グローバル出張・経費ポリシー

1. ポリシー

GitLab のグローバル出張・経費ポリシーは、私たちが常に会社の最善の利益のために行動できるよう、すべてのチームメンバーに指針を提供することを目的としています。このポリシーの目的は次のとおりです。

• 払い戻し可能な経費に関する指針を提供します。
• チームメンバーの時間の最適な活用を確保します。
• すべての出張関連支出の透明性を高めます。
• 一元化された出張プログラムにより、安全性、可視性、サポート、コスト削減が向上することをチームメンバーに理解してもらいます。
• 適用される贈収賄禁止法および腐敗防止法の違反を防止します。

2. 責任

チームメンバー：

• 上場企業として、GitLab は法人およびその株主の最善の利益のために行動する義務を負っています。この義務は、すべてのチームメンバーに共有され、上場企業としての私たちのグローバル出張・経費ポリシーの基盤となっています。チームメンバーは、会社のお金を使うにあたって思慮深くなければなりません。
• すべての出張が業務上不可欠であり、すべての経費が「通常かつ必要」とみなされることを確認するために、最善の判断を行使してください。チームメンバーは、適切な場合は音声またはビデオ会議による会議の開催を検討すべきです。
• GitLab のグローバル出張・経費ポリシーを読み、理解し、遵守してください。
• チームメンバーは、提案された出張が部門予算内に収まることを確認するため、予約前にすべての出張計画について直属のマネージャーに通知することも期待されます。チームメンバーは、業務上不可欠な提案された出張についてマネージャーの承認を受ける必要があります。
• すべての経費をタイムリーに提出してください。すべてのチームメンバーは、経費が発生した会計四半期の終わりまでに経費を提出する必要があります。GitLab の会計四半期末日は、1 月 31 日、4 月 30 日、7 月 31 日、10 月 31 日です。
• マネージャーまたは AP チームが経費レポートを承認していない場合は、フォローアップしてください。

マネージャーおよび/または予算オーナー：

• チームメンバーの経費が GitLab のグローバル出張・経費ポリシーに準拠していることを確認してください。
• マネージャーは、出張が業務上不可欠であり予算が確保されていることを確認するため、チーム内で出張前の認識期待値を設定するようお願いします。
• 各 Finance パートナーと協力し、特定のチームの予算とこれまでの支出額を把握してください。
• マネージャーは、チームの経費全体を毎月レビューし、懸念事項があれば直ちに Accounts Payable チームにフラグを立てる必要があります。GitLab の贈答品・接待ポリシー違反の可能性についても、必要に応じて法務部にフラグを立てる必要があります。
• マネージャーは、チームメンバーによる未報告の不正使用について責任を負います。
• 直属の部下についてさらに情報が必要な場合は、AP がマネージャーにフラグを立てます。
• 詳細については、添付のマネージャーポリシーを参照してください。

Accounting:

• 更新が発生した際に、グローバル出張・経費ポリシーを定期的に維持し、会社全体に伝達します。
• 経費レポートがグローバル出張・経費ポリシーに準拠していることを確認します。
• 不足情報、一般的な質問、または「ポリシー外」の問題に関して、チームメンバーおよびマネージャーに明確かつタイムリーなフィードバックを提供し、GitLab の内部通報者ポリシーと一致した方法で、贈答品および接待費規則の潜在的な違反を法務部にエスカレーションします。
• AP 管理者レビューが必要なすべての経費レポートを、提出日から 7 営業日以内にレビューおよび処理します。

Finance:

• 出張・接待費およびオフサイトの部門予算を維持します。
• 各 Business Partner と協力し、特定のチームの予算とこれまでの支出額を提供します。

3. 一般ガイドライン

• チームメンバーは、すべての業務経費について領収書を提出する必要があります。米国外のチームメンバーは、すべての経費に領収書が必要です。米国のチームメンバーは、50 米ドルを超える経費についてのみ領収書を提出する必要があります。領収書には、ベンダー名、購入日、購入品目のリスト、および小計と税額の完全な内訳が含まれている必要があります。電話/コンピューター画面からのアプリケーション、カード/銀行明細のスナップショットは、領収書の許容可能な形式ではありません。
• チームメンバーは、マネージャーに代わって品目を経費精算することは許可されていません。
• 贈答品および接待の経費は、GitLab の贈答品・接待ポリシーおよび贈収賄禁止ポリシーに従って発生・払い戻しされる必要があります。
• 1 つの品目あたり最大 5,000 ドルの経費請求は、Navan を介して経費計上できます。5,000 ドルを超える場合は、Zip の調達プロセスを経る必要があります。
• 購入日から 90 日を超える経費請求は、マネージャーが承認しない限り払い戻しされません。
• Navan 説明ボックス：経費品目には、説明が記入されている必要があります。このボックスはオプションとして表示されていますが、記入が必須です。これは取引を正確に記録し、下流のレポート目的を支援するのに役立ちます。
  • 説明ボックスに記入する際は、レポートの行を見る人が（領収書を見る必要なく）経費が何に関連し、なぜ請求されているかをすぐに判断できるように、経費の詳細を入力してください。
  • 説明ボックスには、購入/請求された品目、サービス対象期間、この請求に関連する出張詳細、出張理由、クライアント名などの詳細を記入してください。空白のままにすると、経費はチームメンバーに差し戻され、この部分を完了する必要があります。
• 払い戻しの月額上限は 10,000 米ドル（または現地通貨換算額）です。この上限に達すると、すべての経費品目は Navan の A/P チームによる承認が必要になります。この上限は、より多くの支出が必要なポジションのチームメンバー（例：Field Marketing）の場合に引き上げられる可能性がありますが、引き上げ要求は Issue を介して Accounting Organization の VP 以上の承認のために提出される必要があります。役割の性質上、E-Group メンバーは、追加の承認が必要になる前に 20,000 米ドルの月額払い戻し上限があります。
• クライアント接待またはマーケティングに関連する支出は、必要かつ慎重で、職務に関連したものでなければなりません。
• 1 か月を超える経費は月次ベースで提出する必要があります（例：インターネットを 1 年分前払いした場合でも、合計を 12 か月で割って毎月コストを提出する必要があります）。
• 個人クレジットおよびギフトカード：GitLab は、従業員が実際に自己負担した金額のみを払い戻します。個人クレジット、ギフトカード、リワードポイント、その他の割引が業務購入に適用される場合、払い戻しは従業員の個人支払い方法に請求された純額に限定されます。 例：従業員が 100 ドルのモニターを購入し、50 ドルのギフトカードを適用した場合。GitLab は、割引前の価格 100 ドルではなく、実際に支払われた金額である 50 ドルを払い戻します。
• 経費品目には、支出にクライアント／チームメンバー以外の金額が含まれている場合は明確に記載する必要があります。特定の国の税制要件により、クライアント支出を異なる方法で計上する必要があります。
• これらのガイドラインの範囲外で提出されたものは、ポリシー外としてフラグが立てられます。
• 業務関連経費（インターネット、コワーキングスペース、その他の月額サブスクリプションなど）は、いかなる種類の休暇中も払い戻し対象外です。
• PEO の場合、Navan ではご存知のとおり、雇用されている GitLab 組織の通貨で自動的にシステムが払い戻します。PEO に請求する必要のある通貨で確実に払い戻されるようにするため、PEO に請求する支払い通貨で経費を提出してください。すなわち、PEO に USD で請求する場合は、Navan で経費レポートを提出する前に経費を USD に変換してください。これにより、毎月 PEO に請求する正確な金額を把握できます。これが不可能な場合は、PEO への支払いのために経費が給与に振り替えられる日の Netsuite の FX レートを使用して通貨を変換します。Navan で提出された実際の金額を確認するには、毎月提出された経費のリストを提供できます。必要な情報を提供できるよう、毎月 HelpLab チケットを提出してリクエストしてください。
• 第三者と同様に、共有する個人データの量を制限することがベストプラクティスです。経費を提出するために領収書に個人データを含める必要はないため、プライバシーを高めるために個人データを編集しても構いません。ただし、これは必須のステップではありません。経費領収書から個人データを編集しないことを選択する方のために、Navan で実施されているプライバシーおよびセキュリティ管理が評価されており、お客様の情報を適切に保護するように設計されています。

