Content last updated 2026-03-04

E-Group オフサイト

E-Group オフサイトは、取締役会の会議後に 4 日間にわたって四半期ごとに開催されます。

E-Group オフサイトは四半期ごとに開催されます。通常、取締役会の会議の 4 日後に行われます。

目標

対面での対話から恩恵を受け、より多くのコンテキストを必要とし、E-Group が意見の相違を持つ可能性が高いトピックについて、25 分または 50 分のディスカッションを行うことが目標です。 アジェンダには以下の条件を満たすディスカッションを含める必要があります:

  1. 最重要事項
  2. 実行可能
  3. 会社の方向性に影響を与える
  4. クロスファンクショナル

参加者

  1. エグゼクティブ
  2. CEO のチーフオブスタッフ；不可能な場合はディレクター、戦略・オペレーション
  3. CEO シャドウ
  4. CEO へのエグゼクティブビジネスアドミン（任意）
  5. 招待参加者: 1 つ以上の特定のセッションに参加するよう招待された人々

参加者にはこの一覧の人々が含まれますが、特定の人々のサブセットに最も関連するディスカッションも存在します。そのような場合、カレンダーは誰が「推奨」で誰が「任意」かを指定します。場合によっては、E-Group メンバーが任意参加者のリストに含まれることもあります。

ロール

エグゼクティブはイベント中の困難なディスカッションと問題の解決に取り組むことを約束します。 事前にアジェンダにトピックを提案し、それらのディスカッショントピックのエグゼクティブスポンサーとなることで、積極的な参加者となることを約束します。 ディスカッショントピックの成功基準（例えば、下すべき決定や次のステップに関する明確化の確立）を設定します。 進め方について意見の相違がある場合に停止・継続・変更の決定が必要なときは、その決定はトピックのエグゼクティブスポンサーの責任です。

CEO シャドウは、E-Group がディスカッションに集中できるよう、イベント全体を通じて徹底的なメモを取ることを担当します。 CEO シャドウはエグゼクティブに代わってマージリクエストを作成する任務も担います。 変更のアナウンスとマージについては、以下に概説するプロセスに従ってください。

CEO のチーフオブスタッフまたはその他のチームメンバーはイベントの進行を担当します。 EBA と緊密に連携してイベントが円滑に進行するよう確保します。 CEO へのチーフオブスタッフは、イベントのスケジュール管理、ディスカッションのテーマ維持、必要に応じた会話の方向付け、行動項目への会話の誘導、そして実装が時間の約 50%になるよう確保する現場責任者です。

CEO へのスタッフエグゼクティブビジネスアドミニストレーターはオフサイトの組織・調整（移動、宿泊、アジェンダ、食事を含む）を担当します。

ロジスティクス

E-Group のほとんどがサンフランシスコベイエリアにいるため、多くの場合、E-Group メンバーのいずれかの近くで、サンフランシスコからドライブまたは短距離直行便で行ける場所を選びます。 E-Group オフサイトは CEO の自宅でも開催できます。 CEO への EBA は、対面参加者のためのホテルと会議室の予約を担当します。 CEO への EBA は、アジェンダの各ミーティングに関連するカレンダー招待（ミーティングごとに 1 つのカレンダーエントリ）を送信し、参加者が変わるミーティングには一意の Zoom リンクを設定する責任があります。 CEO が移動中の場合、CEO へのチーフオブスタッフ（優先）または EBA が CEO と協力してOwlを持参する必要があります。

ハイブリッドコールは難しいですが、時々オフサイトはハイブリッドミーティング形式を取る必要があります。 その場合、CEO への EBA はオフサイトセッションのカレンダー招待に Zoom リンクが含まれていることを確認します。 Zoom のリンクはカレンダー上にあり内部的に発見可能であるため、待機室を添付する必要があります。 これにより、E-Group が準備できたときに人々を部屋に引き込むことができ、気づかれずに飛び込んだり、E-Group が次のトピックに移る準備ができる前に出入りしたりすることがなくなります。

場所: CEO の自宅

2022 年 6 月の E-Group オフサイトミーティングは、サンフランシスコの CEO の自宅で開催しました。この場所での開催時には、以下のガイドラインが適用されます。

CEO への EBA は、自宅のオンサイト担当者と調整し、自宅で行われるすべての詳細について協力します。これには以下が含まれます:

  1. AV セットアップが使用可能であることの確認
  2. 食事とケータリング
  3. 到着時刻と出発時刻を含むスケジュール
  4. 参加者数と詳細
  5. ミーティングが行われる時間、各ミーティングに使用される部屋、各部屋の人数を詳細に記載した概要アジェンダの共有。部屋がDirects-Groupが E-Group オフサイトミーティングにない間に使用される場合は、その旨も記載すること。

