効果的な委任
効果的な委任
このセクションの目的は、以下を提供することです。
- ワークロードを管理し、アクションアイテムを優先順位付けする方法として、他者への委任の重要性を理解する。
- 他者への委任に関する恐れに向き合う。
- 適切なタスクを適切な人に適切な時期に適切な方法で委任するための適切な戦略を採用する。
- 委任したいことについてチームメンバーに説明するための体系的なステップバイステップのアプローチを開発する。
委任とは何か？
委任とは、特定の職務関連活動を遂行する目的で、他者に責任を割り当てることです。委任とは、一人のチームメンバーから別のメンバーへの意思決定権限の移行です。
委任時の考慮事項
委任についてさらに深く掘り下げる前に、リーダーとして委任が適切かどうかを考慮することが重要です。このシチュエーショナル・リーダーシップ戦略の記事では、GitLab の共同創業者 Sid Sijbrandij が、シチュエーショナル・リーダーシップ理論で議論されている4つのリーダーシップスタイルと、委任するかどうかを決める際に考慮する要因の概要を説明しています。
委任のメリット
マネージャー/リーダーのメリット
- ストレスの軽減
- 時間管理の改善
- 信頼の向上
チームメンバーのメリット
- 専門的な知識とスキルの開発
- 自己肯定感と自信の向上
- 達成感
GitLab のメリット
- チームワークとコラボレーションの向上
- 生産性と効率性の向上
なぜマネージャーは委任に苦労するのか？
マネージャーとして、私たちは成果を達成するためにタスクや活動を委任しなければなりません。委任はチームメンバーとマネージャーが問題の集合と解決方法についての共通の理解を持っている場合にのみ機能します。マネージャーが委任しているものを完全に理解していなければ、成果を達成することが遅くなる可能性があります。マネージャーによるフォローアップなしの委任は放棄です。タスクを委任する際は、タスクに関するチームメンバーの能力/スキルのレベルに基づいて進捗を監視することを検討してください。
マネージャーが委任に苦労する追加の理由：
- 難しすぎる
- 時間がかかりすぎる
- 自分ほどうまくできる人がいない
- 他に誰も時間がない
- 失敗することを恐れている
- チームメンバーへの信頼の欠如
- リーダーがすべての細部に巻き込まれる
- リーダーがコントロールを失う感覚を持つ
- リーダーが品質について「心配する」
委任すべき時期と相手を知る
委任は以下の状況で特に役立ちます。
- タスクがチームメンバーにとって価値あるトレーニングの機会を提供する場合
- チームメンバーがタスクに関してあなたよりも多くの知識や経験を持っている場合
- タスクが定期的なものであり、すべてのチームメンバーがトレーニングを受けるべき場合
- タスクの優先度が低く、あなたが即時の注意を必要とする優先度の高いタスクを持っている場合
誰にタスクを選択するかを決める際、次の点を考慮する必要があります。
- チームメンバーの現在のワークロード
- チームメンバーの強みと弱み
- チームメンバーの経験とスキルレベル
IDEAL - 委任の6ステップ。このセクションでは委任スキルを強化するための6つの異なるステップとアプローチを見ていきます。
I - タスクを紹介する（Introduce the task） D - 何が必要かを明確に実演する（Demonstrate clearly what needs to be done） E - 理解を確認する（Ensure understanding） A - 権限、情報、リソースを割り当てる（Allocate authority, information and resources） L - 手放す（Let go） S - サポートして監視する（Support and monitor）
タスクを紹介する
- 委任するタスクを決定する
- 保持するタスクを決定する
- タスクを委任する相手を選ぶ
タスクを紹介するときは「何を-なぜ」の発言を使います。例：「あなたに…をやってもらいたいのは、あなたが…だからです」
明確に実演する
- 以前の作業の例を示す
- 目標を説明する
- タイムライン、期待される成果について議論し、締め切りを設定する
理解を確認する
- 明確なコミュニケーションを提供する
- チームメンバーに追加の説明が必要かどうか尋ねる
- チームメンバーが目標を達成できるというコミットメントを確保する
- フォローアップの方法を協力して決定する
権限、情報、リソースを割り当てる
