フィールドマーケティングとイベント
知っておくべき重要事項
- 新しいサービスプロバイダーと協力したい場合は、ベンダー選定プロセスページで新規サプライヤーの選定ポリシーを確認してください。
- 購買チームを巻き込む前に、いかなるビジネス、法律、または価格設定に関する合意も行わないでください。
- これにより、ベンダーへの誠実なコミットメントを行うための複数の機能間の調整を確保し、会社を潜在的なリスクにさらさないようにします。
契約と発注書のリクエストを提出するには？
- ベンダーを選定し、上記の入札要件に従った後、以下の手順に従ってください。
- Okta 経由で Coupa にログインします。
- これが新規サプライヤーの場合、ホーム画面の「フォームとクイックリンク」セクションに移動し、「新規サプライヤーをリクエスト」をクリックして必要なフィールドに入力します。「確認」をクリックします。
- 新規サプライヤーの処理に1〜2営業日かかります。
- 既存のサプライヤーの場合（または新規サプライヤーがシステムに登録されたら）、画面右上の検索バーの下にある「リクエストを書く」を選択します。
- 必要なフィールドを入力し「カートに追加」します。
- 右上のカートをクリックし、残りのフィールドを入力します。以下の情報を準備してください。
- ベンダーがレッドまたはオレンジデータにアクセスするかどうか
- ベンダーがアクセスする全てのデータとシステム
- このフィールドを入力しないと、リクエストのレビューと承認が大幅に遅延します。
- ベンダーのセキュリティ担当者のメールアドレス（多くの場合、メインの連絡先とは異なります。ベンダー企業のセキュリティ責任者の連絡先を提供すると、セキュリティレビューが迅速化され、遅延を防ぐことができます）
- 受け取った契約書をアップロードします。
- 「承認のために提出」をクリックします。
リクエストを提出した後は？
- Coupa リクエストは「バイヤーアクション待ち」として表示されます。これは購買チームがレビュー中であることを意味します。
- 契約の交渉が必要な場合、リクエストは「バイヤーアクション待ち」状態のままとなり、Coupa リクエストに「交渉」ラベルが追加されます。
- 複雑さに応じて、1〜2営業日以内に購買チームのメンバーが非同期で連絡するか、または打ち合わせを設定します。
- 契約の交渉が不要な場合、購買チームは正確性を確認し、質問がある場合は Coupa リクエストで直接連絡します。
- 交渉が完了するか交渉が不要と判断されたら、購買によって購買リクエストが承認され、次の承認者（通常は FP&A）に進みます。
新規ソフトウェア購入の承認にどのくらいかかりますか？
- 25,000ドルを超える契約は通常購買チームが交渉しますが、すでに交渉を完了しており価格がベンチマークされている場合は除きます。
- 交渉・レビュー・承認サイクルは、リクエストの範囲に基づいて通常2〜3週間かかります。大規模かつ/または複雑な契約は交渉に時間がかかることがあります。
- 25,000ドル未満の契約はビジネス上の理由がない限り購買による交渉は不要です。
- 交渉が不要な場合、レビューと承認サイクルは通常1〜2週間かかります。大規模かつ/または複雑な契約はより時間がかかることがあり、サプライヤーのプロセスへの入力によって大きく異なります。
- 購買プロセスには財務、IT、セキュリティ、法務など複数のクロスファンクショナルチームからの複数の承認が必要です。
- コンプライアンス上の理由から、契約署名前に全ての承認が必要です。
緊急のリクエストがある場合は？
- 5営業日未満での承認が必要な緊急リクエストは、以下の指示に従って迅速化のために #procurement チャンネルでエスカレーションする必要があります。
- Slack メッセージには必ず以下を含めてください。
- Coupa リクエストへのリンク
- 必要な日付
- 日付が守られない場合のビジネスへの具体的かつ数量化可能な影響。
- 「サプライヤーが今日の署名を望んでいる」はエスカレーションの理由として認められず、これらのリクエストは拒否されます。
- 「金曜日までに署名しないと価格が45,000ドル上昇する」または「PR の締め切り日に間に合わないと金曜日までに署名しないとブランドイメージへの重大な悪影響がある」は、具体的で実質的なビジネスへの影響であり、レビューされます。
- 緊急リクエストは評価されます。これらのリクエストはワークフローと時間通りに開かれたリクエストに対する SLA を満たす能力を妨げることに注意してください。
- リスクと利用可能な帯域幅に基づいて、緊急リクエストに対応できる場合とできない場合があります。
- 重要なリクエストがある場合は、エスカレーションを避けるために承認が必要な1〜2週間前に Coupa にリクエストを入力してください。
公開できない営業イベントのプロセス
- イベントおよびフィールドチームのメンバーは、特定の今後の営業イベントに関する詳細な議論に参加することができます。
- これらの議論のために、ステークホルダーはSales Event Planning Privateと呼ばれるプライベートな名前空間を使用します。各イベントタイプ（例：営業キックオフ、QBRなど）に対して「プロジェクト」が作成されます。
- 次に、該当するプロジェクト内に（各個別イベントに対する）Issue が作成され、以下が含まれます：(i) 該当する契約書、(ii) イベントの説明、(iii) イベントの重要な日程・時間、(iv) 要求されている変更事項、(v) フィールド、イベント、法務チームのレビューに役立つその他の情報。
- 注意: 全てのイベント/フィールドチームメンバーは、全てのイベントについて（ここに記載の手順に従って）Coupa リクエストを作成する必要があります。これは、Coupa でそのような情報が必要であるためです。これにより、(i) 時間通りの/正確な請求、(ii) 契約書の保管、および (iii) 他のステークホルダー（例：財務）からのレビューが確保されます。
