ミーティング
1-on-1 ミーティングをどのように効率的に進めるか？
エンジニアリングマネージャーの 1-on-1 は毎週火曜日に開催されます。全員の時間を効率的に活用するため、各30分で行います。GitLab における同期の時間は非常に貴重なリソースです。つながり、コミュニケーションし、コラボレーションするための機会として常に大切にするべきです。リモートワークでは、これらの考え方はさらに重要になります。そのため、ミーティング前の計画と準備を通じて、この時間は十分に尊重されるべきです。
対象者
このテンプレートは Create ステージのシニアマネージャーが使用するものです。各エンジニアリングマネージャーは、自分に最も適した個人スタイルでミーティングを行います。ただし、このテンプレートを参照している方にとって 1-on-1 に役立つと感じた場合は利用可能です。
非同期ミーティング準備
シニアマネージャーの準備
ミーティング前に準備することで、重要なトピックについて話し合うための同期時間を確保しながら、ミーティングを迅速に進められます。重要なトピックにより多くの時間を同期で費やし、同様に重要ではあるが非同期で対応できるものには非同期で対処するというアプローチで優先順位を付けることができます。
ミーティング前に、シニアマネージャーはデフォルトテンプレートに加えて追加の（できれば3つ以内の）箇条書きをアジェンダに追加します。これらは以下のようなものが考えられます。
- 最近のアナウンスに含まれなかったか、または特定のエンジニアリングマネージャーに固有のアナウンス
- シニアマネージャーがミーティング前の週に持っていた質問で、1-on-1 ドキュメントに追加したもの（エンジニアリングマネージャーの業務を妨げないための手法）
- フィードバック（無制限、3つに制限されない）
エンジニアリングマネージャーの準備 ミーティング前に、エンジニアリングマネージャーは以下を行います。
- 今週の自分に該当する項目のみを記入して、下記のデフォルトテンプレートを完成させる
- アクションアイテム（Issue ボード）をレビューし、必要に応じて更新する
- シニアマネージャーから提示された質問に非同期で回答する
テンプレート
以下のテンプレートは、シニアマネージャーが行うすべての 1-on-1 で使用されます。このテンプレートは、エンジニアリングマネージャーのエコシステムで何が起きているかについて包括的なアップデートを得るのに有用であることが証明されています。
- 調子はどうですか？何か特別な予定はありますか？
- 今週の計画と優先事項は何ですか？
- 先週うまくいったことは何ですか？
- 先週うまくいかなかったことは何ですか？
- 一緒に仕事をしている人 / チームメンバーとはどうですか？
- 議論したいやり取りはありますか？
- 強調したい CREDIT バリューはありますか？
- 最近の GitLab の変更について質問はありますか？
- 次回のミーティングまでに何かお手伝いできることはありますか？
- 次回に話し合いたいことで、今日カバーできなかったことはありますか？
- 私へのフィードバックはありますか？
頻度
エンジニアリングマネージャーの 1-on-1 は毎週火曜日に開催されます。全員の時間を効率的に活用するため、各30分で行います。チームメンバーの時間を尊重することは与えられる最良の贈り物の一つです。私たちは毎日多くのアクションアイテムを抱えており、誰かの時間を効率的に使うことで、その人が自分の To Do リストに取り組む時間を確保できます。元々これらのミーティングは1時間でしたが、より非同期なフォーマットに傾けることでミーティング時間を半分にすることができました。
同期 vs. 非同期
元々 1-on-1 はすべて同期で1時間でした。時間をより効率的に活用するために、これらのミーティングにイテレーションを適用しました。ミーティングを2つのセクションに分けるようにしました。
- 口頭確認
- 読み取り専用
上記のデフォルトテンプレートを使用して、それらの箇条書きのいずれかを口頭確認セクションまたは読み取り専用セクションに分類することができます。30分の 1-on-1 では口頭確認セクションのアイテムのみを話し合います。読み取り専用セクションは非同期に読まれ、該当する場合は非同期に回答されます。
Issue とボードを使ったアクションアイテムの追跡
この 1-on-1 ミーティングの別のイテレーションは、Create エンジニアリングマネージャーによって集合的に提案されました。アクションアイテムを 1-on-1 ドキュメントで追跡するのではなく、Issue で追跡し、1-on-1 ドキュメントで毎週レビューすることを提案しました。これは以下の点で大幅な改善でした。
- コラボレーション:
- 特定のアクションアイテムに関して Issue 内で非同期の議論が行われます
- GitLab の Issue をドッグフーディングしています
- 成果
- このプロセスの透明性と、エンジニアリングマネージャーが期日を設定できることにより、より良い結果が生まれます
- エンジニアは優先度ラベルを使用するシニアマネージャーによって優先順位が明確になり、最も重要なアクションアイテムが最初に完了されます
- 効率
- Issue ボードを使ったアクションアイテムの追跡は、エンジニアリングマネージャーとシニアマネージャーの両方にとって、ドキュメントをスキャンするよりはるかに効率的に、各エンジニアリングマネージャーの現在の活動を視覚的に表示します
- 透明性
- 期日はエンジニアリングマネージャーが設定し、Issue 内で伝達されるため、見積もられた期日が透明になります
- 労力レベルラベルが使用されるため、エンジニアリングマネージャーのワークロードがシニアマネージャーに対して透明になり、シニアマネージャーが各エンジニアリングマネージャーの Issue ボードと既存 Issue（アクションアイテム）に基づいて各マネージャーに割り当てる優先度とアクションアイテムを調整できます
気を散らすものの除去
1日を通して多くの気を散らすものがあります。Zoom を立ち上げて質問したいと思う時がよくあります。1-on-1 は、それほど緊急ではない質問のための場を提供します。重要かもしれませんが、数日間待てるものかもしれません。チームを中断させたり気を散らすことを避ける機会があるときは、次の 1-on-1 ドキュメントにアイテムを追加することでその機会を活かしてください。
フィードバックの提供
フィードバックは常に 1-on-1 ドキュメントで提供され、以下のように強調表示されます。
感謝:
- ありがとう、よくできました。
評価:
- ここで示した結果________は、あなたのポジションへの期待に応えていません。あなたの役割に期待される行動は次のとおりです____________________
コーチング:
- この変更__________をすることで、このクレジットバリュー____________に改善できます
フィードバックを提供する際、また提供しているフィードバックの種類について透明であることが重要です。その期待値を設定することが、受け手がフィードバックをどのように処理するかを理解するための鍵です。チームメンバーはフィードバックが十分ではないと言うことがよくありますが、実際には感謝のフィードバックが十分に受け取れていないと言っているのです。チームメンバーが職業的に成長するために必要な感謝、評価、コーチングを受け取れるよう、この透明性のレベルが重要です。