メインルームに入ることができる最大参加者数は 16 名ですが、メインルームに追加の参加者が必要な場合は、オンサイト担当者と調整して追加のテーブル、椅子などの設備を確保し、どのミーティングで必要かを共有してください。

AV 機器は自宅に保管されています。以下のアイテムがオンサイトにあります:

初日の最初のミーティングの 1 時間前に到着して AV 機器をセットアップし、その後の日は最初のミーティングの約 30 分前に到着してすべてが適切にログインされていることを確認することをお勧めします。 CEO への EBA は、アカウントがログアウトされている場合に備えて、CEO から AV 機器を設定する担当者に必要なパスワードを共有することを調整する必要があります。これらのパスワードは Zoom Rooms アカウント、iCloud アカウント、および iPad のパスワードです。 AV 機器はキャスター付きカートに載っており、必要な部屋に移動できます。 メインのスピーカー/マイクをテーブルの中央に、拡張マイクをテーブルの両端に向けながら、テーブルの上座にカートをセットアップすることをお勧めします。

スケジュール

オフサイトは 3 日または 4 日間にわたって開催される四半期ミーティングです。

対面オフサイトは年に 3 回開催されます。Q4 末の 1 月のオフサイトはリモートです。Q1 と Q3 のオフサイトは、対面での取締役会と同じ週、同じ場所で開催されます。

このセクションでは 3 つのミーティング形式すべてを記録します。

取締役会ミーティングと組み合わせた対面オフサイト

取締役会ミーティングに合わせた対面イベントのスケジュールは通常以下のとおりです:

  1. 1 日目（月曜日）: ハーフデイミーティング。13 時 PST ごろ開始。夜はソーシャルディナー。
  2. 2 日目（火曜日）: 朝 8 時の朝食から始まる 6〜7 時間のミーティング。チームとの非構造化時間とチームアクティビティを含む。
  3. 3 日目（水曜日）: 朝 8 時の朝食から始まる 6〜7 時間のミーティング。チームとの非構造化時間を含む。取締役会とのディナーで締めくくる。
  4. 4 日目（木曜日）: スケジュールされたミーティングなし。アドホックなミーティングと取締役会との時間のために確保。

取締役会ミーティングなしの対面オフサイト

取締役会ミーティングのない対面イベントのスケジュールは通常以下のとおりです:

  1. 1 日目（月曜日）: ハーフデイミーティング。13 時 PST ごろ開始。
  2. 2 日目（火曜日）: 朝 8 時の朝食から始まる 6〜7 時間のミーティング。チームとの非構造化時間とチームアクティビティを含む。
  3. 3 日目（水曜日）: 朝 8 時の朝食から始まる 6〜7 時間のミーティング。チームとの非構造化時間とチームディナーを含む。
  4. 4 日目（木曜日）: 8 時からミーティングが始まり、12 時 PST まで続く。

完全リモートオフサイト

完全リモートオフサイトのスケジュールは通常以下のとおりです:

  1. 月曜日から木曜日まで、毎日 8:30 am〜12:20 pm 太平洋時間。

機能リーダーミーティング（概要）

E-Group は E-Group オフサイトの翌週に機能リーダー Zoom コールを開催します。

オフサイトの日程

E-Group オフサイトは通常以下の時期に開催されます:

  • 3 月または 4 月初旬
  • 6 月または 7 月初旬
  • 9 月または 10 月
  • 1 月

今後の E-Group オフサイトについて以下の日程が確認されています（開始日）:

  • 2024-12-09
  • 2025-03-31
  • 2025-06-23
  • 2025-09-22
  • 2025-12-08

以下の日程は過去の E-Group オフサイト（開始日）です:

  • 2021-06-28
  • 2021-11-01
  • 2022-01-10
  • 2022-04-04
  • 2022-06-13
  • 2022-10-04
  • 2023-01-09
  • 2023-05-03
  • 2023-06-26
  • 2023-09-27
  • 2024-01-08
  • 2024-03-25
  • 2024-06-24
  • 2024-09-23

オフサイトトピックカレンダー

E-Group オフサイトは取締役会ミーティングの約 2 ヶ月前に開催されることが多いですが、各オフサイトで今後の取締役会ミーティングのトピックについてディスカッションする時間を確保します。

