財務チームのためのリモートガイド

オンラインの求人掲示板を確認すれば、リモートで働く財務の専門家を採用している企業が何千社も見つかるでしょう。他の部門の同僚と同様、CFOや直属のマネージャーは、最高の財務専門家を採用し、会社に完全に統合する方法を見つけることの重要性を理解しています。オンプレミスでの財務業務が標準である時代は終わりつつあり、今日ではオール・リモートで働く準備ができており、柔軟性があり、レジリエンスの高い財務チームの方が重要です。

突然のオール・リモート対応力を計算する

多くの組織はすでに、財務グループがリモートでも十分に機能できることを発見しています。Owl Labs の調査によると、財務・法務の専門家の約7%がリモートで働いています。もし会社がこれまでリモートワークを試みていなかった場合、COVID-19の「在宅勤務」指令により、次の戦略の一部または全部を実施することが必要になった可能性があります：

1. オンプレミス技術から離れる、または完全に移行する： 財務チームのメンバーがリモートで必要なものにアクセスできる最低限の能力とは、VPN経由でオンプレミスソリューションにアクセスすること、そして完全に機能するワークステーションを持つための適切な機器を備えることです。さらに大きな取り組みは、クラウドへの移行です。混乱の時代に、財務部門はヒッチなく（またはヒッチを最小限に）運営することで、組織全体に落ち着きをもたらすことができます。
2. ペーパーレス化： シュレッダーの手間を省きましょう。システムチームがすべてをバックアップしていることを確認してください。2回は。できるはずです。突然オール・リモートのシナリオに放り込まれると、紙のファイルがアキレス腱になります。オフィスのドアが閉まった時に持ち出さなかった場合、すぐにアクセスできなくなるからです。
3. コミュニケーションツール： 同じことを達成するために、音声、ビデオ会議、チャット、ファイル共有など、さまざまなツールの使用を許可している組織は、混乱が入り込む余地を与えます。オール・リモートの生産性は、会社が承認したツールの限られたセットを使用することで高めることができます。さらに、最小限のツールセットにより、リモートまたは非同期のコミュニケーションが明確で、集中していて、一貫したものになり、生産性の損失を抑えます。より迅速な返答とフィードバックのために、メールを最小限にしましょう。適切な会社のコミュニケーションツールを特定したら、使いましょう！特に突然のオール・リモート環境の初期には、頻繁な同期・リアルタイムのコミュニケーションが、同僚や部下がどのようにしているかを把握するための鍵です。シンプルに言えば、人々はストレスのかかるイベントをそれぞれ異なる方法で処理します。
4. スケジュールの柔軟なシフト： 会社の新しい「全員が家にいる」という状況では、個人の生活と仕事の生活がこれまで以上に鮮明に混在するという単純な事実から、調整期間が必要です。財務チームもこれから免れることはできず、スケジュールをシフトさせる新しいパラダイムが新しい標準になります。これにより、チームはタスクと成果物に優先順位をつけることを余儀なくされます。リーダーは日常を維持しつつも、ほこりが新しいパターンに落ち着き、チームが新しいリズムを見つけるにつれて、柔軟に対応する必要があります。
5. 透明性： リモート財務チームにおける透明性は、グループ全体で信頼と自信を構築します。一部の高度にリモートな企業は、給与を除いてすべてを全員に共有しており、中には会社全体のポリシーとしてその情報も共有するところもあります。傾向として、労働力は自分のレーンを受け入れ、チームとビジネス全体の構造の中で自分がどのように位置づけられるかを把握します。情報とアクセスは透明性のある組織の中でずっと自由に流れ、アクセスを民主化しながら制御を維持します。また、チームメンバーが階層構造のペグとしてではなく、パートナーとしてお互いを見ることができます。チームメンバーは、同僚との関係について意図的である必要があります。
6. 自動化： 取引、請求、報告などを自動化できるのであれば、自動化しましょう。チームが大きなビジネス目標に向かって作業する時間を作り出し、注意不足で悩む可能性のある他の分野に視野を広げることを促します。財務チームをスリムで機敏な状態に保ち、チームの集合的な目を結果に向け続けることができます。

変化を起こすためのツール

財務チームが対面からオール・リモートのコラボレーションへとシフトするために必要な主要なツールとテクノロジーには次のものがあります：

• リアルタイムのインタラクションとコラボレーションを通じて速度を維持するための同期メッセージングツール（例: Slack、Microsoft Teams、IRC など）
• ドキュメント共有（Google Drive、Box、Dropbox など）
• SaaS ベースの会計ソフトウェアソリューション（ADP、Quickbooks など）
• ビデオ会議（例: Zoom、Skype、Google Meet）参加できなかった人が後で視聴できるように録画機能付きで同期ディスカッション
• クラウドベースの計画と文書化プラットフォーム（例: GitLab）