- 望む成果ではなく、プロセスを決定する権限を付与する
- すべての情報ソースへのアクセスを提供する
- 過去または現在のタスクを支援していた特定のリソースや他のチームメンバーをチームメンバーに紹介する
- 成功を確保するために必要な適切なトレーニングを提供する
手放す
- チームメンバーの権限とタスクの所有権をより広い対象者に伝える
- 一歩引いて、チームメンバーが作業に取りかかれるようにする
- 逆委任に従事したり、介入して引き継ごうとしないようにしてください（タスクが完全に軌道から外れているか、大幅に締め切りを逃す可能性がある場合を除く）。逆委任とは、マネージャーがタスクを直属のメンバーに委任したが、何らかの理由でそのタスクを後から回収するような状況を指す言葉です。逆委任には、強制的なものと非強制的なものの2つの形があります。
サポートして監視する
- フォローアップミーティングのスケジュールを立てる
- 進捗を確認する
- 依頼があった場合に支援する
- 干渉を避ける
- 進捗と完了を公的に称える
- 問題解決を促進する
委任のストレス要因
「なぜマネージャーは…？」
- コントロールの喪失 - チームメンバーが自分自身と同じ基準を適用するようにトレーニングすれば、彼らはあなたに代わってコントロールを行使します。
- タスクの説明に時間がかかりすぎる：最初に費やした時間は実際に素晴らしいものです。しかし、チームメンバーを継続的に活用することで、より複雑なタスクを完了するための時間や、自分自身のための時間を確保することができます。
- 自分の価値を損なう - チームメンバーへの委任を成功させることで、より多くのことを行う時間が増えるため、部門、事業部、GitLab に対するあなたの価値はより速く増大します。
委任の障害
- サポートの欠如 - マネージャーとチームメンバーは、委任の取り組みを成功させるために完全にサポートする必要があります。
- 計画の失敗 - 委任のステップを踏む時間を取ることで、見落とされる可能性のある落とし穴を避けることができます。
- コミュニケーションの欠如 - 計画を明確かつ正確に伝えることで、コミュニケーション不足による誤りを防ぎます。
- コントロールを手放すことへの恐れ - マネージャーは最初は委任に抵抗するかもしれませんが、委任はマネージャーとチームメンバーの間の信頼とモラルを構築できます。
- マイクロマネジメント - マイクロマネジメントはチームメンバーが割り当てられたタスクを完了することを妨げ、委任の目的を無効にします。
- 中断 - 時間の管理は、私たちが率いるチームのマネジメント出力を高めるための重要な特性です。中断は多く発生することがあります。一日の中での規則性に向けて取り組み、途中での停止と再開を防ぐ方法について自問してみましょう。
マイクロマネジメントのサイン
マイクロマネジメントは、マネージャーがチームメンバーにタスクを割り当てるが、チームメンバーが自力でタスクを完了することを妨げる場合に発生します。マイクロマネージャーは通常：
- 委任を拒む
- チームメンバーが意思決定するのを妨げる
- 割り当て後にタスクを取り消す
- チームメンバーが独立して作業することを避ける
マイクロマネジメントを避ける方法
- マネージャーとチームメンバーの役割と責任を明確に定義する
- 書面による計画とタイムラインを作成する
- マイクロマネジメントとみなされる可能性のある頻繁な「チェックイン」ではなく、スケジュールされた会議と評価を組み込む
- チームメンバーとマネージャーが懸念事項や質問をオープンにコミュニケーションできるようにする
委任が不十分な場合の影響
- 情報と意思決定がグループで共有されない
- リーダーが疲弊またはバーンアウトする
- リーダーがグループを去ると、誰も引き継ぐために必要な経験を持っていない
- チームまたはグループのモラルが低下し、人々が不満を感じ無力に感じる
- グループ/事業部/部門のスキルと知識が少数の人に集中する
- 新しいチームメンバーがグループの作業や成長に貢献する意味のある方法を見つけられない
結論
練習あるのみです。やればやるほど楽になります！以下は委任の重要性についてのマネージャー向けの有用な記事です。
- マネージャーは従業員を育成するために効果的に委任しなければならない
- なぜ委任しないのか
- マネジメントのヒント：委任する10の理由
- 委任のメリットとほとんどのリーダーが委任しすぎない理由
- タスクを効果的に委任する方法とその重要性
読むべき書籍
