Candidate Experience Specialistの責務

CESチームは、GitLab Service Desk と ModernLoop を活用して、CESチームへのすべての受信リクエストを追跡します。GitLab チームメンバーで Candidate Experience チームへのリクエストや質問がある場合は、[email protected] にメールを送ると、CES Service Desk 内に自動的に Issue が作成されます。どの CES チームメンバーがあなたのリクエストを担当するかについては、アライメントページをご覧ください。私たちのチームはインタビューのスケジューリングに ModernLoop を活用しており、既存のカレンダーや ATS とシームレスに連携しています。

CESチームによる Service Desk の運営方法

1. この CES Service Desk プロジェクトで適切な通知を設定します。
   • 右上の「Star」と「Clone」の隣にあるベルアイコンをクリックします
   • 「Custom Settings」に移動します
   • 「Issue is Created」にチェックを入れます
   • ウィンドウを閉じます
2. 左側のメニューバーで「Issues」をクリックします
   • ここがすべての受信 CES メールが Issue を作成する場所です。誰かが CES メールエイリアスにメールを送ると通知が届きます。対応が必要な「メール」はすべて、このプロジェクト内にオープン Issue としてリストアップされます。
3. 各 CES は、Service Desk と個人のボード内の Issue にトリアージを行うことから作業日を開始し、Issue に適切なラベルを追加します。
   1. 新しい Issue をクリックします
   2. 未割り当ての場合は、自分自身または担当 CES に右側のツールバーから割り当てます
   3. Issue メッセージを読みます
   4. ラベリング - 各 Issue には少なくとも1つの適切なラベルを付ける必要があります。
   5. Issue にコメントを追加して「メール」に返信する場合は、候補者へのメールと同様にコメントを入力してください。常に候補者がどのメールにも含まれている可能性を念頭に置いてください。
   6. アクションが不要で Issue が解決済みの場合は、クローズできます。解決しようとしている問題が解決されるまで Issue をクローズしないでください。
4. ボードの作成 - 割り当てられた Issue を一か所で表示・管理するため
   1. 左のメニューの「Plan」の下にある「Issue Boards」をクリックします
   2. 現在のボードビューであるチームメンバーの名前をクリックします（例：「Alice」）
   3. 「Create new Board」をクリックします
   4. 新しいチームメンバーの名前または適切なボードラベルとして新しいボードにタイトルを付けます
   5. 「show closed list」のチェックを外します
   6. 「Scope」の隣にある「Expand」をクリックします
   7. 「Assignee」セクションの下で「Edit」をクリックし、適切な担当者を選択します
   8. 「Create Board」をクリックしてボードを作成します
   9. 列/特定ラベルリストを追加するには、オープン Issue の列の隣の「+ New List」をクリックします
   10. 「Scope」の下で「Label」が選択されていることを確認します
   11. 「Value」の下で目的のリストの適切なラベルを選択します
   12. ボード上のリストの順序を変更するには、リストをクリックしてドラッグします

チームインタビュー

• 候補者がチームインタビューの準備ができると、採用担当者は ModernLoop で候補者の都合のいい時間を確認するリクエストを送ります。可用性リクエストが送られると、CES のスケジューリングタスクが作成されます。
  • 採用チームが定めたロールの短いタイムラインがある場合は、インタビューをスケジュールする必要がある期限について CES に事前に知らせる必要があります。インタビュアーの準備時間を確保するため、インタビューは最低48時間後にスケジュールすることをデフォルトとします。
  • 注意点: Greenhouse で @ces をタグ付けする際は、同じ ping でチーム以外の人をタグ付けしないでください。そのユーザーが Service Desk プロジェクトに追加されてしまいます。
• 24時間以内に返答がない場合、CES はフォローアップで候補者の都合確認リクエストを再送し、次のメール送信から24時間後に Issue の期限を設定して再度可用性を確認します。
  • 候補者に2回目のメールを送っても返答がない場合、CES は採用担当者に無返答を通知し、それ以上可用性の取得を試みません。
• 可用性が確認できたら、CES は Greenhouse/ModernLoop のインタビュープランに基づいてインタビューをスケジュールします。
  • CES はインタビューに ModernLoop の Zoom 統合を使用します
  • 候補者が可用性を提供した後、オプションのステップとして、スケジューリングに課題がある場合は CES チームメンバーが Greenhouse から「Candidate First Touch Email」を送ることができます。
• このメールは、候補者のインタビュースケジューリングが進行中であることを伝え、候補者とのエンゲージメントを高めるために送信されます。
• CES が応募者プロフィールのマージアラートを確認した際に、プロフィールが一致している場合（候補者のメールアドレス、電話番号、または履歴書が一致している場合）、応募者プロフィールをマージします。手順についてはホームページの候補者衛生セクションをご覧ください。
• CES は ModernLoop 経由でインタビュー確認を送信します
• CES はスコアカードに基づいて自動的に次のインタビューをスケジュールしません
  • 採用担当者またはハイリングマネージャーは、次のインタビューラウンドのスケジューリング支援を ModernLoop で要求するため、上記と同じスケジューリング手続きに従う必要があります。
  • 「no」または「definitely not」のスコアカードを受け取った候補者は、不合格にする前に採用担当者とハイリングマネージャーと話し合う必要があります。

テクニカルインタビューのスケジューリング

特定のポジションでは、候補者が自身の知識とスキルを実演するテクニカルインタビュー（例: Ruby on Rails、Golang、フロントエンドなど）が必要です。テクニカルインタビューリクエストは、採用担当者が「Technical interview, level & coding language pool - 90 mins」というフォーマットを使用するため、ModernLoop のスコアカードタイトル内で識別できます。

重要事項：

• これらのインタビューは90分間です
• 候補者はインタビューをスケジュールできる前に GitLab ユーザー名を提出する必要があります
• インタビュアーと候補者はインタビュー前に準備する時間が必要なため、インタビュアーがインタビューの3営業日（または72時間）前にマージリクエストを送るため、インタビューは3.5〜4営業日後にスケジュールされます。
• インタビュアーは候補者と同じジョブレベル以上でなければなりません。インタビュアーは自分より上位のジョブレベルの候補者をインタビューすることはできません。

テクニカルインタビューをスケジュールするには、CES は以下のプロセスに従ってください：

• 候補者がチームインタビュー段階に正常に到達すると、採用担当者は候補者に可用性リクエストメールを送ります。このアクションにより、ModernLoop で CES のスケジューリングタスクが開始されます。
  • 候補者が応募または選考段階で GitLab ユーザー名を提出しなかった場合、採用担当者は GitLab ユーザー名フォーム（チームインタビュー段階またはエバーグリーン段階にあります）も送ります。これにより、候補者に GitLab ユーザー名をフォームに入力するよう求めるメールが生成されます。
• CES は CES サービスデスクに別のチケットを受け取ります：
  • 入力済みの GitLab ユーザー名フォーム。これは候補者がメールに返信した後にのみサービスデスクに届き、ユーザー名は自動的に候補者プロフィールの「Details」タブの「Details > Other」の下に追加されます。CES は GL ユーザー名が有効であることを確認し、GL ユーザー名が URL 形式であることを確認してください。
  • CES は ModernLoop のテクニカルスケジューリングタスクに「GL Username received」タグを追加します。
• 候補者の GL ユーザー名が有効であることを CES が確認したら、CES チームメンバーは ModernLoop でインタビューのスケジューリングに進むことができます。
  • 注意: インタビュアーにインタビュー招待を送る際は、「Technical Interview with MR」テンプレートを選択してください。
• CES は ModernLoop を通じて候補者に確認を送ります。
  • 候補者にインタビュー確認をメールで送る際、CES は適切な（Ruby、Golang）ModernLoop メールテンプレートを選択します。これにより、テクニカルインタビューで何を期待できるかについての追加情報が候補者に提供されます。

