コラボレーティブホワイトボードの構成
リモートでコラボレーションとホワイトボーディングを行う方法
リモートでどのようにコラボレーションしてホワイトボードを使うか？
この完全ガイドでは、グローバルなオール・リモート企業においてコラボレーションとホワイトボーディングがどのように確立され、効果的に機能するかを詳しく説明します。詳しくはこちら！
このページでは、グローバルなオール・リモート企業においてコラボレーションとホワイトボーディングがどのように機能するかを詳しく説明します。
オール・リモート環境でどのようにコラボレーションしてホワイトボードを使うか？
「リモート環境でどのようにコラボレーションしてホワイトボードを使うか？」はよく聞かれる質問です。同じ場所で働く環境では、コラボレーションは会議室でホワイトボードを手元に置いて対面で行われることが多いです。リモートで働くことは、自分のカレンダーと自分のスケジュールを持つ自分だけの作業のように感じることがあります。共通の目標、戦略的計画、そして適切なコラボレーションツールがあれば、リモート環境での作業はオフィスでの作業よりもさらに生産的になれます。
バーチャルホワイトボードコラボレーションがリモートチームをサポートする方法
GitLab の UX チームとデザインチームがリモートでどのようにコラボレーションするかについての詳細は、GitLab Unfiltered の UX チームプレイリストを参照し、以下の GitLab ブログ投稿シリーズをご覧ください。
- オール・リモート企業でのデザイン
- ユーザーストーリーによるイテレーションとコラボレーションの改善
- UX のための非同期スケッチワークショップの実施
- GitLab でのリモートデザイナーとしての同期コラボレーション
コラボレーション機能を持つ最高のオンラインホワイトボードは何か？
あなたとチームに適したツールを探すとき、最も重要なものを考慮してください：
- 人々—タイムゾーン、テクノロジープラットフォームなどに関わらず、チームが平等にコラボレーションできる
- 原則—会社のコアビジョンと運営原則をサポートする
- プロセス—スムーズで効率的なワークフロー
- 製品—必要な成果を達成する
Google にはコラボレーティブホワイトボードがあるか？
リモートチームはツールスタックを最小限にすることを目指すべきです。すでに使用しているツールから追加の価値を引き出す方法を検討することは良い慣行であり、Google Docs はその良い例です。Google Docs は素晴らしい共同編集ツールですが、GitLab はそれを一時的なミーティングのドキュメントにも使用しています（関連するハンドブックセクションへのコンテキスト化された要点を配置する前に）。
また、優れたリモートホワイトボーディングツールでもあります。
番号付きリストとインデントを使った Google Docs のメリット
- 部屋で最も上位の人だけでなく、誰もが書ける
- 複数の人が同時に書けるため、順番を待たずに純粋な思考の流れがキャンバスに到達できる
- カーソル指標でリアルタイムに誰が何を見ているかがわかる
- 提案ができる
- タイムスタンプ付きの低コンテキストコメントができる
- インデントで階層を変更できる
- コピーアンドペーストができる
- スペースが尽きない
- ミーティング後に削除する必要がない
- ミーティング前にイテレーションできる
- ミーティング終了後にイテレーションできる
- ミーティングのアジェンダ/ノートとインライン
- フォントが手書きよりも読みやすい
- URL を使用して外部リソースにリンクできる
- 他のツールやプラットフォームからスクリーンショットや埋め込みを追加して考えを視覚化できる
- Google Doc 自体がアーティファクトになり、他のツールやプラットフォームにリンクしたり埋め込んだりできる
- 必要であれば、世界全体からフィードバックを得るためにリンクで Google Doc をグローバルに共有できる
ホワイトボーディングアプリケーション
テキストベースのドキュメントでは制限がある場合は、コラボレーティブでビジュアル指向のツールを試してください。
MURAL はプロダクトデザイナーが使用するナンバーワンのスケッチツールです。Mural にはたくさんのテンプレートがプリロードされています。それらを生産的な方法で使い始めるにはスキルと実験への意欲が必要ですが、GitLab の PM によって奨励されています。Mural の UX リサーチとプロダクトデザインの部屋には、デザイナーが Mural であらゆる種類の素晴らしい仕事をしているいくつかの例があります。
Google JamBoard は無料で、モバイルプラットフォーム向けのネイティブアプリケーションを持っており、さらなるアニメーションのために Google Slides を簡単にインポートできます。
Miro は、ペンストロークをグラフィックオブジェクトとリアルテキストへの広範な変換を持っており、多くのテンプレートとチーム共有機能を含んでいます。
貢献されたオール・リモートホワイトボードセットアップ
バーチャルホワイトボードセッションの実施方法
どのツールが最適かを決定したら、成功するホワイトボードセッションを実施するためのヒントをいくつか紹介します：
- セッションの目標を定義する
- セッション全体と各アクティビティに定められた時間を設定する
- 白紙の状態から始める
