社内採用プロセス
このページでは社内採用プロセスについて説明します。
チームメンバーの責任
- 応募を提出する前に、現在のマネージャーと希望する社内機会について話し合う。
- 部門固有の適格要件を満たしていることを確認する：
- パフォーマンス適格性のガイドライン：
- Talent Assessmentで「Performing」または「Exceeding Performance」レベルと評価されたチームメンバーは他の役割の対象となる
- パフォーマンスが「Developing」と評価されているか、書面によるパフォーマンス管理中のチームメンバーは対象外となる場合がある。これらの状況ではマネージャーおよび/またはPBPの承認が必要
- Talent Assessmentを受けていないチームメンバーはマネージャーおよび/またはPBPの承認が必要
- 現在の役割での在籍期間適格性は6か月。例外：
- 求人ファミリーのスペシャリティ変更
- ビジネスへの影響（収益依存、暫定役割から正規採用）
- ビジネス主導の異動（再編成の例）
- SDRは12か月在籍
- パフォーマンス適格性のガイドライン：
- 応募時の重要な考慮事項：
- 機会がGitLabでのキャリア目標に合致していることを確認する
- 応募しているオープンポジションの補償とレベルに関する質問は、リクルーターおよび/または採用マネージャーに持ち込むことをお勧めします。最初のスクリーニングコールでリクルーターが補償帯について説明します。
- より高い職位レベルと肩書きのポジションに応募できますが、状況によっては（例えば異なる求人ファミリーへの移動）、より高い職位レベルが現在の能力やスキルセットと合致しない場合があります。採用チームがオファーを進める場合、より高い職位レベルや肩書きが付与されない可能性があります。
- 応募は社内求人をご覧ください。掲載された求人をウォッチしたい場合は、Slackの#newvacancyチャンネルに参加することもできます。
- 社内採用に関する質問や個人の面接プロセスに関する具体的な質問については：
- 採用プロセスリポジトリでIssueを作成する。
- リクルーターから連絡があった場合は、特定のプロセスのステータス更新を直接リクルーターに問い合わせてください。
リクルーターの責任
- リクルーターは求人作成プロセスおよび異動・昇進ガイドラインに従って、社内に求人を掲載する。
- リクルーターは社内応募者が役割に応募したときに通知されるよう通知設定を行う
- リクルーターが社内チームメンバーの応募を受け取ったら、以下の手順で進める：
- 外部候補者と同様に応募を審査し、役割への適格性を判断する。適格でない場合は、メール（またはSlack）で決定を伝え、適格でない理由について明確なフィードバックを提供し、採用マネージャーをループインして適切な場合は追加フィードバックを提供できるようにする。
- 社内チームメンバーのGitLabメールが応募に紐付いていることを確認する。紐付いていない場合は更新し、面接プロセス全体のコミュニケーションがそこに向けられるようチームメンバーに通知する。
- 社内候補者が役割に適格だと判断された場合、HelpLab経由でリクエストを提出してPeople Connectに連絡する。
- 適格性の返信を受け取ったら、以下の手順を続ける
- 追加質問がある場合は、チームメンバーの現在のPBPに連絡することがある。
- 社内モビリティプロセスによる昇進（一つの職位レベルから別の職位レベルへの上位移動）の場合、Greenhouseのノートセクションに部門固有のPeople Business Partnerをタグ付けして、オファーを進める前に整合性を確保する。また、オファーが新役割のスキップレベルリーダーによって承認されていることを確認する。
- リクルーターがHelpLab経由で適格性ステータスを確認（チームメンバーが適格と確認）したら、チームメンバーに連絡して自己紹介をし、社内採用プロセスについての期待値を設定する。現在のマネージャーへの通知を確認することも含まれる。
- チームメンバーが適格でない場合、リクルーターは適切な拒否メールテンプレートを送信する。
- リクルーターはチームメンバーの現在の補償（Workdayで確認）を確認し、役割の給与範囲と予算に沿っているかチェックする。
- チームメンバーの現在の補償が役割の予算および/または給与範囲を超えている場合（レベルまたは異なる求人ファミリーのため）、リクルーターはチーム面接を完了する前に補償の変更の可能性についてチームメンバーに通知する。
- リクルーターはTalent Acquisition Process Frameworkに記載されているプロセスをすべての候補者に対して続ける。社内採用プロセス全体を通じて候補者、現在のマネージャー、採用マネージャーとのコミュニケーションには、Greenhouse内の指定テンプレートを使用する。
- 社内候補者がオファーステージに進むことが確認されたら、リクルーターはチームメンバーの現在のマネージャーと潜在的な新マネージャーをSlackでつなぎ：
- チームメンバーのオファーが作成されることを正式に通知する。
- 同時に、Greenhouseのノートに関連するPeople Business Partner（離職側と受入側の両PBP）をタグ付けして通知し、社内移動を追跡して必要な措置を取れるようにする。
- 双方にとって都合の良い移行日の議論を促進する。TAの関与はこの会話を促進することであり、意思決定者ではないことに注意。移行日は現在のマネージャーと採用マネージャーの間で合意されるべきです。TAがオファーの承認を提出するには確定した開始日が必要です。
- 移行タイムラインの推奨例：
- バックフィルを持つチームへのリードタイムを確保するため、公式移行日は4〜6週間を目標にする
- 全面的な移行に向けてスムーズに移行するための1か月の50/50の分割。
- Sales DevelopmentおよびSMBからの異動については、チームが口頭オファーの日付から45日間の移行期間を要求していることに注意してください。
- このプロセスに関する以下の注意点：