Q1 オフサイト

  1. E-Group オフサイトと取締役会ミーティング月: 3 月
  2. 3 年戦略の確認開始（0.5 日）
  3. 非製品エンジニアリングレビュー（例: アーキテクチャ、インフラ）

Q2 オフサイト

  1. E-Group オフサイトと取締役会ミーティング月: 6 月
  2. シナリオ、能力、依存関係を含む 3〜5 年の長期見通し（LRO）のレビュー
  3. 3 年戦略の確認完了（1 日）
  4. タレントアセスメントと後継計画（年 2 回のセッション、各 1.5 時間、部門ごと約 10 分）。CEO シャドウと EBA はこのセッションに参加しません
  5. ディレクター+昇格候補者

Q3 オフサイト

  1. E-Group オフサイトと取締役会ミーティング月: 9 月
  2. 予算を含む年間計画の開始と、翌四半期に最終年間計画を完成させるためのワークストリームの開始
  3. Go-to-market（GTM）の学び
  4. 組織設計

Q4 オフサイト

  1. E-Group オフサイトと取締役会ミーティング月: 1 月
  2. 予算を含む最終年間計画
  3. 競合差別化を含む製品ロードマップ
  4. タレントアセスメントと後継計画（年 2 回のセッション、各 1.5 時間、部門ごと約 10 分）。CEO シャドウと EBA はこのセッションに参加しません
  5. ディレクター+昇格候補者

定期的なディスカッショントピック

上記のトピックカレンダーのトピックに加えて、これらのトピックはすべての E-Group オフサイトでディスカッションされます:

  1. オフサイトピアフィードバックセッション（10 分の準備、3 分のセッション、10 分のクロージングディスカッション）（50 分）。これは常にオフサイト初日の昼食前に行われます。全員が揃っていない場合は、全員が集まってから半日以内に行います
  2. ディレクター+昇格（人数に応じて、1 人あたり約 10 分）
    1. 効率的なミーティングを行い、ディスカッションが必要な分野に集中するため、質問や懸念点が出されない限り、候補者についてディスカッションする時間は設けません。その場合、昇格の E-Group スポンサーは候補者の昇格ケースを参照して質問に答えることができます。E-Group メンバーが候補者への支持を記録したい、またはディスカッションされていない候補者について肯定的なことを強調したい場合は、アジェンダにコメントを書き、それが「[言葉にしない]」項目であることを記載できます。
    2. 昇格リストまたは将来の昇格リストに新しい人が追加されたとき、スポンサーエグゼクティブはその人物、貢献内容、および意図する昇格ウィンドウに向けて対処すべき分野の概要を提供する必要があります
  3. コンテンツディスカッション（30 分〜1 時間）
  4. 四半期の優先事項（OKR）のアライン（25 分）

オフサイト前のディスカッショントピック

これらのトピックはオフサイト前に E-Group によってディスカッションされます:

  1. 計画ディスカッション。これらは Finance チームによって進行されます。多くは E-Group ウィークリーで行われます。

オフサイトでの EBA との協力

E-Group メンバーへの EBA は E-Group オフサイトのアウトラインにアクセスできる必要があります。これはすべての個別アジェンダドキュメントを意味するものではありません。CEO への EBA は、スケジュールを把握し、自分の E-Group リーダーがどのセッションを主導しているかを認識していることを確認する必要があります。E-Group メンバーが E-Group 以外でセッションに参加すべき人々をアジェンダに招待しているかを確認するための支援をする必要があります。

タイムライン

  1. CEO へのチーフオブスタッフは、オフサイトの少なくとも 3 週間前にアジェンダの提案を求めます
  2. オフサイトの 3 週間前に、CEO は提案されたアジェンダを共有し、追加のフィードバックを求めます。コンテンツ選択がある場合は、コンテンツを共有する必要があります
  3. 1 週間前、オフサイト前の火曜日に、事前作業が利用可能になっている必要があります

事前準備

オフサイトは非常に費用のかかるミーティングであるため、できるだけ効率的に行いたいと考えています。 その方法の 1 つが、参加者に事前の準備をしてもらうことです。

事前準備の例として以下があります:

トピックのプレゼンターは全員、事前準備として資料を共有する必要があります。

招待参加者へのガイダンス

特定のオフサイトミーティングへの参加を招待される理由はさまざまです。チームメンバーにより広いコンテキストを与える機会から、招待参加者がディスカッションを主導することを期待するケースまであります。オフサイトに参加する前に:

