのリソースには以下が含まれます。
準備
オンサイトの計画を始める際に、以下を考慮してください。
目標を設定する
オンサイトは時間と費用の投資を必要とします。なぜそれを行うのかについて明確なビジネスケースを持つべきです。そして、このビジネスケースには明確で成果志向の目標が必要です。この目標は、E-Group リーダー、直属マネージャー、および全参加者に伝達され、理解されるべきです。この目標が正しい目標であり、このミーティングが必要であるという合意が必要です。
サンプル目標：
- 会社の主要目標についてリーダー間での合意を達成する。
- 3年間のビジョンを策定し、そのビジョンの中での個人の貢献と成長の機会を明確にする。
- チームが直面している困難で継続的な問題に対する解決策を協力して考える。
- チームが拡大したり多くの新しいチームメンバーを採用した際に、信頼を構築し互いを知り、より強い連携が必要な場合。
透明性を持って計画する
出席率と参加度を最大化するため、計画において透明性を保ちます。
- チームから早めに頻繁に意見を求める： チームのメンバーは一緒に時間を過ごす際に何をしたいと思っているか？興味のないことは何か？
- 期待値を設定する： サプライズとして残すことはしません。公開的に計画することで心理的安全性を構築し、メンバーが何を期待すべきかを知ることができます。
- リソースを共有する： 経費ハンドブック、出張ハンドブック、授乳中の母親へのサポート、出張中の勤務に関する考慮事項などのリソースを共有します。
- 事前に計画する： GitLab の一部の機能や役割には出張に慣れているものもありますが、そうでないものもあります。出席と在席を最大化するために、スケジュールを計画・整理する時間を与えてください。
共通の現実認識を築く
チームミーティング中にオンサイトの規範を設定するための時間を使うことで、一緒に過ごす時間への共通の期待を育み始めます。
- 事前作業を割り当てる： 設定した目標と計画したアクティビティに応じて、チームが準備できるよう事前作業を割り当てます。これは対面での会議前に完了するビデオ、記事、またはアクティビティかもしれません。
- 出席に関する期待を明確にする： リモート参加は提供されますが、可能な限り対面出席が優先されることを明確にします。
持続可能性を組み込む
GitLab は環境への影響を最小化することにコミットしています。チームオンサイトを計画する際、あなたは持続可能性の考慮事項を計画プロセスに組み込みながら、チームのための意義ある体験を生み出すことで、このコミットメントに直接貢献できます。
以下のアイデアが、オンサイト計画における環境への責任を組み込む助けになります。
- 交通： 空港への/からの乗り合わせを調整するための共有チャンネルやスプレッドシートを作成します。
- 徒歩圏内： チームメンバーがホテル、アクティビティ、レストラン間を歩いて移動できる場所を選択します。これにより交通の必要性を減らし、チームの交流を促進します。
- ホテル： LEED 認証やグリーンビルディング基準、再生可能エネルギープログラム、節水・廃棄物削減プログラム、地元調達ポリシーなど、持続可能性へのコミットメントを持つ宿泊施設を選択します。
- カーボンフットプリント分析： Claude でこのプロンプトを使用して、目的地オプションを比較します： 「[DEPARTURE CITIES, COUNTRIES, OR STATES]から[POTENTIAL DESTINATIONS]に出張する[NUMBER]名のチームオンサイトを計画しています。各目的地への往復フライトの CO2 排出量を推定し、最低から最高のカーボン影響でランク付けしてください。」
アクティビティ計画
GitLab のオールリモート構造は効率的で協力的です。問題解決、独立した作業、あらゆる形式のコラボレーション、GitLab の To-do や Slack メッセージのキャッチアップなどに非常に適しています。
対面で時間を過ごすことにも独自のメリットがあります。信頼の構築、チームメンバーとの交流、創造的なブレインストーミングの議論に適しています。
チームが対面で一緒にいる時に優先すべきことと、自宅のオフィスに戻ったときのために取っておくべきことについてのガイダンスは、以下のリソースをご確認ください。
チームビルディング
意図的な交流時間でオンサイトを最大限に活用します。
- グループ規範の設定とイテレーション： 毎日の始まりに 5〜10 分かけてグループ規範を設定・確認します。作業から離れること、グループとして休憩を取るかどうか・いつ取るか、各アクティビティ中のコミュニケーション方法などを一緒に決めます。これらはチームのオールリモートミーティングで従っている規範と似ているかもしれませんが、トイレの場所を全員が知っていること、全員が快適な座席や作業スペースを持っていることを確認するなど、異なる点があることも認識してください。
- 個性診断： 自分自身の強みと働き方について認識を深めることで、他者とより協力的に働く助けになります。ソーシャルスタイル、Clifton Strengths Assessment、または Enneagram Assessment などのフレームワークを使用します。事前作業としてアセスメントを割り当て、その後結果を共有するための議論を行います。
- アイスブレイカー： 気を揉む必要はありません。アイスブレイカーはわざとらしかったり、人を当惑させるものである必要はありません。優れたアイスブレイカーは真の会話を始めるきっかけとなります。始めるためのいくつかのアイデアを紹介します。これらのアクティビティ中にアンダーリプレゼンテッドグループや神経多様性のあるチームメンバーがどう感じるかに配慮してください。
- 会話デッキ：The Teamwork GameやBest Self Question Deckのようなデッキを購入します。カードを選んで小グループで会話を始め、共有します。
- 気分チェック：一日の始まりに、今どんな気持ちかを色や数字のスケールで共有してもらいます。快適であれば詳しく話す機会を作ります。
- 柔軟な社交時間を組み込む： チームランチやディナー、エクササイズクラス、グループウォーク、料理教室、または集まっている街を探索するツアーを計画します。移動能力の制限やチームメンバーの個別のニーズに配慮してください。