インタビュー24時間前にMRへの提出がない場合

• インタビューの予定24時間前までに候補者が MR にいかなる作業も提出していない場合、インタビュアーが CES チームに通知します。
• CES チームメンバーはインタビューをキャンセルし、Greenhouse の「Email to candidate - MR Not submitted」テンプレートを使用して候補者にメールを送ります。CES は採用担当者に通知するために候補者の Greenhouse プロフィールにも備考を残します。
• CES は採用担当者から指示を受けるまでインタビューを再スケジュールしません。

エグゼクティブインタビューのスケジューリング

以下のプロセスは、Executive Business Administrator（EBA）チームとエグゼクティブ採用担当者とパートナーシップを組みながら、CES チームがエグゼクティブインタビューをスケジュールする際に従う手順を概説しています。Candidate Experience チームと EBA チームは、インタビューのスケジューリングに 24 時間の SLA 応答時間を遵守します。エグゼクティブ採用担当者からのインタビューリクエストは、エグゼクティブカレンダーのみにスケジュールされます。

1. 採用担当者は ModernLoop でスケジューリングタスクを作成し、CES の ModernLoop 内「My Tasks」リストに表示されます

• CES は EBA チートシートドキュメントでエグゼクティブインタビュアーの設定を参照し、#EBA-team-interview-requests チャンネルでインタビュー詳細を各 EBA に連絡します。
• このチャンネルでインタビューをリクエストするには、「Workflow」をクリックして各フィールドに適切な情報を入力します。

1. CES は、返答を待つ間、EBA スケジューリングタスクへの Slack リンクとともに ModernLoop のインタビュータスクに「Pending EBA」ラベルを追加します。

注: フォローアップの SLA は、スケジューリングを遅らせる時間の競合を確認するために 24 時間です。時間が合わない場合は、CES が候補者にさらに多くの可用性をリクエストするか、インタビュアーに合う時間を提案することができます。

1. EBA がインタビューに最適な日時を確認したら、CES は ModernLoop を通じて候補者にインタビュー確認メールを送ります。

2. CES は ModernLoop を通じてインタビューをスケジュールし、インタビュアーにカレンダー招待を送ります。招待は必ずプライベートに設定してください。

3. CES は元の Slack メッセージで緑のチェックマーク絵文字を使用してインタビューのスケジュールを EBA に通知し、チケットをクローズします。

このプロセスは、エグゼクティブ採用だけでなく、EBA がサポートするエグゼクティブチームメンバーが含まれるあらゆる採用やインタビューにも適用されます。すべてのエグゼクティブチームメンバーが EBA サポートを持っているわけではないため、通常の CES スケジューリングプロセスに従って ModernLoop で直接スケジュールされる場合があります。

注意：

• 候補者がリスケジュールを必要とする場合は、Slack チャンネルで適切な EBA に通知し、候補者の更新された可用性と Greenhouse プロフィールを共有してください。
• EBA と CES チームは、Slack チャンネルでインタビューの変更や懸念事項を伝えます。オファーのフラグ立て、インタビュースコアカードの記入、またはエグゼクティブのスケジュールに関するリクエストなど、その他のリクエストもこのチャンネルで伝えることができます。

候補者のアクセシビリティと配慮リクエストプロセス

GitLab では、すべての人が貢献できる機会を持てるインクルーシブな環境の育成に取り組んでいます。以下の手順は、候補者が提出したアクセシビリティと配慮リクエストをチームが処理するためのワークフローを概説しています。

1. Googleフォームの提出

• 候補者は以下のいずれかの配慮リクエストフォームを提出します：
  • 候補者ポータル - 配慮リクエストフォームへのアクセスは電話スクリーニング段階でポータルを通じて提供され、インタビュープロセス全体を通じて利用可能です。
  • 最初のインタビュー可用性メール。

1. CESへの通知と初期レビュー

候補者が配慮フォームを提出すると、すぐに CES に通知が届きます。初期レビューでは、CES は以下のマトリックスを使用して配慮がレベル 1 かレベル 2 かを判断します。

1. 候補者への確認メール送信

• 24時間以内にレベルに関わらず、CES は候補者に「Accommodation Request Acknowledgment Email」を送ります（リクエストのレベルに基づいて GH からテンプレートを選択してください）。

1. Greenhouse コーディネーション移管

• 候補者の GH プロフィールで、「Application Coordinator」を指定された配慮担当 CES に設定します。これにより、Modernloop はすべての将来のスケジューリングタスクを自動的にルーティングし、一貫したサポートと配慮漏れゼロを維持します。

1. タグ付けとドキュメント管理

• CES は Greenhouse に配慮タグを追加し、追跡のために ModernLoop（ML）に内部メモを追加します。候補者のプライバシーを維持するために、メモは汎用的に保ちます。

1. 標準配慮の実施

• レベル 1 の配慮については、スケジューリング時に CES はインタビュアーの招待に「accommodation requested:」の隣に TE スニペットを使用して配慮を含めます。クローズドキャプションには「zoomclose」、延長時間には「adtime」を使用します。
• 候補者が複数日のインタビューをリクエストした場合、CES はそれに応じてインタビューをスケジュールします。
• 配慮全体の実施における SLA は 24 時間です。

1. 非標準リクエストのエスカレーション

• レベル 2 のリクエストについては、CES は専用のプライベート Slack チャンネルにリクエストをエスカレーションします。
• チームは実装戦略を作成し、ポリシー例外の承認を確保し、決定の根拠を文書化し、最終計画を電子メールで候補者に通知します。
• 配慮が対応可能な場合、CES は ML インタビュアーの招待も更新して配慮リクエストとその実施方法を反映させます。
• 配慮全体の実施における SLA は 48 時間で、TMR/法務との協議と候補者への通知を含みます。

1. インタビュアーへの連絡と確認

• スケジューリング後、CES はインタビュアーに配慮について DM し（レベル 1 と 2 の両方、対応可能な場合）、成功したインタビューを実施するために必要なサポートがあることを確認します。

注意: CES は説明責任とフォローアップのために、すべてのインタビュアーとのコミュニケーションと確認の内部追跡を維持します。追跡シートは CES チームリポジトリに参照用リンクが掲載されています。

