リモート新入社員のための完全オンボーディングガイド
このページでは、リモート環境で新入社員を成功裏にオンボーディングする方法を詳しく説明します。
リモートオンボーディングとは何ですか？
オンボーディングとは、新しいチームメンバーを組織に統合する公式プロセスです。リモートオンボーディングは、対面のやり取りなしにテクノロジーを通じて行われます。
リモートオンボーディングはどれくらいの期間かかりますか？
GitLab はオンボーディングプロセスが非常に重要だと考えています。初日から即戦力になることは期待していません。
リモートオンボーディングのプロセスには少なくとも2週間かかることを想定しており、3週目はチーム固有のオンボーディングとトレーニングに充てます。最初の2週間はチームの業務に参加することを奨励しますが、多大な貢献をするプレッシャーはありません。
オンボーディングセッションとは何ですか？
GitLab では、自社製品を“ドッグフーディング”することを好みます。そのため、オンボーディングのタスクは GitLab Issue の中で完了します。
すべてのオンボーディングのステップはオンボーディング Issue テンプレートにあり、各新入社員が完了する標準化されたタスクとステップのセットが含まれています。新入社員のオンボーディングプロセスは自主的な学習で、できる限り非同期で進めます。これはGitLab でのリモート生活への順応を助けるために意図的に設計されています。
GitLab のオールリモートオンボーディングプロセスについてはハンドブックで詳しく読めます。
リモートで新入社員をオンボーディングする方法
リモートでのオンボーディングは、3つの重要な側面に焦点を当てるべきです：組織的、技術的、社会的側面です。この統合的なアプローチを使用することで、一流企業はチームメンバーが自分の役割に留まり、活躍できるよう支援します。オールリモートのオンボーディングプロセスを通じて、この3つの重要な側面に焦点を当てる方法をご紹介します。
リモートオンボーディングの準備をする方法
新しいリモートチームメンバーのための社会的なつながりを作り始める一つの方法は、チャットチャンネルに追加することです。GitLab の #new_team_members Slack チャンネルは、写真や自己紹介・興味について投稿できる場所です。
組織的オンボーディング
オンボーディングの大部分は、物流面の質問に答えることです：
- 福利厚生にはどうすれば申し込めますか？
- どのツールを使えばいいですか？
- 答えを見つけるにはどこへ行けばいいですか？
- ____については誰に相談できますか？
対面型の伝統的な企業は通常、新入社員が周囲に慣れるためのトレーナーや実践的なアプローチに依存しています。オールリモートの企業は、情報を容易にアクセスできるようにより効率的でなければならないため、スムーズなオンボーディングプロセスのためにドキュメントが不可欠です。GitLab では常に進化する詳細なハンドブックを提供しています。
GitLab チームのハンドブックは、会社の運営方法に関する中央リポジトリです。2,000ページ以上のテキストで構成されており、もちろんすべて検索可能です。私たちのハンドブックは、すべてのチームメンバーが GitLab に関する答えを参照・依拠できる唯一の情報源として機能します。
オンボーディングでは、新入社員を膨大な情報のリポジトリへ案内し、答えを探す際に自立的かつ積極的に行動することを教えています。ハンドブックファーストのアプローチを実施しているため、GitLab のハンドブックは新しいことを学ぶたびに常に変化・成長しています。
チームメンバーがさまざまなタイムゾーンから働く可能性があるオールリモートの環境では、非同期ワークフローをマスターすることが機能不全を避けるために不可欠です。ドキュメントを通じたオンボーディングは、スケーラブルで再現可能であり、非同期作業の基本を身に付けさせるため、より効率的です。
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オールリモートオンボーディングの技術的要件