3.1 ポリシー外取引

• Navan で「ポリシー外」としてフラグが立てられた経費は、特定の添付ファイル（例：承認済みの Issue）と承認が必要なため、追加のレビューが必要であることを意味する場合があります。レビューの結果、特定の経費についてさらに明確化が必要な場合、AP チームは、経費を承認または却下する前に、Navan 経由でチームメンバーに連絡し、取引の正当性について説明を求めます。
• ポリシーの例外はすべて AP Admin の裁量で承認または却下されます。Admin が追加の情報が必要だと判断した場合、最終決定のためチームメンバーのマネージャーにリクエストをエスカレーションします。例外の承認は Navan ツール内または HelpLab チケットを通じて付与できます。
• 品目を請求したものの、GitLab に払い戻す必要がある場合、Navan の返金プロセスに従って資金を提出しなければなりません。
• ポリシー外で却下された経費に関してご質問がある場合は、Expenses -> General Expenses タイル下の HelpLab でリクエストを提出してください。マネージャーをタグ付けし、レビューできるよう他の追加文書を添付してください。

3.2 出張目的ガイダンス

• Navan で出張を予約する際は、「Trip Purpose」ドロップダウンメニューから適切な出張目的タイプを選択することが重要です。正しい出張タイプを選択することは、正確なデータレポートにとって不可欠です。
• 出張目的のオプションには以下が含まれます。
  • Company meeting - 顧客が同席しない内部会議またはイベント（個別に記載されていないもの）のための出張
  • Customer visit - GitLab の顧客や見込み客が出席する会議またはイベントのための出張（会議、ロードショー、フィールドイベント、顧客会議を含む）
  • Partner visit - GitLab のパートナーが出席する会議またはイベントのための出張
  • Specific events - これらは出張目的のドロップダウンに表示されます。例：FY25 GTM Onsite

3.3 その他

• すべての E-Group メンバーのポリシー外取引は、Senior Director、Assistant Controller、または Accounting Organization のそれ以上の承認が必要です。
• ポリシーへの例外は、マネージャーおよび Finance チームの適切な承認とともに、Issue またはメールを介して文書化する必要があります。

4. 手順

支払い方法

• Navan での GitLab のデフォルト支払い方法は、中央の会社カードです。
• 支払いは出張取引タイプ（航空便、ホテル、車、または鉄道（該当する場合））によって異なります。
• 航空運賃：すべての航空運賃は、予約時に登録されているカードに即座に請求されます。GitLab の中央カードはシステムのデフォルト支払い方法であり、常に利用可能です。

以下の経費は、特定のポリシー定義が付随する払い戻し目的のために分類されています。以下の上限は USD ですので、他の通貨を検討する際は現地通貨の同等額を使用してください。

4.1 出張関連経費

航空運賃

すべての業務関連フライトは Navan を介して予約する必要があり、GitLab 出張カードで支払われます。各フライト検索について、Navan はリアルタイムで価格を決定します。また、時には Navan 外でより安いフライトを見つけることが可能ですが、会社全体の購買力により総じてより良いレートを得られることに注意してください。Navan 外でフライトが安い場合でも、Navan で予約してください。また、Navan のレートと他の航空会社のレートのスクリーンショットを添えて、HelpLab の Expenses -> Travel Related Expenses ページにリクエストを提出し、Expense チームが Navan に対処できるようにしてください。

事前購入

• チームメンバーは、割引運賃を活用するために、できるだけ早く航空券予約を行うべきです。出張者は理想的には以下のタイミングで予約します。
  • 国内：少なくとも 14 日前
  • 国際：少なくとも 21 日前

Navan の航空運賃ポリシーは「Dynamic Policy」として設定されており、出張日と目的地に基づいてすべての検索の公正市場価格を計算します。Dynamic Policy の 20% を超える購入は、マネージャーによるさらなるレビューのためにフラグが立てられます。また、Navan 外で予約されたものは「ポリシー外」としてフラグが立てられ、マネージャーと AP チームによるレビューが必要になることに注意してください。

サービスクラス

• 身長 6'5"/2m を超えるチームメンバーは、マネージャーの承認により 1 クラスのアップグレードが許可されます。

国内線

• 連続飛行時間 5 時間超のフライト - 連続飛行時間が 5 時間を超える国内線（各セグメントが 5 時間以上である必要があります）の場合、チームメンバーはビジネスクラス未満であれば、標準エコノミーの次のクラスへのアップグレードを予約することが認められています。

国際線

• 連続飛行時間 5 時間超のフライト - 連続飛行時間が 5 時間を超える国際線（各セグメントが 5 時間以上である必要があります）の場合、チームメンバーはビジネスクラス未満であれば、標準エコノミーの次のクラスへのアップグレードを予約することが認められています。
• 連続飛行時間 8 時間超のフライト - 頻繁に出張する人（四半期に 3 回以上、連続飛行時間 8 時間以上の国際線で出張する人、各セグメント 8 時間以上のフライトセグメントが最低 6 回）の場合、以下の理由のいずれかで出張する際にビジネスクラスが許可されます。
  • 顧客との会議
  • 講演
  • 会議での GitLab 代表

マイレージプログラム

• マイレージプログラムへの参加は、ポリシー外オプションになる場合、航空運賃の選択に影響を与えてはなりません。
• チームメンバーは業務出張のアップグレードのために個人のマイレージマイルやポイントを使用できますが、それぞれの料金については払い戻しされません。

キャンセル、未使用チケット、交換

• チームメンバーは、参加できなくなる出張をキャンセルする責任があります。
• フライトキャンセルは通常、今後使用できるフライトクレジット／未使用チケットになります。
• 未使用チケットは、可能な限り将来の業務出張に使用する必要があります。チームメンバーがチケットを使用できないことを知っている場合は、HelpLab の Expenses -> Travel Related Expenses ページでリクエストを提出してください。
• チームメンバーは未使用の航空チケットから個人的に利益を得ることはできません。
• フライトの変更が必要な場合は、Navan サポートにお問い合わせください。

Navan でよく見られるポリシー外航空運賃フラグ

• システムは以下を自動的にポリシー外としてフラグを立てます。
  • 選択されたフライト価格が最安オプション + バッファより高い
  • ポリシー外の航空クラスが選択されている
  • 14 日前未満で予約されたフライト
• 選択されたフライトがこれらの基準のいずれかをトリガーした場合、承認のために自動的にマネージャーにメールが送信されます。承認をより簡単かつ迅速にするために、十分な理由を提供してください。
• 24 時間以内に手動アクション（承認/拒否）がない場合、予約は自動的に受理されます。