- TAはバックフィル承認プロセスで役割が承認されてからのみ正式なバックフィルを開始する
- 社内面接プロセスの最後にオファーがあった場合、現在のマネージャーが驚くことのないよう、応募前に現在のマネージャーと相談することはチームメンバーの責任です。
- TAはチームメンバーの現在のマネージャーとの補償変更について議論しない。
- TAはチームメンバーの現在のマネージャーに面接フィードバックや進捗状況を提供しない。これは1:1でマネージャーとチームメンバーの間で話し合われるべきです。
- リクルーターがチームメンバーの補償にアクセスできない場合（部門移動のため）：
- HelpLabでの社内異動ケーステンプレートを使用してPeople Connectにリクエストを提出する。リクエストの詳細に、候補者が選考に進んでおり、現在の補償詳細が必要である旨を記載してください。People Connectは給与の詳細のみを確認し、株式に関する確認はTotal Rewardsチームが別途行う必要があります。
- 48時間以内に、People Connectチームは回答し、オファー作成に活用するための年間基本報酬の詳細をリクルーター（採用マネージャーとのパートナーシップのもと）に提供する。
リクルーターのSlackメッセージテンプレート
Hi XX and XX,
As you are both aware, XXX has been interviewing for the XXX role and the team is ready to move forward with an offer! I wanted to connect you both as their current and future managers to cover a few items as we start the offer process:
- What transition date works best for the both of you? The GitLab standard recommendation is between 4-6 weeks (OR 45 days for Sales Development). Please see our handbook page here for some suggestions on transition timelines.
- Please discuss any outstanding items that may require XX to stay in their current role longer than 6 weeks as we want to ensure they’ll be able to have a smooth transition between roles.
- I’d recommend connecting live if you can, but if not, async works and we can use this channel. If you do connect live, please confirm with me once you’ve done so and agreed on a start date. Once I have that information, I will proceed with the formal offer approvals. Once they accept the offer (and sign the Job Change Letter), we will be able to move forward with their backfill process. Thanks!
- If the hiring team would like to move forward with an offer, the Recruiter will access the team members current compensation in Workday to create the offer (in partnership with the hiring manager). Any confirmation on equity would need to be verified by the Total Rewards team separately.
- Once an internal candidate verbally accepts an offer, the Recruiter will notify CES to get the Job Change Letter (JCL) to the team member.
CESの責任
- 社内採用プロセス中に社内チームメンバーのスケジュールを組む際は、チームメンバーのGoogleカレンダーを使用する。これにより一貫性と効率的なスケジューリングが可能になります。社内候補者には以下を通知する：
- 面接を希望しない時間帯をカレンダーにブロックする。
- 社内GoogleカレンダーにWorking hoursを表示する。
- エグゼクティブスケジューリングのスケジューリングプロセスに従ってください。
- リクルーターはJob Change Letter（JCL）を送付する準備ができたら、Greenhouse経由でCESに通知する。
People Connectの責任
- People Connectは社内機会に応募するチームメンバーのすべての適格性確認を担当する。
- People ConnectチームのメンバーのCandidateの適格性確認については、People Connectチームのマネージャーに直接連絡してください。
- HelpLab経由でリクエストを提出してPeople Connectに連絡する。People ConnectはHelpLab経由で提出されたリクエストに返信することでリクルーターに適格性確認完了を通知する。部門固有の適格要件を満たしていることを確認：
- パフォーマンス適格性のガイドライン：
