買掛金（Accounts Payable）

このページにはGitLabの買掛金部門のポリシー、手順、ガイドラインが記載されています。私たちの目標は、チームメンバーと外部パートナーの双方への支払いをタイムリーに行えるようにすることです。また、買掛金処理に関連するハンドブックの他の領域への便利なリンクも提供しています。

はじめに

買掛金（一般的にAPと呼ばれます）へようこそ。質問の大半は以下のセクションで回答が見つかるはずです。お探しのものが見つからない場合は、私たちに連絡してください:

• Compass: accountspayable
• メール: [email protected]

一般ガイドライン

• ベンダーは請求書を処理するために ZIP にオンボーディングする必要があります。
• 契約合計金額が $5000 を超えるすべての購入／サービスには発注書（PO）が 必要 です。ただし PO 例外ポリシーに該当する場合は除きます。年間合計 $5000 未満のベンダーからの単発購入は、PO 例外ポリシーに従って PO なしで処理できます。
• 請求書のコピーに PO 番号を必ず明記してください。PO なしの請求書（PO 例外ポリシーに従って承認されたもの）の場合は、ZIP で「Request Payment for Non-PO backed Invoices」を提出してください。
• すべての請求書は10%のPO許容範囲の対象となります。この許容範囲を超える超過分は次のように扱われます:
  • $1,000 USD（または現地通貨換算額）までの金額はAPチームによってレビューされ、承認のためFP&Aにルーティングされます。
  • $1,000 USDを超える金額は処理されず、PO変更リクエストが必要となります。
• ベンダーは ZIP Portal を使用して直接請求書をアップロードし、PO と照合することを強く推奨します。ベンダーが ZIP 経由で請求書を提出できない場合は、PDF コピーを [email protected] に送信できます。
• 支払いランは、月末決算の週や主要な祝日を除き、木曜日に実行されます。支払いはその後数日以内に送金され、ベンダーの銀行に届くまでに 1 〜 5 営業日かかる場合があります。これは国、通貨、選択された支払い方法によって異なります。
• 請求書は請求書の支払期限に厳密に従って支払われます。「緊急支払い」 リクエストは、請求書が ZIP で完全に承認されている限り、次に利用可能な支払いランで支払われます。AP は当日支払いリクエストには対応できません。
• サプライヤーはNetSuite Electronic Payments、ACH、またはWireのみで支払われます。APは小切手支払いを発行しません。

買掛金処理

1. ベンダー請求書 - これらの請求書は ZIP で PO 付きまたは PO 非対応で処理されます。ベンダーは ZIP に設定／オンボーディングされている必要があり、請求書には処理に必要なすべての情報（請求書番号、請求書日付、支払い条件、PO番号、請求書金額、通貨、サービス日付／期間）が含まれている必要があります。見積書、注文書、契約書、契約は請求書処理には有効ではなく、「Invoice」のみが許可されます。

   • 請求書がPO例外ポリシーに該当しない場合、処理のためにAPチームに送る前に、請求書に対応するPOがあることを確認してください。
   • PO対応の請求書の場合、処理を進めるためにPOがすでに承認されていることを確認し、APチームがそのセクションを確認／監視できないため、POに請求書を添付しないでください。
   • POに請求書を処理するための十分な残高があることを確認してください。完全にマッチした、またはすでにクローズされたPO番号をベンダーに提供しないでください。双方に混乱を生じる可能性があります。
   • PO 変更リクエスト（例：現在の PO に資金を追加する）を行う必要がある場合は、ZIP で変更リクエストを提出するか、#procurement チャンネルにサポートを依頼してください。
   • ベンダーは、PO Flip メソッドを使用して ZIP Portal で請求書を処理できます。
   • ベンダーは請求書を[email protected]に送ることもできます。処理の遅延を避けるため、請求書のコピーまたはメール本文にPO番号を明記する必要があります。
   • PO なしの請求書については、ZIP で「Request Payment for Non-PO backed invoices」を提出してください。
   • POなしで請求書が受領された場合、APチームがGitLab DRIに連絡し、POの作成をリクエストします。POが作成されたら、DRIは処理を進めるためにPO番号をAPチームにメールで送る必要があります。

2. 給与計算請求書 - これらはPayrollチームから処理のために提供される請求書で、Netsuiteに手動で入力されます。承認サインが請求書に明示されています。

   • $500,000 USD以上の請求書には、Payrollチームから2つの署名者（マネージャーとディレクター）が必要です。
   • コードはpayroll banking trackerに提供する必要があります。