レンタカー

• レンタカーは払い戻し可能で、7 日間の予約リードタイムで Navan を介して中型車クラスまで予約する必要があります。
• Navan 外で予約されたものは「ポリシー外」としてフラグが立てられ、マネージャーと AP チームによるレビューが必要になることに注意してください。
• Navan 確認書はレンタカー領収書とともに請求に添付する必要があります。
• チームメンバーはレンタカー時にガソリン代を請求できますが、走行距離は請求できません。
• 燃料は 1 日あたり 300 ドルの上限です。

レンタカーの追加ガイドライン

A. 第三者賠償責任

レンタカー会社でレンタル契約に含まれる州の最低補償の標準包含を超える賠償責任保険を購入してください。GitLab の保険ポリシーは、会社業務を行う際のレンタカーに賠償責任保険を提供しますが、運転手またはレンタル購入に使用されたクレジットカード会社による既存の賠償責任補償を超える可能性があります。

米国外のチームメンバーが米国またはカナダで自動車をレンタルする場合は、レンタルカウンターで提供される賠償責任保険を購入してください。労災補償は負傷した米国チームメンバーを保護しますが、他の乗客は訴訟を起こす権利を持つ可能性があります。米国外のチームメンバーが他の人を車に招待する際に GitLab が保護されるよう、レンタルカウンターで提供される際にはこの保険を購入することをお勧めします。

B. 物的損害 - 衝突損害免除

レンタルカウンターで提供される衝突損害免除（Collision Damage Waiver）は購入しないでください。GitLab はレンタル車両の損害に対する補償を購入しています。メキシコへの旅行が必要な場合は、レンタルカウンターで提供されるメキシコ用の賠償責任保険を購入してください。レンタル契約書に車両をメキシコに乗り入れることができ、賠償責任補償が適用されることが明確に記載されていることを確認する必要があります。

米国とカナダ以外の国：

• 第三者賠償責任
  • 米国とカナダ以外で出張する際は、レンタルカウンターで提供される賠償責任保険を購入してください。自動車の身体傷害および財産損害賠償責任保険は、ほぼすべての国で法律により必要とされています。この補償がレンタル契約に含まれていることを確認してください。
• 物的損害 - 衝突損害免除
  • 米国とカナダ以外で出張する際は、レンタル会社が提供する衝突損害免除（Collision Damage Waiver）または物的損害補償を購入してください。

レンタカーの損害を引き起こす事故が発生した場合、保険が購入されていない場合、米国外のレンタル会社は予約に使用されたクレジットカードに修理費用の見積もり額を請求します。これが発生した場合、GitLab は損害賠償のために Foreign Corporate Hired Auto Physical Damage Coverage を購入していません。

ホテル

• Navan Travel を介してホテルを予約する場合、ホテル室料および該当する税金は GitLab が中央のバーチャルカードを通じて直接支払います。フライトや列車旅行を会社が処理するのと同じ方法です。バーチャルカードの詳細は、私たちの出張・経費プラットフォームである Navan にチェックインの 24 時間前に表示され、ホテルはこのカードに室料と税金を自動的に請求します。
• 追加のホテル料金が発生しない場合、滞在のための経費レポートを提出する必要はありません。
• ルームサービス、駐車場、ミニバー、その他の追加料金などの潜在的な料金のために、チェックイン時に個人のクレジットカードを提供する必要があります。
• 業務関連でポリシー内の付随的経費は、引き続き経費レポートを通じて提出する必要があります。
• 詳細情報は Navan Help Centre で確認できます。
• Navan 外でホテル室が予約された場合、マネージャーおよび AP 管理者の承認が必要です。
• ホテル滞在は、標準ルームの場合、税込み 1 泊 300 米ドル（または同等の現地通貨）まで、7 日間の予約リードタイムで払い戻し可能です。
• ただし、Navan の宿泊ポリシーは「Dynamic Policy」として設定されており、出張日と目的地に基づいてすべての検索の公正市場価格を計算します。これにより、その地域に 300 米ドル制限が本当に適用されない場合に、価格にいくらかの余地があります。航空運賃と同様に、Dynamic Policy の 20% を超える購入は、マネージャーによるさらなるレビューのためにフラグが立てられます。
• 利用可能な唯一のオプションが返金不可ルームでない限り、常に返金可能なルーム予約を選択してください。
• 例外は、社内チームが組織する Corporate Events のホテル室ブロック、または会議ホテル室ブロックが Navan よりも良い価格設定の場合です。
• ホテル室ブロックの価格設定は通常 300 USD/泊の範囲内であり、その金額を超える場合は、例外を許可するために AP チームに連絡してください。
• 会議ホテル室ブロックまたは Corporate Events 組織のブロックは、引き続き個人クレジットカードに請求し、Navan Expense を介して払い戻しのために提出する必要があります。
• 会社業務で出張する際は、可能であれば常にクレジットカードを持参してください。ホテルは通常、チェックイン時に物理的なクレジットカードを提示することを期待します。このクレジットカードは滞在期間中、ファイルに保管されます。宿泊が会社または会社のクレジットカードによって前払いされた場合でも、ホテルは「付随費」のためにカードがファイルにあることを要求する可能性があります。

ホテルの追加ガイドライン

• 滞在が 5 日以上の場合、ドライクリーニングが許可されます。ルームサービスは、朝食/昼食/夕食などの食事として許可されます。
• 食事はホテル請求書から分離し、「Meals Company Provided」カテゴリにタグ付けする必要があります。
• 駐車場は分離して「Transportation」にタグ付けする必要があります。
• 映画、ミニバーは請求として許可されていません。

Airbnb を通じた宿泊予約

• AIRBNB プラットフォームで予約する必要があります。ホテル経費と同じ金額制限が適用されます。
• 旅行のためのホテル滞在より安い場合、Airbnb を通じた予約が許可されます。
• チームメンバーは経費タイプ「Lodging」を使用して Navan で手動経費を提出し、領収書/請求書を添付する必要があります。

自己宿泊インセンティブポリシー

• 業務出張で、ホテル/Airbnb の代わりに友人や家族の家に滞在することを決めた場合、最大 50 ドルの適切なホスト/ホステスへのギフトを経費計上できます。

食事：出張中に会社が提供

• 会社業務で出張中の食事は、1 日あたり最大 120 米ドル（または現地同等通貨）まで払い戻し可能です。
• 各チームメンバーは払い戻しのために自身の領収書を提出する必要があるため、チームメンバーのグループで食事に行く際は請求を分けるようにしてください。グループサイズによりこれが実用的でない場合は、出席している最も上級のチームメンバーが請求書を支払い、払い戻しのために提出する必要があります。
• 会社業務での出張に関連するチーム活動および飲食物に使用されます。出張ハンドブックページを参照してください。
• チップは 20% まで許容され、説明ボックスに詳細を記載する必要があります。これはポリシー制限内に収めるため、最終価格に含める必要があります。米国のチームメンバーの場合、50 ドル未満の現金チップには領収書は必要ありません。
• 出張の説明/出張理由も追加してください。

