Navan 購買カード
このページにはGitLabのNavan購買カードのガイドラインと手順が記載されています。
1. ポリシー
- このNavan購買カードポリシーの目的は、会社運営に必要な購入を容易にし、効率的にプロセスを迅速化することです。
- この支払い方法の導入は、GitLabの調達ポリシーに定められた手続きを上書きするものではなく、低コストの必要な商品・サービスの代替購入手段を提供するものです。
- このポリシーは、Navan購買カードが適切なビジネス目的に使用され、通常使用に適切な管理が設けられることを確保することを意図しています。
このポリシーが適用される場合:
- 年間$5,000 USD未満のアドホックベンダー及び取引。
- ベンダーがクレジットカード払いのみを受け付ける取引の場合。
なお、ポリシーはカードの使用を以下に制限しています:
- GitLabの調達プロセスを迂回すること。
- 年間$5,000 USDを超える請求額（調達処理のためにZipを通じて申請が必要）。
- 経費ポリシーで許可されていないと明記されているすべての品目（例：ソフトウェア）。
- 以下のセクション4に列挙されている「非許可」品目として個人的に経費処理すべき追加品目。
適切な財務管理と健全な企業ガバナンスを確保するため、カードはその名義のチームメンバーのみに提供され、直属マネージャーのリクエスト・承認と、VP経理業務の最終承認を経て発行されます。これらの承認は追跡目的でIssueに文書化されます。購買カードやカード番号は他のGitLabチームメンバーと共有してはなりません。
2. 一般ガイドライン
- すべてのカード請求には領収書が必要ですが、米国チームメンバーの場合は$50を超える購入に領収書が必要です。領収書は取引日から30日以内にNavanにアップロードしてください。
- カードホルダーが領収書を紛失している場合、領収書紛失申告書を記入し、経費に添付する必要があります。注意：領収書紛失申告書はPDFとして添付してください。
- 適切な配賦のために適切な経費タイプを使用してください。経費タイプがリストにない場合は「その他」カテゴリを使用し、説明フィールドに詳細情報を追加してください。
- 該当する場合は、関連する購入に「分類」の経費タグを追加してください。一般的な経費タグの例には、会社全体のイベント、マーケティングキャンペーン、プロフェッショナルサービスエンゲージメントが含まれます。
- 非許可品目はカードへの請求時にフラグが立てられます。許可された品目にのみカードを使用してください。
- カードでの購入は年間各取引$5,000 USDを超えないようにしてください。
- 購入額が$5,000 USDを超える場合は、Zipで購買申請書を提出する必要があります。
- 誤って請求が行われた場合は、HelpLabチケットを開いて経費管理チームに連絡してください。誤った請求を行わないよう最善の努力をお願いします。
3. 許可品目
チームビルディング活動・オフサイト・イベント費用
- $5,000 USD未満の許可費用の例には、チームビルディングおよびオフサイトイベント活動の登録料、夕食会、チームビルディング活動の預金、部屋のレンタルなどが含まれます。
- 1人あたり$100を超えない最大20人のチームミール
重要な人生イベントへのギフト
- ギフトは重要な人生イベントに対して最大$125 USDまで購入できます。
- マネージャーは手術前の見舞いや大切な人の逝去など、重要な人生イベントを認識してチームメンバーのために花やギフトを送ることができます。GitLabがすでにギフトを送っているため、ベビーギフトは払い戻し対象ではありません。
- マネージャーは配送のための花やギフトの注文を手配できます。
- Executive Business Assistantは、マネージャーに代わってチームメンバーの重要な人生イベントのギフトを購入することが許可されています。払い戻しを受けるためには、マネージャーのメールまたはSlack事前承認を経費の領収書として添付する必要があります。
- これらのギフトにはチームメンバーへのギフトカードは許可されていません。
- ギフトハンドブックページをご参照ください。
- これらの経費は部門ごとに追跡されるため、これらの経費を提出する人は、ギフトを受け取るチームメンバーと同じ部門に所属している必要があります。
配送・郵送料
- イベント、賞品、重要な人生イベントへのギフトに関連する品目の配送。
- SWAG配送の詳細はマーチャンダイジングワークフローをご覧ください。
4. 非許可品目