ツールは任意の役割において重要な部分ですが、新入社員がそれらを使いこなせるよう支援する必要があります。組織はトレーニングを進める中で完了できるアクションアイテムを通じて早期の成功体験を提供することで、技術的な自信を高める手助けができます。組織的オンボーディングはハンドブック・ドキュメントを通じて情報へのアクセスを提供し、技術的オンボーディングはその知識を使ってツールを活用することです。
GitLab ではドッグフーディングを実践しています。会社全体が GitLab を使ってハンドブックでコラボレーションし、製品内で Issue やマージリクエストを作成しています。すべての GitLab 新入社員に対して、毎日完了するタスクが記載されたオンボーディング Issue テンプレートを作成しています。私たちは自分たちが作ったツールを使うことを大切にしています。これにより、新入社員は意味のある方法で GitLab に慣れることができます（例：GitLab を学ぶことで、必要なオンボーディングタスクも達成できる）。また、GitLab を新鮮な目でテストする新しいユーザーを継続的に提供します。これらの方は、製品をイテレーションする際の不足している機能や改善点を指摘するのに理想的な立場にあります。
技術的オンボーディングでは、新入社員がその役割で使用するツールへのアクセスを与え、最も重要なこととして、できるだけ早くツールを使い始めることを奨励してください。たとえ小さなタスクであっても、ツールを使うことで自信が付き、新入社員が生産的で力を発揮していると感じられるようになります。
リモートオンボーディングのよくある課題
リモートでオンボーディングする際に新しいチームメンバーが直面しうる最大の課題の一つは、技術的な問題や「初心者の質問」について誰に助けを求めればいいか分からないことです。オンボーディングバディを割り当てることは、チームメンバーが常に話しかけられる親しみやすい顔を持てるようにするための必須ステップです。
リモートでのオンボーディングには、機器の配達遅延、アカウント作成の問題、新しい技術スキルを素早く習得する必要性など、技術的な問題も伴うことがあります。新入社員の入社後最初の数日・数週間をサポートできる十分なリソースを IT チームが持てるよう、非常に重要です。
重要なのは、オンボーディングで問題が生じた場合、新入社員は問題を提起することに気が引けるかもしれないということです。オンボーディング体験に関する定期的なフィードバックを依頼し、そのフィードバックに必ず対応するようにしましょう。
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オールリモートオンボーディングの社会的要件
新しい仕事を始めることは圧倒されることがあります。新入社員が従来のオフィス勤務に慣れているなら、リモートワークのライフスタイルへの適応が課題になるかもしれません。オンボーディングプロセスの一部として社会化を取り入れることで、オフィスを共有していなくても、チームメンバーが新しいチームとのつながりを感じやすくなります。
オールリモートの企業では、チームメンバーが関係を築けるようインフォーマルなコミュニケーションを促進することが重要です。これはオンボーディングプロセスにいくつかの重要な形で組み込めます：
オンボーディングバディを割り当てる。 この方は新入社員の親しみやすい窓口となり、他の人を紹介することもできます。オンボーディングバディは他のチームメンバーとの関係構築の期待値を設定することが多いため、新入社員とオンボーディングバディはビデオ通話、Slack でのチェックイン、コーヒーチャットなど、様々な方法でコミュニケーションを取るべきです。GitLab では、この役割を真剣に受け止め、オンボーディングバディ専用のハンドブックページを設けています。
インフォーマルなコミュニケーションを正式に設計する。 オールリモートの環境では、インフォーマルなコミュニケーションを正式に取り上げる必要があります。リーダーはインフォーマルなコミュニケーションを組織化し、新入社員が同僚と知り合うための構造化された機会を提供すべきです。私たちはオンボーディングテンプレートに、コーヒーチャットのスケジューリング、
#new_team_membersSlack チャンネルでの自己紹介、ビデオ通話への参加などの交流タスクを組み込んでいます。個人的なつながりを作る。 私たちは社会的な生き物であり、研究は個人的なつながりの価値を示しています。100%リモートの会社を運営することには多くのメリットがありますが、オプションであっても対面の要素への参加に対してオープンでいましょう。