  1. 参加への期待を理解してください
  2. ディスカッションされる内容のコンテキストを確保してください。ミーティングに招待されてコンテキストがない場合は、E-Group スポンサーや他の参加者と積極的に非同期での会話を始めるか、15 分のミーティングをスケジュールしてください。何がディスカッションされるかを知らずにミーティングに出席したり、明確な指示なしに事前準備をする必要はありません
  3. 直接的な依頼がない限り、何時間もかけて準備しないでください

アジェンダとドキュメント

個別のミーティング招待から来るアジェンダドキュメントにメモを取ります。これらはオフサイトミーティングの SSOT です。

少なくとも 1 ヶ月前に、アウトライン文書が作成されます。ディスカッションの提案トピックはドキュメントの下部に追加する必要があります。各提案トピックには、そのディスカッションで達成しようとしていることの明確な定義（下すべき決定、E-Group がフィードバックを与える機会など）を含める必要があります。E-Group スポンサーは、ディスカッションの準備や参加に含める予定のチームメンバーにコンテキストを提供する責任があります。これは、ディスカッションの目標と事前に準備すべき資料について整合させるための 15 分のミーティングの形式を取ることができます。 （CEO へのチーフオブスタッフは、優先順位付けと計画の際にここから引き出します。） 関連する資料、Issue、または提案へのリンクを最初に追加してください。 Issue やドキュメントがリンクされている場合は、全体的なドキュメントではなく、そこにメモを取ります。 開始点として使用できるドキュメントテンプレートがあります。

トピックを早めに締めくくれる場合は、駐車場のトピックに移ります。 CEO へのチーフオブスタッフは、スケジュールの維持、エネルギーレベルに合わせたディスカッションスケジュールの最適化、およびトピックの準備に責任があります。

ミーティングアジェンダが会話を導きます。E-Group メンバーが発言したい場合は、アジェンダに考えを記入する必要があります。機密性の理由や入力に時間的制約がある理由でコメントを打ち込めない場合は、[INSERT NAME:!] と入力することができます。これはチームメンバーのための時間プレースホルダーとして機能し、アジェンダの適切なポイントでチームメンバーが貢献できるようにします。

合意された変更をミーティング中に直接ハンドブックや他の関連する SSOT に文書化します。 すべての項目に MR 作成者と MR レビュワーが割り当てられます。 ほとんどの場合、MR 作成者は CEO へのチーフオブスタッフ、CEO シャドウのいずれか、または CEO への EBA です。 MR の準備ができたら、レビュワーは Slack の公開 E-Group チャンネルでメンションされます。 レビュワーはその Slack スレッドを通じて作成者とコミュニケーションを取ります。 目標は同日中にマージすることで、できれば 15 分以内にマージします。

コミュニケーションガイドライン

より効率的で生産的な会話を可能にするためのコミュニケーションガイドラインがあります:

  1. 他者の参加を促してください。あまり話していない人々、特にそのトピックに直接関わるインプットを持つべき人々に積極的に発言を促す必要があります。これには他の人々に意見を求め、会話に参加する余地を作ることが含まれます。
  2. 2 人だけの会話が数分以上続き、より広いグループへの関与を必要としない場合は、積極的に止めてください。これらの会話はオフラインで行うことができます。

トピックオーナーの責任

トピックを担当している場合は、以下に責任があります:

  1. 事前準備がオフサイトの少なくとも 5 日前に共有されていること。
  2. 会話が望む結果に向けて管理されていること。
  3. 人々がアジェンダに沿って進み、順序を無視して発言しないよう促すこと。
  4. 会話に貢献したいすべての人々が含まれていること。これは、まだ発言していない人々に積極的に参加を促すことを意味する場合があります。

チーム規範

ディスカッションでは、以下の点を考慮します:

  1. このトピックはディベートする価値があるか？
  2. このアイデアの優先度を評価するために何をすべきか？
  3. 「なぜ」の背景にある「何」。マルチモーダルコミュニケーションと繰り返しを通じて、変更/優先度/方向性の背後にある根拠をどのように伝えるか？

一時停止して方向を修正すべきシグナルとして特定の言葉を使うことに同意しました。具体的には:

  1. Delegate（委任）: E-Group レベル以下で解決すべきことがディスカッションされている
  2. Telephone（伝言ゲーム）: この会話は関与すべき人々と直接行われておらず、適切な人々と再度行う必要がある

休憩ガイドライン

休憩時間は CEO へのチーフオブスタッフによってアジェンダにスケジュールされ、以下のガイドラインに従う必要があります:

  1. 休憩は時間の 1/6 を目安にスケジュールする（短縮ミーティングと同じ）
  2. 休憩は最低 5 分
  3. いずれかのトピックで時間超過した場合は休憩を移動させる。削減しない。