ModernLoop

ModernLoop は、Candidate Experience チームがインタビューを予約するために使用するスケジューリングツールです。

ModernLoop へのログイン

Okta の ModernLoop タイルを選択し、SSO を使用してログインしてください。

Chrome ブラウザに ModernLoop Chrome 拡張機能がインストールされていることを確認してください。

ModernLoop を使用したインタビューのスケジューリング方法

• 左のタスクバーを使用して「My Tasks」に移動します
• 「Action required」バケットで、「ready to Schedule」ラベルの候補者をクリックします
• サイドウィンドウが開くので、スクロールして「Schedule now」ボタンをクリックします。ページが候補者の可用性に開きます。右側で「Next: Setup Interviews」ボタンを押します。
• スケジュールする必要があるインタビューの情報（時間、インタビュアー、スコアカードなど）を確認し、「Next: Find Schedules」をクリックします
• ModernLoop はインタビューオプションのリストを作成します。インタビュアーのカレンダーを確認するには、インタビュアーのカードの右上にある「view」オプションをクリックします。
• スケジュールオプションを選択するには、オプションカードの右上の「use schedule」をクリックします。
• 場所は自動的に Zoom として選択され、Zoom ルームが選択されます。どの Zoom ルームを使用するかについては CES チームに確認してください。オーバーブッキングを避けるため、各 CES メンバーはスケジューリング時に使用する特定の Zoom ルームが割り当てられています。
• ModernLoop でスケジューリングする際のカレンダーセクションは、インタビューがスケジュールされると表示される内部カレンダーを指します。候補者イベント用の「Candidate Interview Calendar」と内部イベント用の「Interview calendar」があります。これらのカレンダーはこのセクションに自動入力されます。
• ドロップダウンリストから候補者へのメールテンプレートを選択します。
• インタビューにブリーフが必要な場合は、「Add attachment」を選択して含めることができます。
• インタビュアーへの招待については、ドロップダウンリストから正しいテンプレートを選択します
• すべての詳細を確認し、「Confirm and send」を押します
• 候補者への招待を送る前にインタビュアーへの招待だけを送りたい場合は、「Send internal only」を選択します。これにより、インタビュアーへの招待が送られ、候補者は「My tasks」の「Pending」セクションに移動します。候補者への招待を送りたい場合は、候補者プロフィールに移動して「finish and Send」をクリックします。

内部インタビューのスケジューリング方法

• 内部候補者のスケジューリングタスクを採用担当者から ModernLoop で受け取ったら、タスクに「internal candidate」タグが適用されていることを確認します。
• 見当たらない場合は、追跡のために「internal candidate」タグを ModernLoop タスクに自分で追加します。
• 外部候補者とは異なり、採用担当者は内部候補者にメールで可用性をリクエストしません。代わりに、候補者が提出した可用性を待たずに直接インタビューを手配するために CES のスケジューリングタスクを作成します。
• 採用担当者は、CES がインタビューをスケジュールするために候補者の GitLab カレンダーを利用することを候補者に伝えます。
• CES は候補者の可用性提出を待たずに直接通話のスケジューリングに進んでください。
• Google カレンダーにアクセスして、インタビュアーと内部チームメンバーのカレンダーを並行して表示します。
• 適切な時間帯が確認できたら、インタビューをスケジュールし、ModernLoop で内部候補者に確認を送ります。

スケジュール済みインタビューのインタビュアーの追加または変更方法

• スケジュール済みインタビューにインタビュアーを追加または変更したい場合は、「My tasks」で「scheduled」に移動し、スケジュール済みインタビューをクリックします。
• インタビューの詳細を含むサイドページが開いたら、インタビュータイルの 3 つのドットをクリックし、「Edit Interview」を選択します。
• インタビュアーを追加するには「add interviewer」を選択し、新しいインタビュアーの名前を入力します。
• インタビュアーを削除するには、名前の隣の 3 つのドットを選択し、「remove interviewer」を選択します。

インタビュアーモジュールの設定方法（インタビュアープールとトレーニングプラン）

ModernLoop のモジュールはインタビュアープールであり、研修生がシャドウ/リバースシャドウを経て進めるようにもなっています。

モジュールを設定するには、以下の手順を実行します：

• 左のタスクバーの「Modules」に移動します
• 「New Module」をクリックします
• モジュールに名前を付け、トレーニングプラン（通常は2回のシャドウと1回のリバースシャドウ）を選択し、「role-by-role」を選択して作成します
• 「add interviewers」をクリックし、モジュールのトレーニング済みインタビュアーの名前を入力します。次に「fully trained」を選択すると、インタビュアーがモジュールに追加されます。
• 研修生を追加するには、右上隅の「Add interviewers」をクリックします。研修生インタビュアーの名前を入力し、「Trainee」を選択します。

モジュールを削除するには、モジュールをクリックし、「settings」に移動して「delete module」をクリックします。

インタビュープランにモジュールを割り当てるには：

• 「Jobs」に移動し、インタビュアーモジュールを使用するジョブを選択します。
• 「stage」タブを選択し、必要なインタビュー段階を選択します。
• インタビュープランには、Greenhouse のこの段階のインタビューが表示されます。「Add Interviewer」をクリックし、使用するモジュールの名前を入力します。

テクニカルインタビューのスケジューリング方法

• テクニカルインタビューにインタビュアーモジュールが必要な場合は、ジョブインタビュープランで正しいインタビュアーモジュールが選択されているか確認します。
• 1:1 インタビューと同じ手順でインタビューのスケジューリングを続けます。
• 候補者メールには「Technical Interview - Candidate confirmation」テンプレートを選択し、正しいテキスト展開スニペットを使用してテクニカル指示を追加します。
• MR があるインタビューには、インタビュアーへの内部招待に「Technical Interview with MR」を選択します。
• モジュールからシャドウインタビュアーがいる場合、ModernLoop は誰がリードで誰がシャドウかをインタビュアーに伝える段落を自動的に追加します。
• 「Select finish and send」を選択します。

組織全体の設定の更新方法

注意: 組織設定を変更できるのは管理者のみです。 組織設定はホームページの左側のメニューにあります。

候補者が採用プロセスから辞退した場合

候補者がインタビュープロセスから辞退したいと CES Service Desk にメールを送った場合、CES は候補者のメール（Service Desk チケットではなく）に返信し、採用担当者を CC に入れます（採用担当者がすでにメールに含まれていない場合）。CES の返信は、採用担当者が候補者を引き止める機会がある可能性があるため、確定的なことは言わないようにしてください。基本的な返答は以下の通りです：

Candidate Name 様、メールありがとうございます。こちらのメールに採用担当者を CC として追加しました。追加のご質問がございましたら、担当者よりご連絡いたします。

CES は辞退した候補者の Greenhouse プロフィールで採用担当者をタグ付けする必要もあります。

唯一の例外はエグゼクティブの役職です。辞退メールをエグゼクティブ採用担当者に転送するだけで、フォローアップは採用担当者が対応します。

秘密保持契約（NDA）

候補者に秘密保持契約（NDA）を送るには、採用担当者は Greenhouse で @ces にメンションしてください。 CES は DocuSign にログインし、「start」と「use a template」を選択して、共有テンプレートにアクセスします。 NDA が返送されたら、Greenhouse の「details」セクションにドキュメントをアップロードします。DocuSign から別ファイルとしてこのドキュメントをダウンロードし、NDA 本体のみを使用してください（サマリーは不要です）。

バックグラウンドスクリーニング

GitLab はリファレンスを取得し、雇用確認とともに犯罪記録チェックを実施します。

• 候補者がベルギーにいて、そのポジションがグレード 9 以上でない場合、CES または採用担当者（リファレンスチェックプロセスを開始する方）は、リファレンス/バックグラウンドスクリーニング段階に #legal Slack チャンネルを通じて法務チームに求人票を送り、そのポジションが信頼職かどうかを判断する必要があります。
• 採用担当者は「Email the team」を選択し、口頭オファーがなされた後に CES に「CES Start Contract Request」メールを送ってオファーレターとバックグラウンドスクリーニングプロセスを開始する必要があります。
• Candidate Experience Specialist はバックグラウンドスクリーニングを開始し、候補者のコントラクトプロセスを開始します。
• バックグラウンドスクリーニングの結果は Senior Background Check Specialist が受け取り、必要に応じてチームメンバー関係部門と法務にエスカレーションされます。