- Talent Assessmentで「Performing」または「Exceeding Performance」レベルと評価されたチームメンバーは他の役割の対象となる
- パフォーマンスが「Developing」と評価されているか、書面によるパフォーマンス管理中のチームメンバーは対象外となる場合がある。これらの状況ではマネージャーおよび/またはPBPの承認が必要
- Talent Assessmentを受けていないチームメンバーはマネージャーおよび/またはPBPの承認が必要
- 現在の役割での在籍期間適格性は6か月。例外：
- 求人ファミリーのスペシャリティ変更
- ビジネスへの影響（収益依存、暫定役割から正規採用）
- ビジネス主導の異動（再編成の例）
- SDRは12か月在籍
- SDR/BDRチームリードは3か月在籍
- パフォーマンス適格性のガイドライン：
- 追加の話し合いが必要な状況では、People Connect Leadsが部門固有のPBPに連絡する。
- オファーステージで、リクルーターが補償データにアクセスできない場合（候補者が部門を移動する場合など）、HelpLabでリクエストを提出して現在の補償情報を取得する：
- People ConnectはWorkdayでチームメンバーの現在の基本報酬を確認する。
- People ConnectはHelpLabリクエストで年間基本報酬の詳細を提供する。リクルーターはこの情報をオファー作成（採用マネージャーとのパートナーシップのもと）に活用できる。
現在のマネージャーの責任
- チームメンバーが社内機会に応募したことを通知したら（応募ステージで通知するべき）、1:1で面接の進捗状況を確認する。
- チームメンバーがオファーステージに移行した場合、リクルーターがSlackで採用マネージャーとつないでくれます。TAからそのSlackを受け取るまでオファーは確定していません。受け取ったら、リクルーターが概説した手順に従ってください。
- 移行日が合意されたら、現在のマネージャーはリーダーシップに通知し、バックフィル承認プロセスハンドブックページに概説された手順に従う責任があります。
- チームメンバーが新しい役割に選ばれなかった場合、現在のマネージャーはチームメンバーと面談して現在の役割における継続的なキャリア開発について話し合う。
採用マネージャーの責任
- 社内チームメンバーが応募し、上記の必要な適格性確認を完了したことがリクルーターから通知され、すべての候補者に対してTalent Acquisition Process Frameworkに概説されているプロセスに従います。
- チームメンバーがオファーに進む場合、リクルーターがチームメンバーの現在のマネージャーと採用マネージャーをつなぎます。Slackでリクルーターのメッセージに概説された手順に従ってください（詳細は上記参照）。
- 採用マネージャーはリクルーターから候補者の補償期待値を提供されます。リクルーターとのパートナーシップのもと、予算、候補者の期待値、社内給与の公平性に合致した補償を提案することは採用マネージャーの判断に委ねられます。
- 面接後に社内候補者を拒否する必要がある場合、採用マネージャーがZoomでチームメンバーと面談して決定を伝え、建設的なフィードバックを提供することが必要です（フィードバック提供のアウトラインは以下を参照）。
拒否された候補者へのフィードバックの提供
チームメンバーを拒否する必要があるどのステージでも、リクルーターと採用マネージャーが連携して、採用マネージャーによって適切なフィードバックが提供されるよう最善のアプローチを決定します。候補者に対して、建設的で成長に焦点を当てながら、透明性のある誠実なフィードバックを提供することが重要です。
採用マネージャースクリーンまたはそれ以降まで進んだ候補者に対しては、以下のアプローチを検討してください：
- すべてのスコアカードのテーマを凝縮して、面接でうまくできたこと、改善の機会について匿名の概要を作成する
- 採用マネージャーとして、候補者がポジションに必要なコンピテンシーを持っていない理由について主要なポイントを記録する
- 候補者がうまくできており継続すべきこと、将来に向けて改善すべき他の分野についての主要なポイントを記録する
- それらの分野に取り組むための具体的かつ実行可能な手順を提供する
- これらのトピックを同期的なミーティングで候補者と確認する
この会話の準備のためのガイドラインテンプレートは次のようになります：
うまくできたこと：
- 過去にその役割で面接した分野の改善例を持っている
改善の機会：
- 一般的に、質問に対して（XYZなどの）経験が不足していた場合、この役割の準備として受けたレッスン/トレーニングに基づいて答えることができなかった
主要なポイント（同期的に伝える）：
- 彼ら/彼女らは（これらの職務要件）という観点でこの役割の日々の責任を理解しているが、（これらの他の職務要件と将来直面するかもしれない課題）という観点での長期的な見通しにはまだ準備ができていない。これらの分野でコーチング可能かもしれず、GitLabでの優れた実績を持っているが、このポジションは時間的に要求が高く、役割内でのサポートが十分に得られない可能性がある。以下をお勧めする：
- 候補者がGitLab内でより多くの経験を積むために取れる具体的なアクション
ポジションに対してより適格になるために取れるアクションが不明な場合は、役割の職務要件および/またはJob Frameworkを参照して、具体的なアクションを定義するためのインスピレーションを得てください。
社内採用プロセスサーベイ
- チーム面接ステージまで進んだすべてのチームメンバーにサーベイが送付される。
- このサーベイで測定する項目：
- 設定された期待値
- リクルーターとのインタラクション
- 面接担当者の体験
- タイムリーな体験
- スケジューリング
- フィードバック（拒否された候補者に対して）
- 総合的な体験評価
- このサーベイに関するTalent Acquisitionの目標は、基準となるサーベイデータが収集された後に決定される。