3. 特別請求書 - 主に払い戻しに関するものです（例：スピーカー払い戻し、面接候補者払い戻し、元チームメンバー払い戻し、BOD払い戻し）。

   • テンプレートが必要で、ベンダー名／払い戻し対象者名、請求書日付、支払い条件、請求書金額、通貨、サービス日付／期間など、必要なすべての情報が含まれている必要があります。払い戻しリクエストには領収書がサポートドキュメントとして必要です。
   • テンプレートには受益者の完全な銀行情報が含まれている必要があります。該当しない場合はN/Aを入力してください。
     • 銀行名:
     • 受益者名:
     • 受益者住所:
     • 口座番号:
     • IBAN:
     • Routing/ABA番号:
     • Wire番号:
     • Swift Code/BIC:
     • Sort Code:
     • Transit NumberおよびInstitution Number:
     • IFSC Code:（インド向け）
     • BSB Code:（オーストラリア向け）
   • スピーカー払い戻しの場合は、スピーカーが参加したイベントの関連POをお知らせください。同じPOとして経費の記録を整列します。PO詳細は払い戻しテンプレートまたはメールに明記できます。

買掛金支払い

• 請求書を支払うための最初のステップは、適切な 購買プロセス をレビューすることです。
• 請求書は請求書の支払期限、またはベンダー契約の支払い条件のいずれか早い方に従って支払われることに注意してください。
• APは当日の支払いリクエストには対応できません。上記のプロセスに従い、支払い前にすべての承認が取得されていることを確認する必要があります。
• 支払いは毎週 木曜日 に設定され、それぞれの支払いシステムを通じてベンダーに資金がリリースされます。送金がベンダーに届くまで、所在地と利用銀行により数日かかる場合があります。
  • 木曜日の支払いランに請求書を含めるには、水曜日の終業時（EOD）までに受領され、完全に承認されている必要があります。支払いランのスケジュールについて毎週リマインダーを送信していますので、確認してください。
• 手動支払いは 以下にのみ 適用可能です:
  • 給与計算請求書
  • スピーカー払い戻し
  • 元チームメンバー払い戻し
  • 面接候補者払い戻し
  • BOD払い戻し
  • クロスカレンシー支払い
  • 緊急ベンダー支払い
  • 税金支払い（wire参照が必要）
  • カスタマー返金
  • 銀行仲介詳細を必要とする支払い

ZIP バーチャルカード (Brex)

GitLabがサプライヤーに対して推奨する支払い方法は、サプライヤー請求書をサポートドキュメントとして提供する電子資金振替です。サプライヤーでこのオプションが利用できない場合、一時的なクレジットカードであるバーチャルカードを代替支払い方法として使用できます。

Fedex

• GitLabに代わってパッケージを送る必要があるとき、私たちのメイン宅配業者アカウントはFedExにあります。
• 最初のステップは、#AccountsPayableチャンネルでAPに連絡して、コーポレートアカウント番号をリクエストすることです。
• パッケージを送るとき、送付者はGitLab Inc下の送付者フィールドに自分の名前を入れる必要があります。または自分の完全なコストセンター（例：Marketing - Field Marketing）を入れる必要があります。完全なコストセンターがわからない場合は、Workdayアプリケーション内に進み（Profileアイコン > Job > Organization > Cost Centerを探します）。
• APが宅配料金を適切にコード化する能力を妨げる、正しい情報を提供しない人は、将来会社のアカウントを使用することが許可されません。

グローバル出張と経費

• Spending Company Money のページをレビューして、あなたの支出がGitLabの 経費ポリシー 内であることを確認してください。
• GitLabはすべての出張関連のフライト、ホテル、列車旅行、車両レンタル予約に Navan Travel を、すべての従業員払い戻し可能経費に Navan Expense を利用しています。
• これには Physical Cards の準備も含まれます。
• Physical Cards - このNavan Physical Cardポリシーの目的は、会社運営に必要な購入を促進し、効率的にプロセスを早めることです。制限は$10,000 USDに設定されており、承認されたIssueのリクエストに対して提供されます。
• 経費について一般的な質問がある場合は、Compass にチケットを提出してください。
• Compass のローンチに伴い - すべての質問を 一般経費関連の問い合わせ のためのCompass チケットプロセスを通じてAP Adminチームに向けることを丁寧にリクエストします。
• 経費に関する詳細なガイダンスについては、Expense PolicyおよびFAQページもレビューしてください。これらの便利な情報リンクは、Compass ツールの Expenses > Quick links セクションにあります。

QuickLinks

参考リンク

• ZIP エンドユーザーガイド
• Navan Expense Stack Guide

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