出張：チームイベントと食事

• チーム活動および飲食物に使用されます。
• 各チームメンバーは払い戻しのために自身の領収書を提出する必要があるため、チームメンバーのグループで食事に行く際は請求を分けるようにしてください。グループサイズによりこれが実用的でない場合は、出席している最も上級のチームメンバーが請求書を支払い、払い戻しのために提出する必要があります。
• 1 人 1 食あたり 80 ドル制限。
• チップは 20% まで許容され、説明ボックスに詳細を記載する必要があります。これはポリシー制限内に収めるため、最終価格に含める必要があります。米国のチームメンバーの場合、50 ドル未満の現金チップには領収書は必要ありません。
• 出張の説明/出張理由も追加してください。

走行距離

• 走行距離に基づき、Navan によって計算されます。チームメンバーは Navan から出発地と目的地の入力を求められます。
• 走行距離は現地法に従って払い戻されます。例：米国のマイル単位レート、オランダの km 単位レート、ベルギーのレート。下記「走行距離レートの基準」セクションを参照してください。
• Navan で出発地と目的地を表示する必要があります。
• 説明ボックスに出張理由を含めてください。
• チームメンバーは走行距離と電気自動車の充電料金の両方を請求することはできません。

走行距離レートの基準

• 走行距離レートは、お住まいの法人の今年の走行距離レートに基づきます。これらは税務コンプライアンスのために毎年更新されます。
• ただし、以下の法人（オンラインでの可視性が限られているため）の場合、デフォルトレートは $0.50/マイルに設定されています…現地のコンプライアンス法に一致させるため、必要に応じて走行距離レートを更新してください：GitLab IT BV、GitLab Korea、GitLab Japan。

列車

• Navan の列車ポリシーは「Dynamic Policy」として設定されており、出張日と目的地に基づいてすべての検索の公正市場価格を計算します。Dynamic Policy の 20% を超える購入は、マネージャーによるさらなるレビューのためにフラグが立てられます。また、Navan 外で予約されたものは「ポリシー外」としてフラグが立てられ、マネージャーと AP チームによるレビューが必要になることに注意してください。
• Navan を通じて予約された列車は GitLab 出張カードで支払われます。
• 列車乗車は、14 日間の予約リードタイムで標準キャビンクラスでなければなりません。
• 四半期に 3 回以上の列車旅行（6 セグメント）で、5 時間以上の所要時間の場合、列車での 1 クラスのアップグレードが許可されます。
• 年間または月間鉄道割引カードは払い戻し対象外です。

交通機関/駐車場

• GitLab イベント、クライアント、または会議への/からの移動に関連する駐車場、通行料、タクシー、Uber は許可されます。チームメンバーは燃料/EV 充電料金と走行距離の両方を経費計上することはできません。
• 出張の完全な説明は説明ボックスに記載する必要があります。
• 地上交通機関（タクシー、Uber）は片道 300 ドル制限、一方通行 150 ドル制限。
• 駐車場および通行料は 1 日あたり 150 ドル制限。
• 設定された制限を超える予約はすべて、マネージャーの承認を請求に添付する必要があります。

出張（その他）

社内カンファレンスおよびミーティング

社内の GitLab カンファレンスまたはミーティング（R&D Summit、SKO、President’s Club、チームのオフサイトなど）に参加するために出張する場合は、この一般的な出張ポリシーではなく、そのイベント向けに提供された出張ガイドラインに従ってください。イベント固有のガイドラインは、航空運賃、ホテル、サービスクラスなどの点で、標準の出張ポリシーと異なる場合があります。

出張日 - 前後の日

会社は、すべての業務関連出張経費をカバーします。これには、業務関連の出張部分の宿泊と食事が含まれます。出張距離に応じて、業務関連の前後 1 日も含めることができます。たとえば、時差ボケを引き起こす場所での 3 日間の会議に参加する場合、会社はその 3 日間の宿泊と食事、および前後 1 日をカバーします。

インターネット - 出張中

• 出張中のインターネットは 1 日あたり最大 50 米ドル（または現地同等通貨）まで払い戻し可能です。
• 説明ボックスに出張の詳細を提供してください。

CRO 組織ガイドライン

Field FAQ

• Field CRO T&E 変更。

Field マネージャー FAQ

• Field マネージャー CRO T&E 変更。

授乳中の母親のサポート

• GitLab 承認の業務で出張中に授乳している場合、母乳と一緒に出張するためまたは母乳を自宅に送るためのコストを払い戻すことができます。
• 以下を経費計上できます。
  • MilkStork などの母乳配送サービスに関連する料金。
  • 母乳配送サービスが利用できない場合、飛行中の荷物預け料金を経費計上できます。
  • 出張中に母乳を保存するクーラーまたは容器
  • ドライアイス、梱包、発泡スチロールクーラー、ラベルなどの配送費および材料。
• 健康保険プランで母乳ポンプまたはその他の用品のコストの払い戻し対象となるかどうかを確認してください。

個人予約

• Navan では、個人旅行を予約することができます。
• このオプションを選択する際、予約時に個人のクレジットカードが必要になることに注意してください。
• 個人旅行は GitLab 請求書に追加するオプションはありません。

4.1 出張関連以外の経費

書籍（オーディオ/E ブック含む）

• 書籍は、職務ポジションの最適化に使用される場合、払い戻し可能です。
• 上限は年間 60 ドルに設定されています。

名刺

• 名刺は、People Operations チームが提供する指示に従って Moo から注文されます。
• Moo で注文する場合は、Moo の領収書を添付してください。名刺の注文ハンドブックページを参照してください。
• 上限は四半期あたり 150 ドルに設定されています。
• この上限を超える経費は、マネージャーのメールによる承認が必要です。メールは経費取引に追加領収書として添付する必要があります。

コワーキングスペース - 月額

• コワーキングスペースは、業務出張中の月間スペースおよび単発の日について払い戻し可能です。経費申請を提出する前に事前承認が必要です。
• 月額 700.00 ドル上限。
• スペースは、チームメンバーが雇用されている国の主要居住地から通勤可能な距離（±50 km）内に位置している必要があります。ただし、チームメンバーが業務出張中の単発の日（デイパス）は例外です。これは税務上の理由によるものです。
• コワーキングスペースは、共有ワークスペースサービスの提供を主な事業目的とする専門的に管理された施設である必要があります。アパート、私有財産、またはコワーキングが副次的または付随的なサービスとして提供される施設（ジム、カントリークラブ、ゴルフクラブ、ホテル、カフェ、レクリエーション施設など）の賃貸は禁止されています。中核ビジネスモデルがワークスペースレンタルを中心とする専用のコワーキングプロバイダーのみが受け入れられます。
• 個人旅行中はコワーキングスペースは払い戻し対象外です。
• 月内に 5 日を超える予約がある場合、マネージャーおよび Finance の承認（HelpLab の Expenses -> General Expenses ページからリクエストを提出することによる）が必要であり、経費提出前に取得する必要があります。
• 承認されたメールのコピーは、初月の提出時に提出する必要があります。
• GitLab 名での契約は許可されておらず、チームメンバー名でなければなりません。
• コワーキングスペースは、関連する月内に毎月、完全な領収書とともに提出する必要があります。
• GitLab は、コワーキングスペースの敷金や前払い金をカバーしません。
• コワーキングスペースへの/からの移動、駐車場、食事、飲料、アクセスカード、保険、その他のコワーキング施設での追加費用は払い戻し対象外です。スペースの賃料のみが払い戻し対象です。
• コワーキングスペースと在宅勤務の組み合わせで使用する場合、最も時間を過ごす場所のインターネット費用の払い戻しを許可します。すなわち、1 か月の全期間コワーキングスペースを経費計上する場合、自宅のインターネットは経費計上できません。月に数日コワーキングを経費計上する場合、自宅のインターネットは全額経費計上できます。