チェックと均衡

突然オール・リモートで働くことになった財務チームがうまく機能するために、これはすべての人に向いているわけではないということを繰り返す価値があります。結局のところ、人間は社会的な生き物です。強制かどうかにかかわらず、シフトする際にグループが遭遇する可能性のある次の落とし穴に注意してください：

1. 対面での監督がないということは、チームメンバーが課題やブロックに遭遇したときに、すぐに声を上げないかもしれません。チームがリズムを掴むまで、少なくとも、上司と部下との間のチェックインをより頻繁に行いましょう。「見えない」マネージャーは、従業員がマネージャーが従業員のニーズを把握していないと感じるリスクを負います。
2. 定期的なコミュニケーションがないと、特に情報へのアクセス不足と相まって、チームメンバーは他者に寛大な見方をする意欲を低下させます。他のチームメンバーに一方的に話すだけでなく、じっくり聞く時間を余分に取ることは、ビジネス文化を支え、最優先事項が最初に処理されることを確保するために非常に重要です。
3. より実践的な観点から、リモートで作業するために使用するツールの人的・技術的なエラーは、不必要な遅延を引き起こす本物の課題になり得ます。これは特に、技術に詳しくない従業員にとって課題です。リモートで生産的に作業するための適切な方向への最善の意図を持った変更でさえ、逆効果になったり、完全に分析されていなかったりすることがあります。一部の重要な自動化がまだ存在しないかもしれないし、本当に必要なその書類がシステムにスキャンされていないかもしれません。
4. 実験する：財務チームのメンバーにコミュニケーション、コラボレーション、プロジェクト作業の速度を向上させる新しくより良い方法について毎日フィードバックを求めてください。フィードバックサイクルはオール・リモートになると最初は遅くなるかもしれませんが、財務チームリーダーは強固なフィードバックループを実装・要求するべきです。
5. 時間をブロックする：オール・リモート環境では、財務チームのメンバーは以前よりもメールやチャットに依存することが多くなります。そのため、より頻繁な中断を避けるために財務チームが「作業時間」をブロックできるようにすることが重要です。例：午前10:30から午後2:30の間はメールや電話なし。
6. すべてを文書化する： 伝統的な環境では、文書化は第二の性質になります。突然のオール・リモート環境では、すべてを文書化して過剰にコミュニケーションする必要性が最優先事項になります。
7. 集まる： オール・リモートの作業環境とは、常にリモートの作業環境を意味しません。財務チームのメンバーがお互いに直接やり取りすることが重要です。少なくとも年に1回でも。この目的のためにチームメンバーのためのリトリートを開催する方法を見つけましょう。

混乱のポジティブな面

企業がオール・リモート環境へのシフトをいつでも行えるよう進化するにつれて、より日常的にリモートでビジネスを行うことへの見方も当然変わります。それとともに、底線への多くの素晴らしいメリットが生まれます：

1. 人材獲得と採用： リモートワーク環境は、地理的な制約がなくなるため、人材へのより広いアクセスを開きます。さらに、地理的制約がなくなることで人材プールが拡大するだけでなく、今日の労働力がより柔軟な職場環境を積極的に求めているためでもあります。その結果、特に高コストの都市部に本社を置く会社の場合、地元の人材が必要とするよりもはるかに少ない費用で採用することができます。
2. タイムゾーンをまたいだ勤務時間： 会社は、仕事がより少ない時間帯に集中するのではなく、1日を通してより均等に行われるよう、より良いカバレッジ/分散を得ることができます。
3. 局所的な障害に対する保護： さらに、停電、インターネット障害、自然災害などの局所的なインフラ障害に対処する会社の能力が向上し、労働力が地理的に分散している場合、事業継続計画が改善されます。
4. 低い間接費： リモートワーカーが増えるということは、商業オフィススペースを維持する必要性が減り、間接費用が削減されます。

まとめ

このガイドは、財務チームが突然リモートで運営するための自然なリズムを発見するのに役立ちます。このリズムにより、チームは重要な優先事項を特定し、効果的に管理し、イテレーション的な方法でその実施から学び、適切な場合に次の優先事項層を更に明確にすることができます。あらゆる専門的な環境と同様に、前進しながら学ぶことについてのオープンなコミュニケーションが不可欠です。

メインのオール・リモートページに戻る。

ページのソースコードを見る - ページの編集 - please contribute.