People Operations チーム向けリモートガイド
People Operations（人事・HR）は、ほかのどの部門よりも、突然のオールリモート環境への移行が必要になった際の変化を形成・最適化する上で中心的な役割を担います。この部門は組織によって「ヒューマンリソース」「HR」「People Success」「People」などと呼ばれています。このガイドでは、People チームが突然のオールリモートへの移行にどう対応するか、最も重要な課題は何か、そして新しいノーマルがいかに予期せぬメリットをもたらすかを概説します。
関連リソース
主要な戦略的考慮事項
あらゆる新しい取り組みと同様に、成功のためには戦略的に考え行動することが重要です。会社の価値観を維持し、明確なコミュニケーションガイドラインを確保し、移行を通じてマネージャーとチームメンバーをサポートすることが、シームレスな移行に不可欠です。計画段階で評価すべき戦略的考慮事項を以下に示します。
- 文化・価値観の同一性: 突然のオールリモート環境への移行は、文化面での円滑な移行を必要とします。即時移行前の組織の文化・価値観は、移行後も変わらず維持されるべきです。例えば、組織が自律型チームで運営されているなら、突然のオールリモート基準もそのままであるべきです。運営方法の大幅な変更は、チームメンバーに信頼の欠如として受け取られ、それを覆すことは難しくなります。
- 共感と理解: 突然の変化は、変化を苦手とする多くの人々に不安・懸念・落ち着きのなさをもたらします。そのため、People チームはチームメンバーの進捗確認、支援の提供、指導の実施、共感の表明を日常の管理システムに組み込む方法を、通常以上に頻繁に見つけることが重要です。職場に集まる環境では、People 担当者は同僚を目視で確認できます。それが失われたとき、突然のリモート体制の下でチームメンバーの状況を確認し対応できる柔軟な方法を見つけることが不可欠です。共感、思いやり、理解はチームメンバーとの絆を維持・強化する上で大いに役立ちます。
- マイルストーンによるマネジメント: People 部門は組織内の他のリーダーと協力して、マイルストーンと指標を明確に定義します。「労働時間」を提供した価値と同一視しないよう注意してください。代わりに、成果と行動を管理します。成果が低下した場合は理由を調査し、一時的な落ち込みに正当な理由がある可能性を認識します。特に、期待を超える成果や行動を認識・称賛することを心がけましょう。成果のハイライトは、突然のオールリモート状況において、従来の環境と同様に（あるいはそれ以上に）重要です。
- 基本的な事項: 突然のリモート勤務者が自宅で生産的に働くためのすべての環境を整えていると思い込むことは誤りです。作業環境と緊急ニーズ（例：良い机と椅子、安全なインターネット接続、ビデオ会議用ヘッドフォンなど）についてチームメンバーにすぐにアンケートを取りましょう。可能な限り、合理的なホームオフィス機器の費用を補償することを申し出ましょう。
- 柔軟性と革新を促進する: 従来の職場環境を突然のオールリモート環境にそのまま「コピー&ペースト」することは理論上は良さそうに見えますが、実際には逆効果になる可能性があります。新しいオールリモートの状況を反映するように業務スケジュールを調整することをチームメンバーに奨励し、最も革新的なアプリケーションを持つメンバーを認識しましょう。繰り返しますが、生産性のハードルを下げるのではなく、「良いものをさらに良く」する人々を促進・評価しましょう。
- コミュニケーションを積極的に行う: コミュニケーションはあらゆるビジネスにおいて不可欠です。突然のオールリモート状況では、丁寧なドキュメント作成が必須です。ドキュメントのためのハンドブックは情報の単一の真実の情報源として機能し、チームメンバーが必要なときに必要な情報を得られるようにします。週次の1対1ミーティングで繋がりを保ち、チームのスタンドアップや終業時のセッションでチームに構造をもたらすことができます。これらの追加コミュニケーション手段の目標は監視ではなく、できる限り自立を促すことです。
- HRにおける人間的要素を重視する: 生産性は、最小限の障害で仕事をこなせる人々から生まれます。突然のオールリモート環境では、これが問題になる場合があります。リーダーは人々の生活が複雑であり、チームメンバーが育児、介護、コミュニティへの貢献などをこなしている可能性があることを理解する必要があります（学校や保育園が閉鎖されている場合は特に）。個人のニーズを認識し、それに応じて期待値を調整しましょう。チームメンバーの幸福へのコミットメントを示す非伝統的なアクティビティ（例：日々の散歩など）を取り入れることを検討しましょう。
俊敏性を持ち、柔軟でいる
あらゆる大きな変化と同様に、柔軟性を重視しましょう。オールリモート作業環境を構築する際、障害が起きることは自然であり、予想されるべきことです。移行には、何が機能していて何が機能していないかを明らかにする時間が必要です。これらの変化する現実の中で俊敏であり続けることは、軌道を修正するために不可欠です。変化は常にあること、調整は現場の現実を反映するものであり、最初のルールは絶対ではないことをチームメンバーに伝えましょう。これを実現するために、堅固な内部コミュニケーション戦略の以下の要素を活用する方法を見つけてください。
- Slack のような社内ソーシャルネットワークは、チーム間でより迅速なコミュニケーションを可能にします。月次メールの更新は良いですが、ビジネスは頻度の低いコミュニケーションに頼るには速すぎます。
- 主要なイニシアチブへの全員参加を促すエンゲージメントの文化。Aon Hewitt の調査では、チームメンバーエンゲージメントが5%増加すると翌年の収益が3%増加することが示されています。ソフトスキルと見なされるものが、実際には収益に影響します。
