デザインチームのためのリモートガイド

先を見越した計画と積極的なレジリエンスがあれば、突然のオール・リモートへの変化に直面しても、実際に生産性を高めることができます。このガイドでは、デザインチームがオール・リモート環境への突然の変化に最適に準備し、対応する方法を概説します。

戦略的に考え、創造的に行動する

デザインチームは、突然オール・リモート環境で運営するための戦略を立てる必要があります。考慮すべき主な概念は次のとおりです：

1. コミュニケーションインフラ： リモート環境では、デザインチームが意図的なコミュニケーションを実装することが重要です。出席者に焦点を当て、非出席者を情報ループに入れるために、アジェンダを持つことから始めましょう。例えば Google Docs を使用することで、全員がアイデアを貢献し、概念にコメントし、決定事項を文書化できます。オール・リモートへのシフトを補うために、幅広く頻繁なコミュニケーションを確立することが賢明です。
2. コラボレーションのリズム： オフィス環境では、デザインチームは自然にミーティング、コラボレーション、その他のチームベースの活動のリズムを構築し、それに従います。これらの対面でのやり取りが利用できなくなった場合、デザインチームが非同期ワークフローを確立し、テキストを通じてコラボレーションする方法を学ぶことが重要です。
3. リーダーシップと共感： デザインチームリーダーの運営方法と管理監督の行使は、突然の激変を反映するために変化しなければなりません。これは、チームメンバーの状況を把握するためのより頻繁だが短い1対1ミーティング、またはプロジェクト作業チームへのより頻繁なチェックインによってサポートを提供することを必要とするかもしれません。要するに：伝統的な環境で管理してきた方法は、突然のオール・リモートの環境に直接またはきれいに変換されません。詳しくは、効果的なオール・リモートリーダーシップに関するオール・リモートマネジメントガイドをお読みください。
4. メトリクス： 「見えないところは、心に届かない」がデザインチームのオール・リモートのマントラになることを許せば、モラールが低下します。成果を祝い、チームの結束を高めるために、デザインチームはマイルストーン、不足、課題、学習、期待の視覚的なリマインダーを実装するべきです。可能であれば、オール・リモートのメトリクスとパフォーマンスを以前の伝統的な職場環境のメトリクスとパフォーマンスと比較して追跡するべきです。両方の環境からのメトリクスが並べられると、チームは生産性の変化を見て管理することができます。次のような質問をすることを検討してください：チームメンバーがチームから距離を置いているか？チームメンバーのコミュニケーション方法が変わったか？誰かの作業成果が最近大きく変わったか？
5. 柔軟性と改善モデル： 最初は、新しいリモート環境で最大の能力で運営できるデザインチームはほとんどないでしょう。このため、柔軟性を保ち、システムが定着するのを待つことが重要です。可能な限り、チームリーダーは個人とチームの成功を強調し、ポジティブなメトリクスを際立たせ、主要なプロジェクトの成果を特集することで、モラールを高め、何が可能かを示すべきです。デザインチームリーダーは、何が機能していて何が機能していないかについての深い質問をする意欲を持ち、モデルを効果的に変更し、方向性を調整し、パフォーマンスを向上させる必要があります。

優先事項の設定

成熟したデザインチームはすでに一連のコミュニケーションツールを活用しているでしょうから、オール・リモートへの突然の移行はデジタルコミュニケーションにそれほど影響を与えないでしょう。しかし、確立されたコラボレーションのリズムを持つチームは、対面でのブレインストーミング、反復的なデザインセッション、視覚的なフィードバックとマークアップミーティングが欠如しているため、オール・リモート環境への移行が困難に感じるかもしれません。したがって、デザインチームはこの要素を優先して、チームの誰も大きなチームの努力から切り離されて一人で進まないように、適切なコラボレーション措置を直ちに講じることを確保するべきです。

変化を起こすためのツール

デザイナー、プロダクトマネージャー、エンジニア、その他のステークホルダー間での対面からオール・リモートのコラボレーションへの移行に必要な主要なツールとテクノロジーには次のものがあります：

• デザインと開発の速度を維持するためのインスタントメッセージングツール（例: Slack、MS Teams）
• リアルタイムのブレインストーミングやスケッチセッションのためのコンセプト/スケッチツール（例: Mural、Miro、InVision’s Freehand、Figma、Apple iPod/Pencil）
• クラウドベースの計画と文書化プラットフォーム（例: GitLab）
• デザインを検証するためのリサーチとフィードバックプラットフォーム（例: usertesting.com、Validately）