$5,000 USD（または現地通貨相当）を超えるすべての購入は許可されていません。以下に記載の品目はカード使用が許可されておらず、通常の払い戻しまたは調達プロセスを通じてチームメンバーが個人的に経費処理する必要があります。
航空券と関連費用
- 個人のチームメンバーの航空券はNavanを通じて購入する必要があります。
- これには機内購入、座席アップグレード、Wi-Fi、手荷物費用、食事が含まれます。
- すべての個人費用は通常の経費ポリシーに従います。
ホテル、交通機関、関連出張費
- 個人チームメンバーには許可されていません。
- 個人関連の出張品目の例として許可されていないものには、すべての食事、Wi-Fi費用、グローバルエントリー/パスポート費用、レンタカー、マイレージ・交通費（Uber、Lyftなど）の個人利用が含まれます。
- これらは従業員払い戻しプロセスで経費処理する必要があります。
コワーキングスペース
- 個人チームメンバーは許可されておらず、通常の経費払い戻しプロセスを通じる必要があります。
- イベントのためにスペースが使用される場合のみ許可されます。
コンピュータ機器とハードウェア
- 許可されておらず、通常の従業員経費払い戻しプロセスを通じて申請する必要があります。
- これには新規採用者や交換品の機器が含まれます。
- 「オフィス機器と備品」および「ラップトップ、保険、修理」に関するグローバル出張・経費ポリシーハンドブックページをご参照ください。
個人チームメンバーの会議・研修・授業料およびメンバーシップ費用
- これらの購入は成長・開発給付プロセスに従う必要があります。
- すべての費用は従業員払い戻しプロセスで経費処理する必要があります。
ギフトカード購入
- すべてのギフトカードリクエストは、バーチャルカードを要求するZipを通じて提出する必要があります。
社内チームメンバーイベントの賞品・コンテスト・アワード
- 関連部門のチームビルディングの四半期予算に従う必要があります。
- ギフトカードはすべての従業員に課税対象となるため、この特典から除外されます。
マーケティングイベント - 外部顧客への賞品とギフト
- イベントの賞品とギフトに関連するすべての購入は許可されていません。バーチャルカードリクエストはZipを通じて提出する必要があり、GitLabのギフトと貢献ポリシーに従う必要があります。
顧客・パートナーとのディナーに関連する食事
- 従業員払い戻しプロセスまたはZipを通じて要求されたバーチャルカードで経費処理する必要があります。
個別請求$5,000 USD未満のベンダーへの月次定期請求
- 許可されておらず、Zipを通じてリクエストする必要があります。
経費ポリシーに記載されている個人費用
- 適切なマネージャー承認のために従業員払い戻しプロセスで提出する必要があります。
- これには携帯電話、インターネット、ホームオフィス機器、事務用品などが含まれます。
その他の専門会費、サブスクリプション、メンバーシップ費用（成長・開発以外）
- 個人チームメンバーに関連するものは従業員払い戻しプロセスで経費処理する必要があります。
ソフトウェアサブスクリプション
- いかなる種類も許可されていません（例：Amazon、Dropbox、Adobeなど）。
- 個人サブスクリプションは、Zipから購買申請書を提出してください。
重要な人生イベント以外のチームメンバーへのギフト
- （例：記念日、昇進、誕生日、電子カード、ウェルネス、感謝）
- ギフトハンドブックページをご参照ください。
賞品
- すべての賞品購入はバーチャルカードを要求するZipを通じて提出する必要があります。
- SWAGに関連する賞品についてはマーチャンダイジングワークフローページをご覧ください。
5. ポリシー外の取引
- Navan上で「ポリシー外」とフラグが立てられた経費は、特定の添付書類（例：承認済みIssue）と承認が必要なため、追加のレビューが必要なことを意味する場合があります。 レビューの結果、特定の経費についてさらなる説明が必要な場合、APチームはNavanを通じてチームメンバーに連絡し、承認または却下の前に取引の正当性を確認します。
- 申告額が推奨ガイダンスを超えている場合は、VP経理業務の承認が必要です。
- チームメンバーがすでにマネージャーの承認を受けている場合は、その承認を請求取引の領収書として添付してください。
- 経費がポリシー外の場合、カードホルダーは返金または取消処理を求められます。また、個人的な支出と判明した場合は、払い戻し処理ができるように「個人」としてマークするよう求められる場合があります。これはその後、経費チームの管理者がレビューし、VP経理業務からさらなる承認が必要な場合があります。