フォローアップ

すべてのディスカッションは「これから何の決定を下す必要があるか？」を明確にすることから始める必要があります。 すべてのフォローアップアクションはドキュメント内で TODO 担当者名 と記載したタスクとして捉える必要があります。 タスクにエグゼクティブの名前がない場合は、CEO シャドウおよび/または CEO へのチーフオブスタッフに属します。 フォローアップを強調する前は、多くの結論が着地せず、行動に結びつかなかった場合があります。 フォローアップの形式は以下のとおりです:

  1. ハンドブックへのマージリクエスト
  2. Issue の作成
  3. ミーティングのスケジュール
  4. 会社全体への Slack でのメモ共有
  5. その他

機能リーダーミーティング

オフサイトの翌週に、機能リーダー向けの 25 分間の Zoom コールが太平洋時間 12 時前に開催されます。これは機能リーダーミーティングと呼ばれます。

このコールの目標は以下を伝達することです:

  1. 優先事項にとって重要な戦略的または将来的なアップデート
  2. 下された主要な決定
  3. リーダーが配布を支援するよう求められる主要なメッセージ
  4. クロスファンクショナルな協力が必要な行動項目

各ミーティングの前に、以下を行います:

  1. 主要トピックの概要を提供する
  2. 複数の視点を持つトピックを選び、より詳細に会話を要約する

アジェンダはミーティングトピックで整理されます。特定のセッションを主導または参加した指定の機能リーダーチームメンバーは、書面による概要を提供し、ハイライトを示すよう求められる場合があります。参加者はミーティングの前に資料を確認する必要があります。各概要の下にコメントや質問を追加することができます。ミーティング中はアジェンダに沿って進めます。

この時間がすべての人に合うわけではありません。ミーティングは Zoom を通じてプライベートに録画され、ミーティングアジェンダにリンクされます。

ミーティング後の機能リーダーの責任

機能リーダーは、ビジネスで何が起きているかをカスケードし、チームとチームメンバーへの主要な影響を伝える上で重要な役割を果たします。各機能リーダーミーティングの後、参加するチームメンバーは以下を行う必要があります:

  1. チームに最も関連性の高い主要な変更や情報を特定する
  2. 未解決の質問がある場合はマネージャーに連絡する
  3. 機密性に関する考慮事項を認識し、チームへのメッセージの伝え方を考える
  4. チームメンバーに主要な洞察と依頼を伝達する
  5. 下された決定や依頼を運用化するための支援をする

機能リーダーミーティングのロジスティクス

この Zoom コールは別の招待です。 CEO への EBA は招待、コールのドキュメント、および機能リーダーへの招待の設定を担当します。 CEO へのチーフオブスタッフがコールを進行します。

CEO へのチーフオブスタッフはミーティング資料の責任を持ちます。CEO へのチーフオブスタッフは、オフサイト終了後 72 営業時間以内で、ミーティングの少なくとも 48 時間前にミーティングの要約資料を共有します。資料にはイベントの概要が含まれ、CEO や他の人々からのハイライト動画メッセージが含まれる場合があります。すべての資料は共有前に法務チームによって承認されます。

機能リーダーと共有されたメモのバージョンが、機能リーダーミーティングから 4 営業日以内にすべてのチームメンバーに共有される場合があります。CEO のオフィスは、機能リーダーミーティングの Q&A や重要な非公開情報を除いた資料を準備し、#company-fyi-private Slack チャンネルで共有します。機能リーダーはチーム内で関連情報をディスカッションすることが推奨されます。すべてのチームメンバーと共有される資料は「ミーティングインアボックス」と考えることができます。

コンテンツ選択

オフサイトには、CEO が選択した資料についての 30 分から 1 時間のディスカッションが含まれます。これは本、記事、録画、またはその他の成果物である可能性があります。選択はオフサイトの少なくとも 2 週間前に確定されます。選択が共有された時点で、CEO は 3 つの会話トピックも共有します。E-Group チームメンバーは、これらのプロンプトについてディスカッションできるよう準備してミーティングに臨むことが期待されます。

ディスカッションのハイライトと重要な気づきは、すべてのチームメンバーと共有される E-Group オフサイトのミーティングメモに共有されます。これにより、チームメンバーも会話に参加できます。

チームメンバーは、ディスカッションされる四半期に E-Group オフサイトの資料を経費精算することができます。

E-Group が注目すべきと感じた資料は、リーダーシップブックに追加する必要があります。

ねばりつくクマに注意する
リーダーとして、自分の発言が人々を行動に駆り立てることを忘れないことが重要です。
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