始めるためのヒント

各チームのリモートワークへの移行は異なります。始めるためのヒントと実践的なアドバイスをいくつか紹介します：

1. すべてのプラットフォームでの編集を開放する： 対面でのやり取りが欠けると、デジタルフィードバックシステムでの透明性がより求められます。チームメンバーがプロジェクトに意見を述べる機会を与えるために、すべてのプラットフォームで「編集を開放」することを優先してください。個々のチームメンバーの時間シフトが異なることを認識してください。
2. より頻繁な説明責任のチェックイン： 「ウォータークーラー」での会話がもはや存在せず、「歩き回ってマネジメントする」には別のルート、別のツール、別の期待が必要になることを認識してください。短く、素早くも生産的なそれらの会話はもはや存在しないため、可能な限り他の手段でそれらを複製することが重要です。オープンなチャットルームを設定するか、招待されたチームメンバーが一日の特定の時間にチェックインできる数分の休憩をスケジュールすることを検討してください。
3. 実験を受け入れる： 革新は必要性から生まれ、革新への必要性を最も生み出すのは予期しないあるいは想像もしなかった課題です。コミュニケーション、コラボレーション、プロジェクト作業の速度を向上させる新しくより良い方法についてチームメンバーからフィードバックを求めてください。最初にオール・リモートになったときは、フィードバックサイクルが遅いかもしれませんが、デザインチームリーダーは継続して強固なフィードバックループを実装・要求するべきです。
4. 時間をブロックする： オール・リモート環境では、チームメンバーは以前よりも多くメールやチャットに頼るようになる可能性があります。そのため、より頻繁な中断を避けるためにチームが「作業時間」をブロックできるようにすることが重要です。例：午前10:30から午後2:30の間はメールや電話なし。
5. すべてを文書化する： 伝統的な環境では、文書化は第二の性質になります。突然のオール・リモート環境では、すべてを文書化して過剰にコミュニケーションする必要性が最優先事項になります。
6. 集まる： オール・リモートの作業環境とは、常にリモートの作業環境を意味しません。チームメンバーがお互いに直接やり取りすることが重要です。少なくとも年に1回でも。この目的のためにチームメンバーのための対面リトリートを開催することを検討してください。

混乱のポジティブな面

混乱は困惑と不安を引き起こすことがありますが、裏返しもあります。以下は、特にその移行が突然起こった場合のオール・リモート環境への移行から生まれる3つの基本的なメリットです。

1. 革新： 最近のパンデミックで見られたように、会社がプロセスを見直し予見できない状況に対処することを強いられると、それが革新につながります。クリエイティブな個人で構成されたデザインチームにとっては、革新の誕生は特に当てはまります。
2. 生産性： 短期的には、個人が新しい作業環境に落ち着くにつれて、生産性が一時的に低下する可能性があります。結局のところ、リモートオフィスの設定、リモートセキュリティポリシーへの適応、家族やペットがいる忙しい家庭での作業方法の発見などの問題に対処することで、いくつかの支障が生じる可能性があります。しかし、研究は、個人が伝統的な作業環境での不必要な中断なしに仕事をする柔軟性と機会が与えられたとき、はるかに生産性が高くなることを示しています。これは、作業成果を効果的に作成・完成させる能力を損なうことができる中断駆動の文化に悩むことが多いデザインチームにとって特に当てはまります。これらの気を散らすものが取り除かれると、デザインチームメンバーはしばしば従業員満足度の高いレベルを報告します。
3. 忠誠心： 従業員に信頼が与えられると、忠誠心が返ってきます。個人は、雇用者が仕事をすることを信頼し、そのためのツールを提供してくれることを高く評価します。これは、典型的な職場環境に多くの場合伴う「チェックイン」文化とは別の、異なる種類の絆を生み出します。

影響を理解する

デザインチームがオール・リモート環境に移行するにつれて、財務、人事業務、マーケティング、販売などの他の部門との関わりへの努力を倍増させることが重要です。かつては当然のこととして行われていた日常的なやり取りは、今では意図的に部門間のコミュニケーションに組み込まれなければなりません。可能な限り、デザインチームリーダーは他の部門の主要なステークホルダー間で360度フィードバックループを実装し、スムーズで効率的な運営を確保するべきです。

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