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オンボーディングプロセスの重要性
オンボーディングとは、新しいチームメンバーを組織に統合する公式プロセスです。オンボーディングとオリエンテーションの違いは、オリエンテーションが通常は単発のイベントであるのに対し、オンボーディングはチームメンバーの入社1年目を通じた継続的なプロセスです。効率的なオンボーディングプロセスは長期的なメリットをもたらします：
- チームメンバーの定着率向上
- より早く、より高い生産性
- 不安の軽減
- 期待値の明確化
オンボーディングは新入社員と会社の長期的な成功への投資です。研究によると、従業員の87%はエンゲージメントを感じると会社を辞める可能性が低いことが示されています。オンボーディングに投資する企業は、新入社員から54%多い生産性を得られることが報告されています。
オールリモートの組織で採用する場合、まとまりのあるオンボーディングプロセスは特に重要です。なぜなら、新入社員が仕事をするために必要な情報を提供するだけでなく、リモートで考えることができるよう支援する必要があるからです。リモートオンボーディングはドキュメント、新入社員のニーズを先読みすること、そしてフィードバックに基づいてプロセスを継続的に改善することへの献身に大きく依存しています。
リモートオンボーディングのベストプラクティス
業務のロジスティクスと期待値を概説する。 GitLab では、プロセス、ガイド、解決策、ハウツー、ポリシーをドキュメント化することが最善の運営方法だと考えています。リモートワーカーがリモートファーストのコミュニケーションとワークフローの実践を採用できるよう支援してください。
従業員の懸念を把握し、質問に答える。 GitLab は透明性にコミットしています。この価値は、組織全体で何が起きているかに対するチームメンバーの高い可視性を提供します。しかし、従業員が質問するよう誘うことの必要性をなくすわけではありません。
ワクワク感を加える。 オールリモートワークの素晴らしいメリットに加えて、リモートでも対面でも、チームとのネットワーキングや交流は仕事を楽しくエキサイティングにするものの一部です——特にオールリモートのカルチャーにおいて。
インフォーマルな職場文化に参加する20以上の方法のリストをご紹介します。
- 新入社員との定期的なチェックインをスケジュールする。 質問を受け付けたり、課題について尋ねたり、成長と信頼構築の領域に集中するために、週次の1対1ミーティングをスケジュールすることをお勧めします。マネージャーは、仕事の話をしないコーヒーチャットで正式なミーティングを補足できます：目標は、ただ聞き、共有し、オープンな会話をして、リモートワークの社会的な側面を育むことです。
オンボーディングアクティビティとは何ですか？
GitLab では、最初の30日間は順次完了する一連のタスクで構成されています。GitLab のオンボーディングシーケンスの例は次のようになります：
- Day 1: スタート：アカウントと書類
- Day 2: リモートワークと私たちの価値観
- Day 3: セキュリティ＆コンプライアンス
- Day 4: 社交＆福利厚生
- Day 5: Git
- Week 2〜4: 探索
- Week 3: 職種固有のタスク
新入社員はオンボーディングプログラムに何を求めていますか？
オンボーディングは、新入社員が組織に対して抱く最初の印象です。新しいチームメンバーがあなたのことを知り、何が期待されているかを理解し、同僚やチームメンバーと紹介され合い、成功するための準備ができるように、丁寧に時間をかけて行うことが重要です。
GitLab では、ハンドブックをすべての人に公開することで透明性を大切にし、ハンドブックファーストで運営できるよう唯一の情報源を作るためにドキュメント化しています。
リモートオンボーディングのヒント
リモート従業員のオンボーディングはオフィス従業員と何が違いますか？
リモートオンボーディングは主に自己主導型であるため、新入社員が質問できるリアルタイムの対面のやり取りが存在しません。これを踏まえ、リモート従業員のオンボーディングに関する重要なポイントをいくつか作成しました：