- 吸収しやすく、共有しやすく、記憶に残りやすい、視覚的に刺激的なコンテンツ。長い法律的な方針メモより、魅力的で記憶に残るコンテンツを選んでください。動画がプロ品質でなくても気にしないでください。私たちはさまざまなクオリティのコンテンツに慣れています。
- 部門、チーム、個人に基づいたカスタマイズされたコミュニケーション。コミュニケーションが絞り込まれているほど良いです。
- 困難な状況下でも、特に成功を頻繁かつ目に見える形で認識すること。
- 特定の労働時間への遵守を義務付けない完全な非同期環境であっても、タイムゾーンが存在することを忘れずに尊重してください。また、グローバルなチームは多くのタイムゾーンをまたぐ可能性があり、リモートチームメンバーは移動に伴いタイムゾーンが変わることがあります。
変化をもたらすツール
チームメンバーが対面からオールリモートのコラボレーションに移行するために必要な主要ツールと技術には以下が含まれます。
- 定期的な連絡を維持するためのインスタントメッセージツール（例：Slack, Microsoft Teams）
- 仮想のタッチポイントのためのビデオ会議（例：Zoom, Skype, Google Meet）
- クラウドベースの計画・ドキュメントプラットフォーム（例：GitLab）
- リモートトレーニングを可能にする学習管理システムツール
- リモート署名を可能にするドキュメント管理ツール
- 流動的なワークフローを実現するためのATS・HRIS・給与計算システム間の連携
People チームメンバーへの直接的な影響
突然の変化がPeople Operationsに与える影響は、チームメンバーによって異なります。ロードマップを構築・実装・調整する際に、以下の点を考慮してください。
- 文化の構築: 組織の文化は意図的に構築・育成・増幅されるべきであり、偶然に任せてはいけません。同じことが突然のオールリモート環境でも当てはまります。仕事の進め方は変わるかもしれませんが、だからといって文化が変わるべきではありません。むしろ、オールリモートの場でも会社の文化を意図的にシフトし発信し続け、繰り返し強調することが重要です。意図的なリモート文化の構築と維持についてのこのレビューをご覧ください。
- 自己学習と自己支援の環境: 新入社員が有効なプロセスの問題点を指摘し、それが以前は文書化されていなかった回答につながる場合、デフォルトの考え方はすぐに回答し文書化することであるべきです。これはセルフサービス、自己検索、自己学習の考え方を必要とします。また、勤勉さと共感も必要です。これは非同期へのバイアスと、すべての会議が問われる文化を強化する上で重要な部分です。
- オンボーディング: 従来の職場環境でのオンボーディングプロセスの開発・改善に費やした時間は、突然のオールリモート環境でも可能な限り踏まえ、各新入社員が組織に加わることの完全な影響を経験できるようにすべきです。可能な限り近道を避けてください。リモート環境におけるオンボーディングについての詳細なレビューをご覧ください。
- 採用: オールリモート環境に移行したからといって、採用を止める必要はありません。実際、リモートでの採用は、リモートモデルを継続することを選択した場合、大きなメリットになり得ます。リモートでは、どこからでも採用でき、場所に関係なく最高の人材にアクセスできます。候補者をリモートで採用プロセスに移行させる際は、面接への参加方法（電話かビデオ通話か）、面接担当者、面接にかかる時間を詳細に説明することが重要です。考慮すべきロジスティクスについて候補者が考えやすくするよう手助けしましょう。例えば、ビデオ通話の場合は、良いインターネット環境を確保し、気が散ることが最小限の部屋で設定するよう確認しましょう。オールリモート環境での採用の概要をお読みください。
- 報酬: 突然のオールリモート環境でチームメンバーへの支払いを確保・継続するには、特に外貨が関係する場合、財務チームとの計画が必要です。場所やその他の要因の詳細を含む報酬の概要をお読みください。 インターンシップ: 突然のオールリモート環境への移行時にインターンを見つけ、採用し、維持することは難しいですが、不可能ではありません。詳細についてはインターンシップに関するこのガイドをお読みください。
混乱のプラス面
すべての混乱が悪いわけではありません。多くの場合、混乱は革新を生み出す新しい考え方を刺激します。People の観点から以下のメリットを考えてみましょう。
- 成果への集中: 些細な問題による注意散漫がなくなることで、People 担当者は生産的な行動を促進し、チームリーダーが成果を出すのを支援することに集中できます。People 担当者がビジネス目標に集中できるようになることは、仕事の満足度に有意義な影響を与えることができます。
- リーダーシップ: People チームは、日常の雑音（従来のオフィスが隠してしまいがちなもの）から離れて、リーダーを育成し、後継者計画を編集し、未来に備えることができます。具体的には、突然のリモート環境で最も活躍するリーダーを特定できます。これには自己認識が高く、共感を示し、サーバントリーダーの考え方を持ち、文書化へのバイアスを持つ人々が含まれます。
- 競争上の優位性: 競合他社がオールリモートへの移行をしないと仮定すると、オールリモート環境での人材の発掘・維持には大きな競争上の優位性があります。人材獲得の地理的制限は一夜にして消え、スタープレイヤーが転勤のために引き抜かれるという離職の懸念もなくなります。オールリモートはブランドへの大きな後押しとなり得ます。
まとめ
突然のオールリモートへの移行をデメリットではなくメリットとして捉える People チームは、より大きなサポートを提供できる可能性が高いです。創造的に考え、曖昧さを受け入れ、柔軟性を維持し、行動と成果に集中することで、People リーダーは移行を管理し長期的にそれを最適化する上で中心的な役割を果たします。
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