バックグラウンドスクリーニングのレビューに関する詳細はこのページをご覧ください。

Greenhouse を通じたバックグラウンドスクリーニングの開始

1. Greenhouse にログインし、候補者のプロフィールに移動します。
2. 「Application」タブをクリックします。
3. 「Export to Sterling」をクリックします。
4. 「Complete Report」をクリックすると、Sterling の Web サイトにリダイレクトされます。
5. 「Invite」をクリックし、2番目のステップから始まる以下の手順に従います。
6. 候補者がニューヨーク市にいて、すでにステップ 1 を開始している場合は、従来の米国チェックではなく NYC ステップ 2 を注文してください。

Sterling Talent Solutions を通じたバックグラウンドスクリーニングの開始

1. Sterling にログインし、候補者のメールアドレスを入力して E-invite を送ります。
2. 「Applicant Information」に候補者の姓と名、および確認のためのメールアドレスを入力します。
3. 候補者の場所を選択します。米国の候補者は市と州を含める必要があります。
4. 次に、「Job Position」ドロップダウンメニューから「GitLab」を選択します。
5. 次に、候補者がいる国の名前を選択します。国が記載されていない場合は、「Global Screening」を選択します。
6. 最後に、ページの下部にスクロールして「Send」をクリックします。
7. Greenhouse プロフィールにバックグラウンドスクリーニングが開始されたことをメモします。

リファレンスチェックフォーム

オファーを提示する前に、採用担当者はリファレンスチェック段階でフォームを送ってリファレンスやその他のオファー関連情報をリクエストする必要があります。候補者がいる国に基づいて、すべてのジョブで利用可能なフォームのバージョンがいくつかあります。CES が Service Desk でフォームを受け取ったとき、確認する必要がある 3〜4 つのフィールドがあります：NYC のステータス、PIAA（従業員発明譲渡契約）、外部業務の開示、TMRG リクエストです。

NYC（ニューヨーク市）の場所

米国リファレンスチェックフォームのみ： 米国リファレンスチェックフォームは候補者に送られ、口頭オファーを提示する前にステップ 1 が完了されている必要があります。候補者が NYC またはその 5 つの区（ブルックリン、ブロンクス、ニューヨーク（マンハッタン）、クイーンズ、またはスタテンアイランドと記載される）に所在する場合に「Yes」を選択した場合、2 段階のバックグラウンドスクリーニングプロセスを完了する必要があります。

ロングアイランドは NYC の一部ではなく、このプロセスはそこの住民には適用されません。

1. CES サービスデスクは、候補者が「Reference Check Process Information - USA」フォームを提出したことを示すチケットを受け取ります。CES は候補者が NYC の場所の質問に「Yes」を選択したことを確認します。
2. CES はプロセスを案内するためにチケットにテキスト展開スニペット refchecktodo を追加します。CES は「NYC BGC」ラベルを追加します。
3. CES は https://sterlingcheck.app/dashboard/#/dashboard/ にアクセスします。チェックと共に配信されるメールテンプレートを編集できるため、このバージョンの Sterling を使用することが重要です。
   • NYC Step 1 スクリーニングパッケージを選択します。「Employment Location」フィールドにサンフランシスコ、「Projected Salary」フィールドに候補者の給与（この範囲は候補者の GH プロフィールの「Approvals」タブにあります）を入力する必要があります。「next」をクリックします。
   • 次のページの「Email Content」で、ドロップダウンから「NYC Step 1」テンプレートを選択します。
   • ページ下部にスクロールして候補者のフルネームとメールアドレスを入力します。「Send Invite」を送信します。
4. CES はチケットに「Pending」ラベルと期限を追加します。ETA があるかどうかを確認するため、Greenhouse で 1 営業日後のフォローアップリマインダーを作成します。
   • Sterling で ETA が設定されたら、その ETA 日付で Greenhouse に別のフォローアップリマインダーを作成します。結果は ETA より早く届く場合があります。
   • BGC エスカレーション（例：「Status: Unperformable」または「Status: Consider」）については、Senior Background Check Specialist に連絡してください。
5. このプロセスは、雇用確認と犯罪チェックを分離する NYC 法のために追加されました。Sterling での Step 1 スクリーニング結果のステータスに注目してください。ステップ 1 がクリアされるのを待っている間、採用担当者は候補者に口頭オファーを提示し、Greenhouse でのオファー作成と承認段階を進めることができます。採用担当者は準備ができたら CES にコントラクトリクエストチケットを送ることができますが、CES はステップ 1 がクリアされるまで書面によるコントラクトを候補者に送ることができません。 ヒント: CES サービスデスクがコントラクトチケットを受け取ったら、この候補者が NYC 2 段階バックグラウンドスクリーニングプロセスを受けていることをチームメンバーに思い出させるために、NYC BGC ラベルをすぐに追加してください。
   • 他のチームメンバーが開始した Sterling の BGC を確認する際は、Sterling ダッシュボードの左上の「Entire Organization」を必ず選択してください。
6. 採用担当者が CES にコントラクトチケットを送ったら、CES は Greenhouse 統合を通じてバックグラウンドスクリーニングの NYC Step 2 を完了します。Sterling で NYC Step 2 スクリーニングパッケージを選択して送信します。 トラブルシューティングのヒント: Greenhouse Sterling 統合を通じてステップ 2 を開始する際に「expired」エラーが表示された場合は、Sterling Direct ダッシュボードに移動します。右側の「E-Invite Applicant to Background Check」で候補者のメールアドレスを入力し、「Invite」を選択します。
   • 申請者の情報を入力します
   • 「Order Information」で、ジョブポジションとして GitLab を選択し、「Screening Package」で NYC Step 2 を選択します。
   • 次にページの右下にスクロールして「Send」を選択します。

外部業務と PIAA プロセス

フォームでは、候補者が外部業務、副業、発明などを開示することが求められます。「none」または「n/a」と記載されている場合は、このステップをスキップできます。候補者が外部業務セクションまたは PIAA セクションのいずれかに情報を開示した場合、CES は以下の手順を実行します：