- 請求・経費が却下された場合、カードホルダーはGitLabへの払い戻しに責任を負います。
6. マネージャーへの期待
- マネージャーはチームメンバーの経費全体を毎月レビューし、懸念事項を直ちに買掛金チームに報告する必要があります。
- マネージャーは四半期ごとのIssueへの署名を求められ、チームメンバーの経費をレビューしたことを確認します。
- マネージャーはチームメンバーの未報告の不正使用に対して責任を負います。
- マネージャーはポリシーガイダンスを把握し、購入リクエストがあった際にチームメンバーに適切に助言する必要があります。
- APは直属の部下について追加情報が必要な場合、マネージャーにフラグを立てます。
- 詳細についてはマネージャーポリシーをご参照ください。
7. ポリシーの例外
- ポリシーへのいかなる例外も、VP経理業務またはCFOによるIssueまたはメールでの承認が必要です。
- カードメンバーは、承認済みIssueにより、割り当てられた月次$10K USD（または現地通貨）の上限を超える高い上限を付与される場合があります。
8. 手順
- Navan購買カードは、低価値の商品やサービスを購入するためにカードが必要な特定の役職のチームメンバーに限定されています。これらのカードは会社全体での使用を目的としていません。カードはIssueを通じて要求し、財務リーダーシップチームの承認を得る必要があります。
8.1 カードホルダーの責任
- カードホルダーはすべての証拠書類に責任を負います。
- カードホルダーによるすべての購入の領収書は完全に読み取り可能で、商品・サービスの説明、購入総額、税金を示している必要があります。
- Navan購買カードを通じて行われたすべての取引には領収書を添付し、適切な経費タイプ、分類、説明でコーディングする必要があります。
- カードホルダーは当月末日までにすべての取引を完了し提出する必要があります。
- チームメンバーが領収書を紛失した場合、領収書紛失申告書を記入し、提出時に経費に添付する必要があります。領収書申告書を添付する場合、チームメンバーはPDFとして文書を添付する必要があります。
8.2 支払い
- Navanは毎月15日に各エンティティに対してこれらの取引（通常の経費取引と合わせて）の請求書を送付します。
- NavanはGitLabの銀行口座を通じて直接引き落とし設定されており、毎月25日に金額が引き落とされます。
- 月次のメインアカウント明細書はNavanポータルを通じて提供されます。
- GLチームは明細書の完全な照合を行い、NavanからNetsuiteへのすべての取引を照合します。
- 経費の照合はFloqastにアップロードされ、General Ledgerチームによる最終承認を受けます。
8.3 クレジットカードの不正使用
- 授権されたユーザーはGitLabの企業行動・倫理規範に従う必要があります。これらのカードはGitLabの財産とみなされます。
- このポリシーに継続的に違反するカードホルダーは、管理上のレビューの対象となり、カードの取り消しやカード取り消しを含む懲戒処分に至る可能性があります。
- カードホルダーは、HelpLabで開いたチケットに、異議申し立て銀行への写しを添付して争議取引の詳細を記載する必要があります。カードホルダーは、処理される場合、払い戻しがGitLabに有利であることを確認する必要があります。
- カードホルダーはいかなる理由においても購買カードやカード番号を他のチームメンバーと共有してはなりません。カードホルダーは自分名義で発行されたカードで行われたすべての取引に責任を負います。
8.4 カードの紛失または盗難
- カードホルダーは常にNavan購買カードとカード番号・セキュリティ番号を安全に保管する責任があります。
- 紛失または盗難されたカードは、カードホルダーが直ちにAPアナリストに報告し、適切な手順でカードをキャンセルする必要があります。
- 可能な限り早い機会に、HelpLabチケットを開いて経費管理チームと、カードのキャンセルが確認され、カードが紛失または盗難された日からカード口座の照合が実施されるよう、カード管理者にも書面による通知を行う必要があります。
8.5 カードの取り消し
- Navan購買カードは、Workdayと統合されているため、カードホルダーがGitLabを退職すると自動的にシステムで無効化されます。
- マネージャーの直接のリクエストによっても取り消すことができ、その場合は買掛金チームが手動でこの操作を行います。