- すぐにチェックインする。 新しい情報を大量に受け取り、保持することは、特に入社初日は圧倒されることがあります。
- 役立つヒントを提案する。 きっといくつかのコツやテクニック、ハックを発見しているはずです——積極的にシェアしましょう！
- 自己紹介を促す。 新入社員に Slack チャンネル
#new_team_membersや関連チームチャンネルで自己紹介するよう促してください。個人的な情報を共有し、写真を1〜2枚添付するよう勧めましょう！ - 他の新入社員との交流を促す。 たとえば、新入社員が他の新入社員とグループ通話を設定し、新しい個性や会社の部門について学びながら一緒にオンボーディングを進めることができます。
- 同僚と繋がるためのツールを紹介する。 Slack などのチャットツールはよく知られているように見えますが、使ったことがない人もいます——たとえ使ったことがあっても、あなたのネットワークがどう構成されているかを知らないかもしれません。
- 助けが必要な場所を聞き、専門家に繋げる。 担当チームメンバーが特定の分野でさらなるサポートを求めた場合、その分野の専門家に繋げてください。
- 定期的にチェックインを続ける。 定期的なチェックインで、歓迎されてサポートされていると感じてもらえます。
- 必要であればバックアップを用意する。 新入社員の最初の数週間に自分が不在になる場合（例：休暇、出張、イベントなど）、バックアップ担当者がサポートを提供できるよう確保してください。
効果的な従業員オンボーディングトレーニングを計画するためのヒントは何ですか？
効果的なオンボーディングのベストプラクティスには、明確なコミュニケーションが含まれます。いくつかの方法を紹介します：
- すべてを書き留めることを奨励する
- すべての重要なドキュメントへのオープンなアクセスを許可する
- スクリーンショットを使用して、誰もがいつでも思考プロセスを追えるようにする
- 関係構築のための非業務的なコミュニケーションを奨励する
- 結束のためのグループビデオ通話を奨励する
- 人々間の1対1のビデオ通話（オンボーディングの一環として）を奨励する
リモートファーストの企業文化
多くの人にとって、リモートファースト文化を構築することは難しいですが、価値があります。文化とは、組織がその価値観をいかにコミュニケーションし、強化しているかの指標です。
文化は、会社の価値観が規範的に明確化され、裁量的ボーナスや昇進を価値観と連動させるなどの要素を通じて可視的に強化されるときに生まれます。
新入社員にとって、これはさらに重要です：リモート環境で文化が自己強化されていなければ、オンボーディング期間中に伝わらないかもしれません。
リモートファーストの企業価値観
GitLab の6つのコアバリューは 🤝 コラボレーション、 📈 結果、 ⏱️ 効率性、 🌐 ダイバーシティ、インクルージョン＆ビロンギング、 👣 イテレーション、そして 👁️ 透明性 であり、これらを合わせて善意を前提とすることで互いに与え合うCREDIT（信用）となります。
リモートファーストのチームのためにこれらの価値観を採用またはアレンジしてください。
ハイタッチとローダッチの柔軟性
オールリモートの設定の魅力は、オンボーディングが新入社員の希望に応じてハイタッチにもローダッチにもできることです。視覚的な学習を好む方は、オンボーディング Issue の各要素を順を追って説明するビデオ通話やスクリーンシェアセッションに参加できます。より自己学習を好む方は、充実したドキュメントと自己主導的な学習のためのすぐに使えるリソースから恩恵を受けられます。
この柔軟性はオールリモート環境に固有のもので、自己主導的な体験を好む方が、コロケーション型企業では非常に社交的なオンボーディングを強いられることが多いためです。
初日からのエンパワーメント
オンボーディングプロセスはエンパワリングであるべきです。GitLab では、新入社員がオンボーディング中につまずいた場合、ハンドブックを更新し、同じ障害に直面するかもしれない他の人を助けるビデオを録画し、初日から学習と開発に貢献することが奨励されています。
オールリモートの学習と開発へのアプローチについて、さらに詳しく学んでください。
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