コワーキングスペース - 日次オフィスパス

• コワーキングスペース関連の暦月内の単発の日 5 日までは、マネージャーや Finance の承認は不要です。
• 上限は 1 日あたり 100.00 ドルです。
• その他の適用ルールは、上記の月額と同じです。

会議

• GitLab を代表して会議に参加することに関連するすべての費用は払い戻し可能であり、提出時に経費レポートで承認済みの完了した G&D Issue を記載する必要があります。詳細と要件については、Growth and Development ハンドブックページを参照してください。Growth and Development ハンドブックページに現在記載されている払い戻し上限には、会議への/からの出張費用は含まれていないため、出張費用についてはマネージャーの承認を取得してください。
• 経費を作成する際に、Navan で分類またはタグ「Growth and Development」を選択してください。
• 承認された G&D Development Issue が必要で、AP 管理者によってレビューされます。
• 出張を除き、G&D 外での会議経費は、チームメンバーがイベントのスピーカーであるか、職務責任（例：人員配置や営業）のためにイベントへの参加が必要でない限り、許可されません。

機器

• これらの金額は、過去 2 年間のチームメンバーの経費データの徹底的な分析とレビュー、および他のリモート企業とのベンチマーキングの後に設定されました。この金額を超えるものはチームメンバーの負担となり、例外は認められません。
• オンボーディング時と GitLab ジャーニーを開始する際に、新入社員は 1 年目のホームオフィスセットアップに役立てるための 1,500 米ドル（または同等の現地通貨）の手当を受け取ります。必要な品目を自身の資金で購入し、払い戻しを受けるために Navan で申請を提出してください。経費タイプとして Work From Home – New Hire Stipend を選択します。
• 既存のチームメンバーは、ホームオフィスセットアップのアップグレード、交換、または強化を購入するために、年間 500 米ドル（または同等の現地通貨）のリフレッシュを受け取ります。これは前暦年の全期間雇用されていたチームメンバーにのみ適用されます。これにはノートパソコンは含まれません。ノートパソコンの交換が必要な場合は、IT チームに連絡してください。
• 私たちはあなたが望むようにオフィスをセットアップしてほしいと考えています。購入できるオフィス機器に制限を設けたくありませんが、オフィス機器という用語の対象範囲を明確にしたいと思います。
• 含まれるもの - GitLab での役割を確実に遂行できるようにするために必要な必須品目には、椅子、机、モニター、ノートパソコン（提供）、ヘッドセット、外部マイク、外部キーボード、外部マウスが含まれます。
• さらに、追加モニター、ノートパソコンスタンド、外部ウェブカメラ、補助照明、ノートパソコンバッグ/ケースなどの品目も、手当/Allowance を使用して考慮および経費計上できます。
• これら以外の品目はポリシー例外に該当し、購入前に HelpLab プロセスを介して承認が必要です - HelpLab の Expenses -> Home Office Equipment ページ。
• さらに、以下の品目は払い戻し対象外です：電話、時計、スマートスピーカー、スマート TV/スマートモニター、ウォーキングパッド/トレッドミル、タブレット、本棚、棚、キャビネット、その他の家具、wifi メッシュ、ルーター、エクステンダー/ブースター。
• 個人売主からの購入（例：新品または中古機器）は許可されます。経費計上するには、合意された金額、支払い方法、および説明フィールドに品目詳細を示す売主との取引のスクリーンショットを添付してください。オンライン振込で支払った場合は、バックアップとして領収書を添付してください。
• 疑問がある場合は、HelpLab の Expenses -> Home Office Equipment ページでリクエストを提出して Expense チームに連絡してください。これらの購入は引き続きマネージャーおよび会計チームによってレビューされ、これらの資金の不正使用はフラグが立てられることに注意してください。

新入社員 - 1,500 米ドル（または同等の現地通貨）ガイドライン

• 必要な品目を自身の資金で購入し、払い戻しを受けるために Navan で申請を提出してください。経費タイプとして Work From Home – New Hire Stipend を選択します。
• 購入するすべての機器がポリシーに準拠していることを確認してください。一覧については以下を参照してください。

既存チームメンバー - 500 米ドル（または同等の現地通貨）リフレッシュガイドライン

• これは年間リフレッシュ額です。毎暦年（1 月 1 日から 12 月 31 日）の初めにリセットされます。
• Navan バーチャルカードは年間リフレッシュには使用できません。チームメンバーは自身の支払い方法を使用し、Navan で経費を提出する必要があります。
• 未使用の資金は翌年に繰り越されません。
• 前暦年内に採用されたチームメンバーは対象外です。たとえば、2023-05-10 に開始したチームメンバーは、2025-01-01 に初回のリフレッシュ額を受け取ります。

承認済み WFH 機器リスト

コンピュータ機器/その他

• キーボード
• マウス
• ウェブカメラ
• モニターおよびモニタースタンド
• 外部マイク
• ヘッドフォンまたはヘッドセット
• ドッキングステーションまたは USB ハブ
• ケーブルとアダプター
• プライバシースクリーン
• ノートパソコンバッテリーの交換
• ノートパソコン充電器の交換

家具

• 机または作業テーブル
• エルゴノミクスオフィスチェア
• フットレスト
• ノートパソコンスタンド

照明・環境

• デスクランプまたはタスクライト
• ホワイトボードまたは掲示板

その他

• プリンター、スキャナー、または一体型デバイス
• シュレッダー
• ノートパソコンバッグ/ケース
• マウスパッド
• リストレスト
• 電源タップ

チームメンバーの人生における重要な出来事およびチームメンバーへの贈答品

• 現金または現金等価物（ギフトカードなど）は許可されません。対象となる贈答品は 1 取引あたり 125 ドルが上限です。
• マネージャーは、手術前の励ましの言葉や大切な人を失った場合など、人生における重要な出来事を認めて、チームメンバーに代わって贈答品や花を送ることができます。GitLab はすでに贈答品を送るため、ベビーギフトは払い戻し対象外です。
• 任意のピープルマネージャーは、GitLab の任意のチームメンバーに贈答品や花を送って、彼らのことを考えていることを知らせることができます。例：
  • 新しいチームメンバーが最近新居を購入し、他の人とそのニュースを共有した場合。ピープルマネージャーは祝福のギフトとして「Home Sweet Home」のドアマットを送ります。
  • 仕事中にピープルマネージャーが Zoom 通話の背景でチームメンバーの子供を見つけ、子供たちに新しいゲームを驚かせます。
  • チームメンバーが体調を崩していることに気づいたピープルマネージャーが、「お大事に」のジェスチャーとして食品のケアパッケージを送ります。
• GitLab チームメンバーに提供される贈答品や花の費用は、送信者の部門予算に割り当てられます。贈答品の許容費用は 1 ギフトあたり 125 米ドル（送料を含む）までです。
• チームへのホリデーギフトを購入したい場合は、これらは個人で行う必要があり、経費計上すべきではありません。
• ピープルマネージャーは、経費払い戻しのために自身の個人カードを使用する必要があります。ピープルマネージャーは、経費のために Navan Expense でチーム EmployeeGiftsFlowers およびアカウント 6028 を確実に使用する必要があります。
• 贈答品および花の経費計上に関するさらなる質問については、HelpLab の Expenses -> General Expenses ページからリクエストを提出して AP チームに連絡してください。

