プロフェッショナルサービス リモートトレーニングセッションのセットアップとレポート

プロフェッショナルサービス リモートトレーニングセッションのセットアップとレポート

プロフェッショナルサービスは、顧客向けのリモートトレーニング配信用に共有 Zoom アカウントを保有しています。これにより、チーム全体が同じアカウントからトレーニングセッションをスケジュール・修正・開始でき、すべてのセッション録画と参加者レポートにアクセスできます。このページでは、トレーニングセッションのセットアップ手順と、セッション後の録画・レポートへのアクセス方法を説明します。

ログイン

1. プロフェッショナルサービスの Zoom アカウントのログイン情報を 1Password チームボールトから取得します。
2. シークレットブラウザタブを開き、Zoom のサインインページに移動して共有アカウントにログインします。

トレーニングセッションのスケジュール

1. Zoom 共有アカウントで、左ナビゲーションメニューから Webinars をクリックします。

2. Upcoming Webinars タブで、スケジュール済みのウェビナーリストを確認し、新たにスケジュールするものと重ならないようにします。重要な注意! Zoom では、同じ Zoom アカウントから複数のミーティングまたはウェビナーを同時実行することはできません。Alternate Host を指定したとしても、別のセッションを開始するためには、いずれかのミーティングまたはウェビナーを終了する必要があります。スケジュールしたい時間帯にすでにウェビナーがスケジュールされている場合は、別の Zoom アカウントを使ってセッションをスケジュールする必要があります。詳細は Zoom のヘルプ記事 を参照してください。

3. Webinar Templates タブをクリックします。

4. セッションをセットアップしたいコースのテンプレート名を見つけます。

5. Schedule a Webinar with this template をクリックします。

6. セッションのタイトルに顧客名を追加します。例: “GitLab CI/CD Training – Acme Corporation”。

7. 日付と時刻を調整します。

   • 各コースには 4 時間のセッションが 2 つ含まれます。最初のセッションの日付を選択します。
   • 開始時刻を顧客の希望タイムゾーンで確定した開始時刻に調整します。
   • 所要時間を 4 時間に調整します。
   • タイムゾーンを顧客の希望タイムゾーンに合わせます。
   • 必要に応じて、2 回目の 4 時間セッションの確定日と一致するように繰り返し設定を調整します。

8. Registration、Password、Video、Audio、Webinar Options の設定はそのままにします。

9. Alternative Host を設定します。

   • Advanced Options をクリックして、自分のメールアドレスを入力します。これにより、自分の Zoom アカウントからホストとしてセッションに参加できます。
   • Save をクリックします。

登録ページの調整

Zoom テンプレートには元のテンプレートのセットアップに使われたブランディングのほとんどが含まれていないため、スケジュールするウェビナーごとに調整が必要です。

1. スケジュールしたウェビナーのページの一番下までスクロールし、Branding タブをクリックします。

2. Title セクションで Edit をクリックします。

   • タイトルをトレーニング名と顧客名（例: “GitLab CI/CD Training for FRB Kansas City”）に変更します。
   • Save をクリックします。

3. Speakers セクションで Add a speaker をクリックします。

   • 自分の写真をアップロードします。
   • 自分の名前と肩書を入力します。
   • 組織として “GitLab Professional Services” を入力します。
   • 自己紹介を入力して、参加者にあなたについて少し知ってもらいます。
   • Save をクリックします。

4. Post Attendee URL で、ウェビナーセッションを終了した時に参加者に表示する URL を必要に応じて Edit で調整できます。

5. Save をクリックします。

登録者数の制限

1. Invitations タブの Approval Options セクションで Edit をクリックします。

2. Registrations タブで Restrict number of registrants のボックスをチェックします。

3. フィールドに 20 を入力して、登録者数を 20 に制限します。

4. Registration ペインの一番下までスクロールし、Save All をクリックします。

メール設定の調整

1. ウェビナーページの一番下にある Email Settings タブをクリックします。

2. Email Contact 行で Edit をクリックし、メールの連絡先名とアドレスを自分のものに変更します。これにより、参加者が受け取るすべての自動メールが自分のメールアドレスから送信されます。

サーベイリンクの追加

1. “Polls/Survey” タブの Survey 行で、Use a 3rd party survey をクリックし、トレーニングサーベイのリンクを貼り付けます。
   • これにより、セッション終了直後に各参加者に対してサーベイがポップアップ表示されます。

登録ページリンクの確認と共有

1. 登録ページリンクをコピーします。

2. ウェビナーセッションページの一番下にある Invitations タブをクリックします。

3. Invite Attendees で Copy Invitation をクリックします。

4. 招待メッセージに表示された URL を選択してコピーします。

5. 別のブラウザタブを開いてリンクを貼り付けます。これで参加者が見る登録ページを確認できます。確認して、調整が必要な場合は Branding タブに戻って変更します。

6. 登録ページリンクをトレーニングセッションの Issue に貼り付けます。

7. 顧客の窓口に送るメールにもリンクを貼り付けて、各参加者が事前に個別に登録できるよう、窓口担当者から各参加者にリンクを転送できるようにします。

セッションの登録と参加状況の表示・エクスポート

セッション前

1. Upcoming Webinars タブで、見たいセッションを見つけて Topic タイトルをクリックします。

2. ウェビナーセッションページの一番下にある Invitations タブで、一番下までスクロールし、Manage Attendees セクションで View をクリックします。

3. 登録した各参加者を確認できます。名前をクリックすると、登録ページの質問への回答を表示できます。これにより、参加者の役割やセッションの目的に応じてトレーニングセッションを事前に準備できます。

注: セッション前に登録リストをエクスポートすることはできません。

セッション後

1. Previous Webinars タブで、見たいセッションを見つけて Topic タイトルをクリックします。

2. ウェビナーセッションページの一番下にある Invitations タブで、一番下までスクロールし、Manage Attendees セクションで View attendee report をクリックします。

3. さまざまな種類のレポートを生成し、スプレッドシート形式でエクスポートできます。

4. Attendee Report ラジオボタンを選択し、ウェビナーセッションを選択します。Generate CSV Report をクリックします。

5. Attendee Report を Issue に添付します。

録画にアクセスする方法

1. 左ナビゲーションメニューから Recordings をクリックします。

2. アクセスしたいウェビナーセッションを見つけます。

3. Share をクリックします。

4. Copy Sharing Information to the Clipboard をクリックします。

5. 録画アクセス情報を Issue と顧客に送るフォローアップメールに貼り付けます。

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