- チームビルディングと個人時間のバランスを取る： 私たちは皆、充電のための空間が必要です。各日をアクティビティで詰め込みすぎないようにします。各日のアクティビティに備えるために、メンバーがホテルの部屋に戻ったり一人で時間を過ごしたりできる時間を確保してください。
- コミュニティに還元する： GiveLab プログラムを通じてボランティアに参加することで、地域コミュニティを支援しながら絆を強める機会にチームオンサイトを変えましょう。企業のボランティア活動は、すべて CREDIT バリューを体現しながら、エンゲージメントを高め、チームメンバーが新しいスキルを身につけるのに役立つことが証明されています。近隣の清掃活動への参加、地元のフードバンクや動物シェルターの支援、地元の学生への コーディングワークショップの提供など、これらのアクティビティは意義ある影響を生み出します。利用可能なオプション（カスタムオファリングを含む）のウォークスルーについてはGiveLab チームボランティアガイドを確認し、Volunteer Event Issue を開いて始めてください。
デザイン思考エクササイズの活用を検討する
デザイン思考は、チームがユーザーを理解し、前提を問い、問題を再定義し、プロトタイプとテストのための革新的な解決策を生み出すために使用する非線形のイテレーティブなプロセスです（出典：Interaction Design）。デザイン思考をユニークにしているのは、ユーザー中心の解決策ベースの問題解決アプローチであることです。焦点は問題ではなく解決策にあります。デザイン思考は誰もが貢献できる機会を与え、成長マインドセットの発展に役立ちます。
デザイン思考は GitLab の成果、コラボレーション、効率性のバリューを直接サポートします。私たちは野心的であることと退屈なソリューションへの注力のバランスを保っており、どちらも解決策志向です。
Tim Brown が TedTalk でデザイン思考プロセスについて語るのを聞いてください。
長期計画、重要な問題解決、新しいアイデアの創出など、対面時にチームが取り組んでいることに関係なく、デザイン思考のアクティビティを適用して成果を達成することができます。探求できる提案されたアクティビティをいくつか紹介します。
- Roses, Buds, Thorns アクティビティ：うまくいっていることといっていないことに関するフィードバックを集め、新しい機会を特定します。
- アイゼンハワーマトリクス：最優先事項をマッピングして現実的な目標を設定します。
- エンパシーマップ：問題の根本原因を理解するためにエモーショナルインテリジェンススキルを適用します。
- 構造化ブレインストーミング：特定のトピックや解決すべき問題に議論を集中させます。効率性を保つためにブレインストーミングの規範を設定します。
ロジスティクス
インクルージョンとリモート参加
一部のチームメンバーがオンサイトに参加できないことは避けられません。リモート参加をどのように取り込むかを考えることが重要で、これにより重要な会話やチームビルディングを見逃さないようにします。また、物理的に参加できない人への*「なぜ来ないのか」への尋問*やその他の形の罪悪感を持たせること（直接的または間接的）を避けることも重要です。
リモート参加者を含めるためのベストプラクティス
- 参加できない人を事前に把握します。これを早期に知ることで、よりインクルーシブで成功したイベントを計画する助けになります。
- 主要なチーム討議をタイムゾーンを考慮して計画します。リモート参加者が合理的に参加できる時間帯にセッションをスケジュールします。
- リモート参加者を積極的に参加させます。ただ聞くように求めるだけでなく、貢献する機会を作ります。
- 成功するためにテクノロジーを活用します。Mural などのツールはホワイトボードを模倣し、複数の方法でのコラボレーションを可能にします。
- 定期的にフィードバックを求めます。構造がリモート参加者に機能しているかどうかを確認し、必要に応じて調整します。
- 明確な境界を設定します。リモート参加者が、対面で参加している人たちを「カバー」するようなプレッシャーを感じないようにします。
屋外イベント
チームビルディング、特に屋外空間でのリモート参加者の参加は難しいです。この点に関するいくつかの特別な考慮事項を紹介します。
- リモート参加を可能にするチームビルディングを計画します：例えば、料理教室や絵画教室では、Zoom セットアップでリモート参加者が一緒に参加できるよう対応することができます。WithConfetti はセッションやアイデアの優れたリソースです。
- リモート参加者が互いに繋がれるよう、予算と支援を提供します：これは Zoom ハッピーアワーや、すべてのリモート参加者のための共同食事のような形が考えられます。
- 天候に関する不測事態に備えます。天候は予測が難しいです。屋内への移行プランや雨天対応日を用意しておくと、元の計画が不快または危険になった場合にイベントを救うことができます。
その他の考慮要素
イベントを計画する前に、以下の要素を考慮することが賢明です。
- 感染症のリスクが高い時期（例：インフルエンザの季節）
- その地域での社会的不安定性（例：ニュースで報告された暴力や抗議活動）
- ピーク観光シーズン（例：混雑、宿泊費や出張費の高騰）
- 一部の参加者にとって過酷な地元の天候
（例：到着タイムラインに影響する危険な運転や飛行条件）
計画を始める準備はできましたか？
このページのコンテンツと提案は、2つの計画テンプレートにまとめられています。テンプレートを開き、コピーを作成し、このリソースをイベントの計画に活用してください！
必要に応じてテンプレートをカスタマイズしてください。まず Onsite Planning Guide で計画を立て、次に Onsite Attendee Guide を使ってチームに計画を伝えることをお勧めします。
追加リソース
貢献する
私たちのチームメンバーコミュニティは、一緒に過ごす時間に何が機能するかの専門家です。ぜひ貢献してください！ マージリクエストを開いて、チームと対面で過ごすお気に入りの（そして最もお気に入りでない！）方法でこのページを更新してください。