インターネット

• インターネットの月額サービス料金は払い戻し可能ですが、GitLab は初期セットアップ、機器、変更料金、または月額保険料金については払い戻ししません。
• 異なる頻度で支払う場合でも、現在の料金のみを反映してインターネット費用を毎月経費計上してください。
• オランダのチームメンバーの場合：
  • オランダの給与プロバイダーとのオンボーディングの一環としてフォームをまだ完成させていない場合は、Regeling Internet Thuis フォームに記入して署名し、[email protected] の HRSavvy チームに送信してください。Navan でインターネット費用を経費計上しないでください - これらは却下されます。
  • 住所が変更されたり金額が変更されたりした場合は、処理のために請求書/レターとともに新しいフォームを HRSavvy チームに送信してください。
• これは、インターネット接続が業務使用と同様に個人使用にも部分的に使用されていると仮定して、GitLab Ltd. 英国のチームメンバーにとっては課税対象経費です。
• ポリシーは 100 ドルに設定されています。この金額を超える請求は払い戻しされません。この上限は、すべての市場の標準的なコストをカバーするようにレビューされ設定されており、請求段階で個別の例外は評価されません。
• 明細領収書が必要です。
• 明細請求書が利用できない場合、コストはインターネットアクセスに関連する要素についてのみ払い戻されます。すなわち、TV、インターネット、電話の料金を支払う場合、請求書は 3/サービス数で割られ、この金額のみが支払われます。
• インターネットサービスのハードウェア費用は請求できません。これにはルーター、エクステンダー/ブースターなどが含まれます。
• コワーキングスペースと在宅勤務の組み合わせで使用する場合、最も時間を過ごす場所のインターネット費用の払い戻しを許可します。すなわち、1 か月の全期間コワーキングスペースを経費計上する場合、自宅のインターネットは経費計上できません。月に数日コワーキングを経費計上する場合、自宅のインターネットは全額経費計上できます。
• GitLab GmbH（ドイツ）のチームメンバーは、この経費の国別ガイドラインについてこのページを参照してください。

ノートパソコン、保険、修理

• すべてのノートパソコンは、GitLab がノートパソコンを配達できない地域にチームメンバーがいる場合を除き、GitLab を通じて購入されます。
• チームメンバーのノートパソコンは、3 年間の雇用後にリフレッシュできます。チームメンバーが損傷により交換用ノートパソコンを必要とする場合、新しいものを購入する前に Issue を介して IT に連絡する必要があります。参考のためノートパソコンハンドブックページを参照してください。

会社支給機器の修理

• バッテリー、ノートパソコン充電器、またはデバイスの生産性や速度に影響しない小さなものを交換する必要がある場合は、その小さな品目を交換して経費計上してください。
• Navan で使用するカテゴリは「Office Supplies」です。
• 機器が損傷、欠陥、または修理が必要なように見える場合は、マネージャーから承認を得てください。
• Business Operations は、適切な機器で作業できることを確認するための次のステップについてアドバイスできます。
• 貸出ノートパソコンの場合：主要なノートパソコンが修理されている間、貸出ノートパソコンを経費計上することを躊躇しないでください。
• 地元のベンダーを特定する際は、最善の判断を使用してください。詳細についてはノートパソコン修理ページをご確認ください。
• IT チームからの承認済み Issue が必要です。
• AP 管理者は承認済み Issue について経費をレビューする必要があります。

マーケティング関連経費

• 調達プロセス（Zip）を通じて支払えない、5,000 米ドル未満のマーケティングイベント向けの小額購入は払い戻し可能です。
• 最大 5,000 ドルまで Navan を介して経費計上できます。
• 5,000 ドル超の場合は Zip の調達プロセスを経る必要があります。

クライアントおよびパートナーとの食事

• チームメンバーは、いかなる政府高官、政府チームメンバー、または政府代表者（政府の見込み客や政府の顧客を含む）にも食事を含む価値のあるものを提供することを禁じられています。
• 食事はその他の点では払い戻し可能ですが、チームメンバーはクライアントおよびパートナーとの食事を請求する際に予算を意識する必要があります。
• 1 人 1 食あたり 80 ドル制限。
• すべての参加者（内部および外部参加者の両方）を提供されたセクションに追加する必要があります。
• 食事/イベントの説明も追加してください。
• 請求書は出席している最も上級のチームメンバーが支払い、そのチームメンバーが払い戻しのために提出する必要があります。

オフィス用品・消耗品

• ホームオフィス機器を維持するために、特定の品目が時々必要になる場合があります。許容可能なオフィス用品および消耗品については以下のリストを参照してください。
• 上限は月 50.00 ドルに設定されています。

承認済みオフィス用品リスト

オフィス用品

• プリンターインク、トナー、用紙
• ホッチキス
• パンチ
• クリップ
• ペンと鉛筆
• ノートブック
• 書類シュレッダー料金

電話サービス

• 携帯電話の月額サービス料金は、電話がポジションに不可欠なチームメンバーに対して払い戻し可能です。
• ポリシーは 100 ドルに設定されています。この金額を超える請求は払い戻しされません。この上限は、すべての市場の標準的なコストをカバーするようにレビューされ設定されており、請求段階で個別の例外は評価されません。
• 自国外で電話サービスを使用しているチームメンバーは、ローミングサービスを含む契約を取得することを試みるべきです。
• 明細領収書が必要です。
• 明細請求書が利用できない場合、コストは電話サービスに関連する要素についてのみ払い戻されます。すなわち、TV、インターネット、電話の料金を支払う場合、請求書は 3/サービス数で割られ、この金額のみが支払われます。
• 家族プランの場合、従業員の部分のみが払い戻し可能です。
• 実際の携帯電話、電話アクセサリ、および月額ハードウェア費用は払い戻し対象外です。
• さらに、タブレット、時計、電話デバイスは払い戻し対象外です。

郵送/配送/通関料

• 業務文書または特別なパッケージの送受信に関連する郵送/配送/通関料は払い戻し可能です。
• 上限は承認のためにフラグが立てられる前に 1 取引あたり 100.00 ドルに設定されています。

専門会費、会員費

• 弁護士会のライセンス料金/会費については、弁護士として GitLab に雇用されているチームメンバーは、そのような料金の支払い証拠を提供し、Navan を介して経費計上します。
• 専門会費および会員費に関連するその他の費用は払い戻し可能であり、提出時に経費レポートで承認済みの完了した G&D Issue を記載する必要があります。
• 経費を作成する際に、Navan で分類またはタグ「Growth and Development」を選択してください。
• AP 管理者は承認済み Issue について経費をレビューする必要があります。

ソフトウェア

• ソフトウェアサブスクリプションは払い戻し対象外です。
• ソフトウェアを購入したいチームメンバーは、調達プロセスを経る必要があります。
• 個人使用ソフトウェアハンドブックページのガイダンスに従ってください。