1. CES は TA Candidate PIAA and Outside Work Disclosure Group にアクセスします
2. CES はページ右上の「New Project」をクリックします
3. 「Create from template」を選択します
4. 「Group (1)」タブを選択し、青いボタン「Use Template」をクリックします
5. 「Project Name」に候補者の名前をタイトルとして作成します
6. 他のフィールドはそのままにして「Create Project」をクリックします
   • 注意: プロジェクトが作成されると、そのプロジェクト内に Issue を作成できるページに移動します。ここで開示に関するすべての情報を提供し、HM、TMR、採用担当者、ディレクターを参加させます。
7. ページ左側の「Issues」をクリックし、「New Issue」を選択します。
8. 「Issue Name」に候補者のフルネームと受け取った開示の種類を使ってタイトルを作成します。
9. 「Description」ドロップダウンで「piaa_outside work_discussion template」を選択します
10. すべての関連情報を入力します。
    • 候補者の名前と Greenhouse リンク
    • CES チェックボックスの下に候補者が行った開示をコピー＆ペーストします
11. Issue を自分に割り当て、下部の「Create Issue」をクリックします
12. Issue が作成されたら、左のツールバーの「Manage」をクリックし、「Members」を選択します。
13. 「Invite Members」をクリック - HM の名前、ディレクターの名前、採用担当者の名前を入力し、「Guest」のままにして「Invite」をクリックします（これらは「Issue」レベルでのみ招待されるため、タグ付けされた Issue のみを確認できます。他のプロジェクトへのアクセス権はありません）
    • 重要な注意: すべての開示において、ディレクターレベルの承認が常に必要です。
14. Issue に戻り、「Edit」をクリックして情報ボックスで採用担当者、HM、ディレクターをタグ付けし、「save」をクリックします
    • これらのチームメンバーはタグ付けされたときにメールで通知されます。
15. Issue のコメントセクションで、TE スニペット「discreview」を使用して参加者に開示のレビューを求めます
16. コメントで承認確認が受け取れたら、CES は適切なラベルを削除します。
17. 法務レビューと承認が必要な場合、TMR が適切な法務メンバーを Issue に招待して審査を依頼します
18. 完全に承認されたら、「Fully Approved」ラベルを追加して Issue をクローズします。
19. 候補者の GH プロフィールに移動し、「Email (Candidate’s Name)」を選択します。「Disclosure Confirmation」テンプレートを選択し、候補者が行った開示を空白部分にコピー＆ペーストして送信します。このメールはあなたと採用担当者を CC に含めます。
20. 受信トレイからメールを PDF としてダウンロードし、候補者の Workday プロフィールの「Pre Hire Documents & Changes」フォルダにアップロードします。

TMRG との会話

私たちの採用プロセスには、候補者が TMRG チームメンバーとの面談をリクエストできる任意のステップが含まれています。これはオファーが提示される前にインタビュープロセスを完了した候補者に提供されます。候補者がこの機会を利用するかどうかは、全体的な採用決定には影響しません。

現在のすべての TMRG がこのプロセスに参加することに同意しています。グループリストはこちらから確認できます。

候補者がリファレンスチェックフォームを通じて TMRG チームメンバーとの面談をリクエストした場合、Candidate Experience Specialist は以下を行います：

1. 専用の #candidate_tmrg-call Slack チャンネルでこの通話の TMRG ボランティアに連絡します。
   • ショートカットボタンをクリックします（稲妻マークのついたプラスマーク）
   • 適切な詳細を入力します
     • 候補者はどの TMRG と話したいですか？
     • 候補者はどこにいますか？
     • 候補者はどのポジションにインタビューしていますか？
     • 「Submit」をクリックします
2. 送信後、リクエストはボランティアに自分の Calendly リンクと LinkedIn プロフィール（オプション）で返答するよう求めます。
3. ボランティアが見つかったら、Candidate Experience Specialist は Greenhouse で「TMRG - Reviewed」メールテンプレートを候補者にメールで送ります。CES はチームメンバーの名前、Calendly リンク、LinkedIn プロフィール（提供された場合）でテンプレートを更新して候補者に送ります。
4. 24時間以内にボランティアが見つからない場合、CES チームメンバーは専用の TMRG Slack チャンネルで TMRG に連絡します。
5. 2回目のリクエストから24時間以内にもボランティアが見つからない場合、CES は TMRG リードに連絡してスケジューリングの支援を求めます。リクエストから3営業日以内にボランティアが見つからない場合、CES は TMRG リードに会話への参加を求めます。

これらの通話に参加する GitLab チームメンバーへのアドバイスとして、あなたと GitLab でのあなたの役割についての短い自己紹介から始めることをお勧めします。その後は、目標があなたの質問に答え、私たちがどのように働くかについての洞察を提供することなので、候補者が会話をリードするように任せることをお勧めします。

これらの通話では Greenhouse にスコアカードを提出する必要はありません。候補者が何か問題と思えるもの（例：私たちの価値観に反する過去の行動を概説する場合）を言及したり、彼らを成功に導くために役立つ情報を共有した場合、その詳細をインタビューしている役割の採用マネージャーに共有することをお勧めします。これをレビューし、候補者の採用またはオファープロセスを変更する必要があるかどうかを決定するのはハイリングマネージャーの責任です。

コントラクトの送付

ハンドブックの Candidate Experience Specialist コントラクトプロセスセクションを参照してください

Candidate Experience Specialists がコントラクトを準備します。Candidate Experience Specialist は他のタスクよりもコントラクトを優先しますが、期待されるターンアラウンドは 1 営業日です。コントラクトが時間的に重要な場合は、急ぐ理由を説明してください。Candidate Experience Specialist が 1 営業日を満たせない場合は、Greenhouse で採用担当者と CES マネージャーに通知し、理由を説明します。

採用担当者は CES コントラクトプロセスページとコントラクト、試用期間、PIAAページ、および内部ハンドブックの雇用契約ページにあるコントラクトプロセスの基本知識を熟知しておく必要があります。

1. オファーのすべての側面を確認します：

• 新しいチームメンバーの法的名前がプロフィールに記載されていますか？
  • 候補者のリファレンスチェックフォームを確認して、法的名前が GH に正しく反映されているかを確認します
  • チームメンバーのフルネーム（法的 ID を目視確認する前の時点でわかる限り）を入力することが非常に重要です。フルネームはバックグラウンドスクリーニングプロセスのために提供される必要があります。人の法的名前全体と名前に使用されるアクセントを含め、できるだけ正確にすることが重要です。
• 新しいチームメンバーの住所は詳細ページに記載されていますか？
• 場所とオファーの詳細に基づいて必要なコントラクトの種類とエンティティは何ですか？
• すべての必要な情報（開始日、給与、場所など）は最新の状態ですか？
• 開始日は「no start date」ではなく、People Connect と IT が十分な通知を受けるための十分な時間を提供していますか？理想的には 10 日間の通知を提供しますが、チームはそれよりも短くても対応できます。
• 署名者は Candidate Experience Specialist によって決定され、更新されていますか？
• 新入社員の場所に基づいてエンティティが選択されていますか？ジョブタイトルに Federal または PubSec が含まれている場合は、採用担当者に Federal LLC ではなく Inc としてコントラクトが設定されているかどうかを確認してください。

1. オファーパッケージに記載されている詳細に基づいてテンプレートを使用して Greenhouse 内でコントラクトを生成し、OTE、ドロー、ボーナスがオファーの詳細に含まれているかどうかに注意してください。

2. 欠落している情報を収集するために採用担当者または新しいチームメンバーに連絡します（注意: 候補者の住所はリファレンスチェックフォームに記載されています）。

3. コントラクトが Greenhouse 外で作成された場合は、コントラクトが法務チームのメンバーによってレビューおよび承認されていることを確認してください。

4. Greenhouse 内から DocuSign でコントラクトをステージし、正しい署名者にメールを送ります。「To」フィールドに名前を入力し、事前に決定された署名者を選択します。「CC」フィールドに採用担当者とハイリングマネージャーを CC で追加します。