スワッグ

• 顧客、チーム、イベント、景品、TMRG などに関連するすべてのスワッグは経費計上できません。
• 会議では、配布するための贈答品やスワッグ関連品目は経費計上できません。
• 例外を求める前に、ハンドブックのマーチャンダイズワークフローガイダンスを参照してください。

チームビルディング

• 特別なチームイベントに関連するチーム活動および飲食物に使用されます。許可される金額は、年間の部門予算に依存します。
• チームメンバーは、チームビルディングイベント（例：食事、出張、交通機関）に関連する個別の経費に T&E アカウントを使用し、分類を「FY26 Team Building Budget」にタグ付けしてください。
• FY26 では、各 e-group メンバーに FY26-Q2 から FY26-Q4 までの四半期ごとのチームビルディングイベント用の予算が割り当てられています。
• 各 e-group メンバーは、予算を使用する際に裁量を行使できます。
• 予算は資金が割り当てられた四半期内で使用されるべきであり、未使用の資金を別の四半期に移すことはできません。
• この予算は、リーダーシップオフサイト、チームメンバーの集まり、ホリデーパーティー、その他のバーチャル楽しいイベントをカバーする必要があります。
• Navan では、チームメンバーは関連する経費を GL コード「Team events & meals」および分類（オプション詳細下）「FY26 Team Building Budget」にコーディングする必要があります。
• 経費はイベントと同じ月内に提出する必要があります。または、イベントのタイミングのために不可能な場合、最も遅い提出可能なタイミングはイベントが開催された会計四半期の終わりまでです。

トレーニング/学費

• トレーニングまたは学費に関連するすべての費用は払い戻し可能です。
• 承認済みの 完了した G&D Issue が提出時に経費レポートに記載される必要があります。
• Growth and Development 特典は、Total Rewards と Learning and Development チームのパートナーシップで管理されます。
• 経費を作成する際に、Navan で分類またはタグ「Growth and Development」を選択してください。
• AP 管理者は承認済み Issue について経費をレビューする必要があります。

VPN サブスクリプション

1. 2026 年 7 月 15 日より、GitLab は経費請求を通じて、個人用 VPN サブスクリプション（ExpressVPN、Proton、Mullvad、その他類似のサービスなど）を払い戻しません。
2. VPN アクセスが必要なチームメンバーは、GitLab が会社として提供する VPN ソリューションである NordLayer を使用してください。リンク先のセットアップガイドにはインストール手順が記載されています。一元管理された VPN へ移行することで、個人用 VPN に期待する保護を同じように提供しつつ、セキュリティ監督とアクセス管理を改善し、個別のサブスクリプションの寄せ集めを一貫した体験に置き換えます。
3. この変更を行う理由の詳細については、Loop のお知らせ（社内限定）を参照してください。
4. 質問がある場合は、Slack の #it_help チャンネルに投稿してください。

ビザ/許可証/Covid 検査

• GitLab イベント、クライアント、または会議への/からの出張に関連するトラベルビザ、トラベル許可証、Covid 検査は許可されます。
• 説明ボックスに経費の詳細な説明を提供してください。
• AP 管理者の承認が必要としてフラグが立てられます。

4.3 領収書紛失宣誓書

チームメンバーが領収書を紛失した場合、領収書紛失宣誓書（Missing Receipt Affidavit）を完成させ、提出時に経費に添付する必要があります。領収書紛失宣誓書はこちらにあります（コピーを作成するようご確認ください）。領収書宣誓書を添付する際、チームメンバーは文書を PDF として添付する必要があります。

4.4 払い戻し支払いタイムライン

払い戻し可能経費が処理される手順はさまざまであり、貢献者の法的ステータス（例：独立請負業者、チームメンバー）および子会社の割り当てに依存します。

法人

• チームメンバーは Navan を通じて経費を提出する必要があります。
• GitLab Inc、GitLab Federal、GitLab Ltd（英国）、GitLab BV（ベルギーおよびオランダ）、GitLab GmbH（ドイツ）、GitLab PTY Ltd（オーストラリアおよびニュージーランド）、GitLab GK（日本）、GitLab LTD（アイルランド）、GitLab Israel Ltd.、GitLab Korea Limited、GitLab Canada Corp、GitLab Singapore PTE. LTD.の経費は、ポリシー内の経費については、または Accounts Payable チームによる承認後（ポリシー外経費の場合）、Navan を介して 7 営業日以内に払い戻されます。
• 支払いを完了するには、チームメンバーの銀行口座が Navan にセットアップされている必要があります。
• GitLab France S.A.S および GitLab BV Finland の経費は、当月の給与に含まれるようにするため、毎月 6 日以前に Accounts Payable チーム（ポリシー外経費の場合）が提出および承認する必要があります。
• Navan は、Navan を介して直接払い戻されるチームメンバーのためにバッチ支払いシステムを実装します。週中に複数の経費を提出した場合、Navan はこれらの経費を 1 つの週次支払いにまとめ、月曜日に支払います。これらの支払いには、前日曜日の夕方までのすべての承認済み経費が含まれ、チームメンバーの銀行口座には火曜日または水曜日に入金されるはずです。

PEO（Professional Employer Organization/ Employer of Record、GitLab 法人または支店ではない）

PEO 拠点

• PEO 下の拠点のリストは給与ページで確認できます。
• チームメンバーは Navan を通じて経費を提出する必要があります。
• すべての経費は、当月の給与に含まれるようにするため、毎月 3 日以前に Accounts Payable チーム（ポリシー外経費の場合）が提出および承認する必要があります。

Papaya Italy

イタリアで Dirigente 区分により雇用されているチームメンバーは、GitLab の経費システムである Navan を通じて経費を提出しますが、Papaya でも給与を通じて業務経費を処理するために独自のテンプレートが必要です。Navan は PEO ワーカーの経費を自動的に支払わないため、Navan に加えて Papaya への手動提出が必要です。

業務出張の経費提出プロセス

1. チームメンバーは、出張または経費ごとに Papaya の経費テンプレートをダウンロードして記入します。注： 出張ごとに別のテンプレートで提出する必要があり、複数の出張を 1 つにまとめることはできません。
2. チームメンバーは、記入済みのテンプレートを PDF として保存します。
3. チームメンバーは通常どおり、領収書とともに PDF を Navan にアップロードします。
4. Payroll は承認済みの経費をその月の給与変更に追加し、該当月について合意された締切日までに処理のため Papaya に提出します。

業務出張と日常的な経費の違い 業務出張の経費（航空券、宿泊など、通常は 1 日を超える出張）は、日常的な経費とは別に提出する必要があります。 業務出張では、テンプレートの各項目に、場所、期間、目的、裏付けとなるスクリーンショットまたは領収書を含める必要があります。

iiPay

• チームメンバーは Navan を通じて経費を提出する必要があります。
• ナイジェリアを除くすべての個別請負業者または C2C は、毎月 22 日までに iiPay によって払い戻されます。すべての経費は、当月の支払いに含まれるようにするため、毎月 3 日以前に Accounts Payable チーム（ポリシー外経費の場合）が提出および承認する必要があります。C2C ステータスの請負業者の場合、経費払い戻し用に別個の銀行をセットアップする必要がある場合は、HelpLab 経由で Payroll チームに連絡し、HelpLab の Expenses -> General Expenses ページでリクエストを提出してください。

CXC Global

• CXC 対象国のリストはこちらで確認できます。
• チームメンバーは Navan を通じて経費を提出する必要があります。
• すべての経費は、当月の給与に含まれるようにするため、毎月 3 日以前に Accounts Payable チーム（ポリシー外経費の場合）が提出および承認する必要があります。
• GitLab Payroll チームは、月給と一緒に含めるために、承認済み経費額を CXC EMEA Payroll に送信します。
• チームメンバーは、月次請求書にも承認済みの経費額を含める必要があります。

4.5 チームメンバーのマネージャーに代わって（または依頼により）経費を提出する

• チームメンバーがマネージャーに代わって経費を提出することは、私たちの経費ポリシーおよび GitLab の内部統制の違反です。AP チームは、四半期マネージャー Issue のレビュー中に四半期ベースでこれらをレビューします。経費レビュープロセス中にこれが発見された場合、以下のアクションが取られます：
  • AP 管理者はチームメンバー、チームメンバーのマネージャー、チームメンバーのマネージャーのマネージャー、Finance リーダーシップチームに違反を通知します。
  • 経費は直ちに GitLab に返金され、チームメンバーのマネージャーは経費を自身で再提出する必要があります。

5. 物理カード

Navan 物理カードポリシーはこちらを参照してください。

6. 購入カード

Navan 購入カード

Navan 内のこれらのバーチャルカードは AP チームのみが使用し、新しいチームメンバーにホームオフィスセットアップ用の 1,500 米ドル（または現地通貨同等額）の手当を提供することのみに使用されます。これらのカードは、チームメンバーがこの金額を超えて支出しないことを確認し、手当が雇用 1 年目のみ利用可能であることを確実にするためにセットアップされました。Navan の管理下、これらのカードは AP 管理者チームのみがアクセスでき、チームメンバーはアクセスできません。

7. その他

Navan アカウントのセットアップ

以下は、Navan アカウントのセットアップに役立つ追加情報です。

• Okta にログインし、Navan タイルをクリックします。
• ダッシュボードに入ったら、プロフィールに情報をセットアップしてください（お名前の下のドロップダウンメニューからリンクを参照）。
• パスポート情報をプロフィールに追加します（パスポート情報のみが受け付けられます）。フライト予約時にあなたの情報が直接入力されます。
• チームメンバーは、モバイル版とデスクトップ版の両方で払い戻しが正常に処理されたか失敗したかを確認できます。払い戻しが失敗した場合、チームメンバーは通知を受け取り、Navan での修正方法も提供されます。
• それでは予約を始めましょう！

Navan エンドユーザーガイド

• Navan Expense ツールの使用方法については、Navan エンドユーザーガイドを参照してください。関連する質問は、HelpLab 経由でチームに直接連絡できます。

Navan ロイヤリティプログラム

• 出張者は、Navan でホテルを予約すると Navan ロイヤリティポイントを獲得します。
• 他者のためにホテルを予約するユーザーもロイヤリティポイントを獲得します。
• Navan ロイヤリティプログラムはプラットフォームで表示され、獲得と引き換え活動を追跡するための新しいロイヤリティプログラムプロフィールページがあります。チームメンバーは、個人旅行ホテルのためにロイヤリティポイントを引き換えることができます。ユーザーは、必要に応じてロイヤリティポイントを少しでもたくさんでも引き換えることができます。チームメンバーがロイヤリティポイントだけで予約の全額をカバーするのに十分でない場合、ロイヤリティポイントで一部を支払い、個人クレジットカードで一部を支払うことができます。ロイヤリティポイントは、前払いホテル料金を選択する際のチェックアウト時の支払い方法になります。
• すべてのロイヤリティポイントは、ユーザーが会社を離れる際に個人専用アカウントを有効化することで保持できます。企業は獲得したリワードを取り戻すことはできません。

持続可能な出張の考慮事項

• オールリモート企業であっても、GitLab は一部の出張が必要であることを認識しています。これらの考慮事項は、出張の環境への影響を減らすことを目的としています：
• イベントの目的が実際に会うことで強化される場合を除き、対面の会議よりもバーチャル会議および出席を優先してください。
• 短距離出張の場合、空路よりも陸路出張を検討してください。短距離出張の推奨事項については、ベルン大学、ルンド大学の例をご覧ください。
• 二酸化炭素排出量の少ない出張を選択してください。Navan Tripactions を通じて出張を予約する際、チェックアウト画面で総 CO2 フットプリントを確認できます。
• 対面会議を組織する場合、できるだけ多くの人が持続可能な方法で出張できる場所を目指してください。
• 航空会社が提供するカーボンオフセットは価値が疑わしいため、理にかなった範囲で空路出張を避けるよう目指してください。

ドメイン名登録・維持ポリシー

範囲と目的

このポリシーは、サンドボックスまたはテスト目的で登録または使用される GitLab 関連ドメイン名を含め、GitLab 関連ドメイン名を登録、または登録を維持しているすべての GitLab チームメンバーに適用されます。

ドメイン名は GitLab の知的財産ポートフォリオの主要な資産です。GitLab の承認済みドメイン名レジストラを使用して、Infrastructure Shared Services グループの下でドメイン名の登録と維持を一元化することは、これらの貴重な資産を追跡および保護するのに役立ちます。ドメイン名と DNS レコードハンドブックページを参照してください。

このポリシーで使用される**「GitLab 関連ドメイン名」**とは、以下のいずれかのドメイン名を意味します：

• GitLab でのチームメンバーの役割に関連する目的で登録または使用されたもの；
• GitLab 商標（GITLAB）またはその派生語（とりわけ git、glab、gtlb、gl など）を含むもの；および/または GitLab の主要メッセージング用語（とりわけ DevOps、DevOps platform、オールリモートなど）を含むもの。

新しい GitLab 関連ドメイン名の登録

• すべての GitLab 関連ドメイン名は、IT Operations が維持する dns-domain-purchase-request Issue テンプレート に記載されたプロセスを使用して登録する必要があります。
• 2022-03-01 以降に新しい GitLab 関連ドメイン名の登録で発生した費用についてチームメンバーが提出した経費レポートは却下されます。

既存の GitLab 関連ドメイン名の移管

• 現在チームメンバー名で登録されているか、未承認のレジストラに登録されているすべての GitLab 関連ドメイン名は、dns-domain-transfer-request Issue テンプレート に記載されたプロセスを使用して、できるだけ早く GitLab に移管する必要があります。
• 2022-08-01 以降にチームメンバー名で、または未承認のレジストラで、GitLab 関連ドメイン名の登録維持で発生した費用についてチームメンバーが提出した経費レポートは却下されます。

チームメンバー経費一時前払い

これはノートパソコン前払いにのみ関連します。詳細情報が必要な場合は、AP チーム宛に [email protected] までメールしてください。

退職したチームメンバーへの経費払い戻し

あなたが管理していたチームメンバーが GitLab を退職し、払い戻しに有効な最終経費を持ってきた場合、それらがすでに Navan で処理されていないことを確認してから、Accounts Payable に連絡してください。承認とともに有効な領収書および完成した経費払い戻しテンプレートのコピーを提出する必要があります。支払いを処理するために、退職したチームメンバーに有効な銀行詳細を提供するよう依頼することもあることに注意してください。AP は 1 週間以内に個人への払い戻しを処理および支払うよう最善を尽くします。

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