5. 候補者を採用済みにする前に Candidate Experience Specialist は、候補者が見込みになっている役割を含む他のすべてのアクティブな役割から候補者を不合格にします（不合格メールを送らずに）。注意: このステップをスキップすると、候補者が採用済みになったときにプロフィールが Workday にエクスポートされません。

6. すべての候補者について候補者を採用済みにする前に CES はプロフィルがマージされていることを確認します（内部候補者の場合、候補者が元の Hired の非アクティブな役割を表示していれば示されます）。ハンドブックの候補者衛生セクションで候補者マージの手順を確認してください。注意: このステップをスキップすると、プライバシーの問題が発生し、新入社員が自分の Greenhouse プロフィールを見る可能性が高まります。

7. 候補者を採用済みにする前に CES は採用担当者に通知し、他のすべてのアクティブな候補者に連絡または不合格にするための 24 時間を与えます。これが完了したら、CES は GH での採用手続きを進めることができます（候補者がまだ採用要件にいる場合は、候補者を採用済みにする際に「keep open」オプションを選択してください。これにより、採用要件に候補者が残るように新しいオープニングが作成されます）

8. 候補者を採用済みにする前に CES は候補者プロフィールの Details > Source & Responsibility セクションに記載されている採用担当者とコーディネーターが正確であることを確認してレポートの精度を確保します。

9. CES は Greenhouse で候補者を「Hired」にします：プロンプトが表示されたら、採用要件をクローズするオプションを選択してください。 新入社員の Workday プロフィールが自動的に生成されます。

10. Candidate Experience Specialist は Greenhouse から IT Ops、ハイリングマネージャー、採用担当者を CC にして新しいチームメンバーにウェルカムメールを送ります。候補者の場所とラップトップを自分で調達する必要があるかどうかに基づいて適切なウェルカムメールを送ります。

    • このメールにはラップトップ注文プロセスに関する手順が含まれています。

11. ウェルカムメールを送った後に開始日が変更された場合は、こちらの必要な手順を参照してください。

12. 開始日とオンボーディング日の整合の例外: 新しいチームメンバーが法的な理由（雇用の断絶を防ぐため）で特定の開始日を必要とするが、その特定の日（公共の祝日、Family & Friends Day などのため）にオンボーディングが制限されている場合、Candidate Experience Specialist はプライベート Slack チャンネル people-connect_ces で People Connect チームに通知できます。コントラクト、Greenhouse、Workday は実際のオンボーディング日に関わらず、同じ開始日を反映する必要があります。

Candidate Experience Specialist の候補者との最後の責任は、システムに候補者を採用し、People Connect に引き渡すことです。採用プロセスにはより多くの複雑さがあるため、CES は開始日の例外と新入社員の守秘義務を明確にするための以下のガイドラインを作成しました。

Greenhouse リマインダーの設定 - CES は GitLab Issue の期限機能を活用して開始日を追跡し、採用担当者との一貫したコミュニケーションを維持して採用要件の候補者が完全にクリアされることを確認します。CES は「Need to hire into Workday」ラベルを使用し、GitLab Issue に期限を設定して追跡することもできます。

People Connect チームは、エンティティ/PEO ベースのチームメンバーをオンボードするための SLA 期間として 10 営業日を持っています。例外の場合、People Connect チームに必要な最低通知期間は 5 営業日です。

プロアクティブなコミュニケーション - コントラクト生成と採用済みのマーキングに遅延または問題が発生した場合は、CES が #peopleconnect-ces Slack チャンネルですぐに通知することが不可欠です。開始日まで 10 日未満の緊急採用の場合は、people-connect_ces チャンネルで TE スニペット「Itlaprequest」を使用して、開始日に間に合うようにラップトップが配送できるかを確認してください。この確認を受け取った後にのみ、採用担当者に開始日を確定できます。

新入社員の例外 - 公的な発表を必要とする機密採用については、Alissa Meeks または Melody Patel に具体的なシナリオを知らせてください。また、関連するすべてのコミュニケーションに参加させて最新情報を共有してください。これも例外として扱われます。

グローバル祝日の確認 - CES は提案された開始日が新入社員の場所での祝日と重なるかどうかを確認する必要があります。新しいチームメンバーがオンボーディング初日にサポート/オンボーディングバディがいることを確認するために採用マネージャーと確認することは採用担当者の責任です。

緊急採用の開始日例外メール - このメールは、提案された開始日変更に関する必要な説明とビジネス上の正当な理由を求めます。People Connect チームはこれをケースバイケースでレビューします。緊急採用とは、HM が以前に合意した開始日より早い開始日を要求し、新しい開始日が候補者オンボーディングの標準 10 営業日の SLA 期間を遵守していない状況を指します。重要: People Connect チームへの最低 5 営業日の通知なしには例外は認められません。

緊急採用の主な理由は、重要なスキルギャップ/新しいビジネスチャンス、エクイティベスティンググラントオプション、予期しない退職やバックフィルです。CES はこのメールを候補者の Greenhouse プロフィールの「Email the team」オプションからアクセスできます。

CES コントラクトプロセス

採用プロセスがスムーズに進んだと仮定して、今度は適用されるコントラクトを準備する時です。口頭オファーがなされたら、Greenhouse の「email team」オプションを通じて Issue が作成されます。CES は Greenhouse 内の DocuSign を使用して申請者にコントラクトを送ります。まれに、CES は Google ドキュメントを使用して Greenhouse 外でコントラクトを作成する必要がある場合があります。その場合、CES は署名のために送る前にマネージャーにコントラクトの正確性をレビューしてもらう必要があります。

まず、以下を検証してください：

1. コントラクトを送る前に候補者が「offer」段階に移動されています。CES はこれを調整できますが、これは採用担当者が口頭オファーをする準備ができたときに行うステップであるため、採用担当者に通知することが重要です。
2. 開始日は「no-start day」ではなく、送付日から 10 日以上先です。People Connect は新入社員の処理に最低 5 日必要ですが、可能であれば 10 日をリクエストします。採用担当者は両当事者がコントラクトに署名するのにかかる時間と、残りのすべての候補者を不合格にする準備が必要です。
3. 候補者は私たちが採用できる国に住んでいます。すべての国の採用に関する SSOT はこちらです。
4. Greenhouse のオファーパッケージに記載されている通貨は、Total Rewards によって承認されない限り、通常は新しいチームメンバーの現地通貨である必要があります。これはオファーを提示する前に確認および承認される必要があります。通貨の変更は、同じ金額でも別の通貨の場合でも、Greenhouse での完全な再承認が必要になります。
5. チームメンバーがどのエンティティで雇用または契約されるかを確認します。ポジションのタイトルに「Public Sector」が含まれ、米国に所在する場合は、Federal コントラクトが必要な場合があります。採用担当者は PBP に確認してください。
6. 候補者がベルギーに所在する場合、CES または採用担当者は 2 つの追加事項に注意する必要があります。i. ベルギーには厳格な言語/翻訳要件があるため、CES または採用担当者は候補者がベルギーのどの地域に所在するかを確認し、法務に知らせて正しい言語での正しいコントラクトを確保し、必要に応じて翻訳を手配できるようにする必要があります。ii. そのポジションがグレード 9 以上でない場合、CES または採用担当者は、候補者がオファー段階にある際（何かを送信する前に！）に #legal Slack チャンネルを通じてロールのリンクと求人票を法務チームに送り、そのポジションが信頼職かどうかを判断する必要があります。
7. 採用担当者は「Email the team」を選択し、口頭オファーがなされた後に CES に「CES Start Contract Request」メールを送ってオファーレターとバックグラウンドチェックプロセスを開始する必要があります。

エンティティコントラクトの署名者

このチャートは GitLab の各エンティティで利用可能な署名者を示しています。優先する署名者の順に記載されています。このチャートは GitLab にエンティティがある新入社員のコントラクトにのみ使用してください。コントラクトの更新、ジョブ変更レター、異動などの内部異動には使用しません。

Greenhouse にコントラクトを追加する方法

1. 内部 GitLab ハンドブックで、すべてのコントラクトテンプレートの SSOT としてこのリンクに移動します。このフォルダにアクセスできるのは People Group、Finance、Legal のみです。
2. ハンドブックページで更新しようとしているコントラクトの正しいエンティティに移動します。
3. アップロードするコントラクトへのリンクをクリックすると、Google ドキュメントが開きます。
4. 「File」に移動し、「Download」をクリックして「Microsoft Word」を選択します。
5. Greenhouse にログインし、右上の歯車をクリックして「Configure」に移動し、「Offer Templates」を選択します。
6. 「Upload New」ボタンに移動してクリックします（All Offer Sections の下にあります）。
7. テンプレート名を入力します（慣例は通常「GitLab エンティティ employment-type、with/without bonus」、例: GitLab Inc full-time, with variable bonus/commission）。
8. 「Choose File」をクリックしてダウンロードしたドキュメントを選択し、「Save Template」をクリックします。
9. Greenhouse はドキュメントをアップロードし、ページの下部に表示されます。隣に「Test」ボタンがあります。クリックすると、すべての Greenhouse トークンが正しく入力されているかどうかが検証されます。エラーがある場合は通知されます。その後 Google ドキュメントのテンプレートに戻ってエラーを修正し、再ダウンロードして Greenhouse に再アップロードする必要があります（ミスのある元のものを削除した後）。すべてのトークンが正常に機能している場合、緑のチェックマークが表示され、このテンプレートをコントラクトに使用する準備ができています！
   1. すべてのトークン/フィールドが正しくフォーマットされているか確認します（{{ }}）。Google ドライブのテンプレートで中括弧（{ }）を含む各フィールドについて、そのフィールド（中括弧を含む）を対応する Greenhouse トークン（中括弧を含む）に置き換えます。例えば、ドライブテンプレートの {Contributor Name} は {{CANDIDATE_NAME}} に置き換えられます。
10. Greenhouse からコントラクトテンプレートを削除するには、テンプレート名の右側の 3 つのドット ... をクリックし、「delete」をクリックして確認します。

コントラクトテンプレートの SSOT はLegal と People Connect によって更新されたこのハンドブックページにあります。コントラクトへの更新はまずそこで行われ、タレントアクイジションチームは変更を認識して対応する Greenhouse テンプレートを更新できるように通知される必要があります。

これらの手順は、コントラクトが更新される際にPeople Connect および法務チームによって実行されますが、参考のために、テンプレートに変更が必要な場合は以下のタスクを参照してください：

1. 必ずしも明確ではないフィールドのいくつかは補償フィールドです。採用要件と候補者の別々のフィールドがあります。コントラクトには候補者フィールドを使用したいので、Greenhouse では給与の適切なトークンは {{CURRENCY}}、ボーナスは {{BONUS_AMOUNT}}、ストックオプションは {{STOCK_OPTIONS}} です。簡単に混同されるもう一つのフィールドはタイトルです。{{JOB_NAME}} は採用要件の名前で、必ずしも候補者が持つタイトルと同じではありません。適切なレベルと専門性を常に含めて候補者に対して正確であることを確認するには、{{FULL_TITLE__INCLUDING_LEVEL_AND_SPECIALTY_}} トークンを使用します。
2. 中括弧の検索置換プロセスの唯一の例外はベルギーのコントラクトです。編集が必要なフィールドがハイライトされています。
3. 任意の条項を削除する際は、段落/セクションの番号付けが引き続き意味をなすように注意してください。
4. 入力が必要な各フィールドが Greenhouse トークンに置き換えられていることを再確認してください。中括弧が誤って通常の括弧になっている場合があり、常に明らかではありません。
5. 各署名セクションに対して、以下のトークンはドキュメント内のそれぞれの行に単独で記述し、その行に他のものがないようにする必要があります：{{CANDIDATE_SIGNATURE}}、{{CANDIDATE_SIGNATURE_DATE}}、{{COMPANY_SIGNATURE}}、{{COMPANY_SIGNATURE_DATE}}。各署名ページを見つけ、「Signature」、「Name」、「Title」、「Date」セクションの後に Enter キーで新しい行を作成し、対応する Greenhouse トークンをコピーします。見落とすのが簡単なので、各署名セクションに適切な Greenhouse トークンがそれぞれの行に記載されているかを再確認してください。
6. ほとんどのコントラクトには、可変ボーナス/コミッション、ディレクター/エグゼクティブのボーナス、またはサインオンボーナスのボーナス言語を含むものなど、さまざまなバージョンを作成する必要があります。ベストプラクティスは、すべての追加情報を含むコントラクトを作成してタイトルを付け、完了したら Google ドキュメントで「File」に移動して「Make a copy」を選択することです。その後、必要に応じて情報を削除し、新しいドキュメントの名前を変更して以下の手順を続けます。例については Greenhouse テンプレートフォルダ内の他のドキュメントを参照してください。
7. 可変ボーナス/コミッションプランを含むコントラクトテンプレートについては、すべての段落をトークン {{VARIABLE_BONUS_TYPE_OFFER_SECTION}} に置き換えてください。これにより、Greenhouse は Greenhouse で作成されたオファーパッケージに基づいて正しいボーナスタイプを自動的に選択します。
8. すでに作成してアップロードされたコントラクトを変更または更新するには、「Greenhouse Templates」フォルダの対応する Google ドライブドキュメントに戻り、更新が必要なテンプレートを開いて（ボーナス構造、フルタイム/パートタイムなどに対応するために各コントラクトの異なるバリエーションがあるため、複数が変更が必要な場合があります）、それぞれを更新します。変更に対応する新しいトークンを追加する必要がある場合は、上記の手順 5.3 に従ってください。変更を終えたら、Google ドキュメントで「File」をクリックし、「Download as」と「Microsoft Word (.docx)」を選択します。次に Greenhouse の「Offer Templates」セクションに戻ります。置き換えるコントラクトを見つけ、名前をコピーして一貫性を保ちます。次にテンプレート名の右側の 3 つのドット ... をクリックし、「delete」をクリックして確認します。「Upload New」をクリックしてテンプレートの名前を貼り付け、新しいバージョンをアップロードします。「Test」をクリックしてすべてが正しく変換されたことを確認し（上記のステップ 9 参照）、新しいテンプレートを使用する準備が整います。

家族関係確認書の送付方法

重要他者または家族を採用することに関する GitLab のポリシーと一致して、GitLab は資格とメリットに基づいた雇用と昇進のポリシーを採用しており、重要他者または家族メンバーの雇用について賛成または反対の差別はしません。現在 GitLab に雇用されている家族との関係を持つ新入社員は、GitLab チームメンバーとともにこの確認書に署名する必要があります。このプロセスはコントラクトの送付と合わせて行われます。

1. 採用担当者から家族関係があることを通知されていない場合は、「Offer Details」に関係が存在するかどうかを示すフィールドがあります。また、プロフィールにFamily Memberタグがあるはずです。ただし、その家族メンバーが誰なのかは表示されません。
2. 採用担当者は Greenhouse プロフィールのプライベートノートに家族メンバーの名前を記載します。記載がない場合は、CES が採用担当者に連絡して現在の GitLab チームメンバーを確認します。
3. 家族メンバーが特定されたら、新入社員と GitLab チームメンバーの両方に DocuSign 経由で家族関係確認書を送ります。
4. DocuSign に家族関係確認書フォームをドラッグアンドドロップします。
5. 以下の順序で受信者を追加します：

• #1 GitLab チームメンバー（署名が必要）
• #2 新入社員（署名が必要）
• #3 CES（コピーを受け取る）

1. すべての当事者が署名したら、新入社員の Workday プロフィールにコピーをアップロードします。
2. Workday に家族関係確認書フォームをアップロードします。
   • Workday にサインインします
   • 新入社員の名前を検索します
   • 画面左側の「Personal」リンクをクリックします
   • 「Documents」を選択します
   • 「Add」を選択します
   • 「Select Files」をクリックして適切な保存済み PDF を選択します
   • 「OK」を選択します
   • 「Document Category」で「Pre-hire documents & Changes」を選択します
   • 「Comment」に「Family Member Relationship Acknowledgement」と記入します
   • 「Ok」をクリックしてアップロードします
   • Workday で GitLab チームメンバーを見つけて同じ手順を繰り返します
3. 最後に、HelpLab で General People Team リクエストを開き、既存の家族メンバーの Workday プロフィールに確認書をアップロードするよう依頼してください。リクエストに確認書を添付し、チームメンバーの名前を提供する必要があります。

コントラクト署名後の開始日の更新方法

GitLab エンティティのコントラクトが署名され、新しいチームメンバーが GreenHouse で「hired」になった後に開始日を変更するには、Candidate Experience Specialist は以下の手順を実行します：

1. 採用担当者が CES に開始日の変更を通知したら、CES は Greenhouse の「email the team」から「Start Date Change Confirmation」テンプレートを送り、すべての必要なフィールドが入力されていることを確認してください。

2. ハイリングマネージャーと新入社員の両方から確認を受け取った後、確認メールを PDF として保存して Workday にアップロードします。

3. GreenHouse を更新します：

   • 「Offer Details」
   • 開始日の隣の編集ペンシルをクリックします
   • 新しい開始日を選択します
   • 保存します
   • Greenhouse の「Make a Note」セクションに古い開始日と新しい開始日を記載し、オファーを承認した FP&A の担当者（通常は 2 番目の承認者）をタグ付けします
   • 保存します

4. エンティティの給与計算プロバイダー（オランダ）に Greenhouse のメールテンプレートで開始日の変更を通知します。

5. Slack ワークフローで People Connect チームに更新します。

   • プライベート Slack チャンネル #peopleops-alerts-private を開きます
   • 左下隅のショートカットボタン（稲妻ボルトのように見えます）をクリックします
   • 「New Start Date Workflow」をクリックします
   • 「Team Member Name」に新入社員の名前を入力します
   • 「Original Start Date（YYYY-MM-DD）」を入力します
   • 「New Start Date（YYYY-MM-DD）」を入力します
   • 「Reason For Change」を入力します。これにより People Connect チームに新しい日付の理由（公共の祝日、新入社員のリクエスト、ハイリングマネージャーのリクエストなど）が伝えられます。
   • オプション: 「Any other changes」を入力します。
   • 「Submit」をクリックします

6. Workday に開始日の変更に関するコミュニケーションをアップロードします。

   • Workday にサインインします
   • 新しいチームメンバーの名前を検索します
   • 画面左側の「Personal」リンクをクリックします
   • 「Documents」を選択します
   • 「Add」を選択します
   • 「Select Files」をクリックして適切な保存済み PDF を選択します
   • 「OK」を選択します
   • 「Document Category」で「Pre-Hire Documents & Changes」を選択します
   • 「Comment」に「Start Date Change」と記入します
   • 「Ok」をクリックしてアップロードします

PEO のコントラクトが署名され、新しいチームメンバーが GreenHouse で「hired」になった後に開始日を変更するには、Candidate Experience Specialist は以下の手順を実行します：

1. 新しいチームメンバー、採用担当者、ハイリングマネージャー、および Candidate Experience Specialist に電子メールで開始日を確認します。
2. メールを PEO の連絡先に転送します。
3. PEO は新しいコントラクトを生成して新しいチームメンバーに送ります。
   • Candidate Experience Specialist は新しいコントラクトが署名されることを確認するために PEO 連絡先にフォローアップする必要があります。
4. GreenHouse を更新します：
   • 「Offer Details」
   • 開始日の隣の編集ペンシルをクリックします
   • 新しい開始日を選択します
   • 保存します
   • Greenhouse の「Make a Note」セクションに古い開始日と新しい開始日を記載します
   • 保存します
5. Slack ワークフローで People Connect チームに更新します。
   • プライベート Slack チャンネル #peopleops-alerts-private を開きます
   • 左下隅のショートカットボタン（稲妻ボルトのように見えます）をクリックします
   • 「New Start Date Workflow」をクリックします
   • 「Team Member Name」に新入社員の名前を入力します
   • 「Original Start Date（YYYY-MM-DD）」を入力します
   • 「New Start Date（YYYY-MM-DD）」を入力します
   • 「Reason For Change」を入力します。これにより People Connect チームに新しい日付の理由（公共の祝日、新入社員のリクエスト、ハイリングマネージャーのリクエストなど）が伝えられます。
6. Workday に開始日の変更に関するコミュニケーションをアップロードします。
   • Workday にサインインします
   • 新しいチームメンバーの名前を検索します
   • 画面左側の「Personal」リンクをクリックします
   • 「Documents」を選択します
   • 「Add」を選択します
   • 「Select Files」をクリックして適切な保存済み PDF を選択します
   • 「OK」を選択します
   • 「Document Category」で「Pre-Hire Documents & Changes」を選択します
   • 「Comment」に「Start Date Change」と記入します
   • 「Ok」をクリックしてアップロードします

内部候補者のジョブ変更レター署名後の開始日の更新方法

ジョブ変更レター（JCL）が署名され、内部チームメンバーが GreenHouse で「hired」になった後に開始日を変更するには、Candidate Experience Specialist は以下の手順を実行します：

1. 開始日変更リクエストが届いたら、CES は採用担当者に Workday で変更を行うために People Connect チームの HelpLab チケットを上げるよう採用マネージャーまたは PBP と協力するよう勧めます。 ハイリングマネージャーまたは PBP は HelpLab チケットを通じて新しい開始日の確認を提供する必要があります。
2. CES は GreenHouse を更新できます：
   • 「Offer Details」に移動します
   • 開始日の隣の編集ペンシルをクリックします
   • 新しい開始日を選択します
   • 保存します
   • Greenhouse の「Make a Note」セクションに古い開始日と新しい開始日を記載し、オファーを承認した FP&A の担当者（通常は 2 番目の承認者）をタグ付けします
   • 保存します

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