- システムがどのように機能し、各メンバーが参加・貢献することが期待されているかを説明する
- ホワイトボードを整理担当者を指定する
- 成果物とタスクを割り当てる
オール・リモートコラボレーションの始め方
媒体にこだわらず、成果にこだわってください。バーチャルホワイトボードを作ろうとする代わりに、ホワイトボーディングセッションから通常期待する成果に注目してください。リモート環境では、チームは結果へのこだわりを含め、すべてにおいて意図的でなければなりません。これには考え方の転換が必要です。
「ホワイトボードへのこだわり」については、リモート適応の段階を理解するためのガイドでさらに詳しく学べます。
人員計画
上記の GitLab Unfiltered 動画では、GitLab のリモート担当部長 Darren M. が、リモートコラボレーションプラットフォーム CoScreen の作成者 Till P. とリモートチームコラボレーションについて話し合っています。
リモートコラボレーションは人から始まります。リモート文化の作成には、会社内の人々が自分の仕事をするという信頼が含まれます。ドキュメントは従業員の独立性にとって不可欠です。これには、会社の価値観から日々のミーティングまで、すべてを文書化することが含まれます。
ツールとテクノロジーは会社が効率的に運営できるようにしますが、コアスタンダードを持つドキュメントが存在することを確保することが、コラボレーティブなリモート環境を設定する最初のステップです。
リモートコラボレーションでは、ステークホルダーのベースラインとして原則と価値観の一致が必要です。コラボレーターのためのメンタルな方法やフレームワークを作ることで、期待、倫理、目標の明確なロードマップが設定されます。
「原則と、どの意思決定フレームワークをいつ使用するかの理解がなければ、人々は仕事に間違ったツールを適用してしまうかもしれません」— UX マネージャー
コラボレーティブホワイトボーディングが多様性、インクルージョン、帰属感をサポートする
コラボレーティブホワイトボーディングは、以下の方法で多様性、インクルージョン、帰属感にポジティブな影響を与えます：
- 発表者と参加者が共通の話し言葉を共有していない場合に、大幅に優れた共通理解を提供する。
- マルチセンサリーなコラボレーションによるニューロダイバーシティを支援する。
- 非視覚的な情報を概念化する際の個人間の自然な差異に関わらず、理解を向上させる。
テキストによるコラボレーション
コラボレーションミーティングで最も重要な側面は、アジェンダを持つことです。アジェンダを作成することで、すべてをカバーし、予定された議論の計画を立てることができます。また、出席していなかった人が後でレビューできるドキュメントを持つことで、参加していない人がインクルードされやすくなります。常に全員がミーティングに参加できるわけではありませんが、ミーティングが文書化されている限り、明確なコミュニケーションを促進しながら、最新情報を入手し続けることができます。Google Docs は、ノートを取り、決定を共有し、すべてのステークホルダーに情報を提供し続けるためのコラボレーティブなリアルタイムツールです。
GitLab でのほとんどのデザインの議論と決定は、GitLab の Issue で作成・作業されます。
「リモートでデザインをする際に覚えておくべき最も重要なことは：文書化、文書化、文書化です」— UX ディレクター
会社ハンドブック
GitLab では、「誰もが貢献できる」と信じています。会社ハンドブックは、すべてが文書化されている場所です—私たちの唯一の信頼できる情報源—特に会社の6つのコア価値観を明示します。ハンドブックは意図的かつ明示的に、UX チームが製品をどのようにリサーチ、デザイン、執筆するかを含め、会社内の各グループの役割を説明しています。
イテレーションをさらに重ねる
GitLab の設立以来、イテレーションは6つのコア価値観の一つであり、製品開発の創造を導いています。多くの小さな変更を加えることは、改善をより速く行う方法です。
「UX リサーチャーとして、イテレーションは他の人々とは異なる意味を持ちます。イテレーションの価値は、人々が質問への答えを見つけたときに方向を変えることを奨励するべきです。イテレーションは、『これは正しい解決策ではない。立ち止まって再評価し、この問題の正しい解決策を再考する』と言うための止血の手段であるべきです。」— シニア UX リサーチャー
全員のための Zoom
GitLab でのすべてのミーティングは Zoom 通話で行われます。対面は誰かと「会う」最良の方法です。それに加え、録画して将来の参照や通話に参加できない人のためにミーティングをデジタルで文書化します。Zoom には Zoom Rooms for Touch にホワイトボード機能もあります。参加者は通話でホワイトボードにアクセスして注釈を付け、その後ホワイトボードをメールで保存・共有できます。
Slack でのメッセージ
Slack は一般的にインフォーマルなコミュニケーション方法として受け入れられています。Slack チャンネルはさまざまなグループや個人のために簡単に作成できます。迅速な回答が必要な質問やコメントがある場合、Slack は同僚と連絡を取るための最善の方法です。Slack は事前にミーティングをスケジュールする必要なく、トピックについてコラボレーションするための迅速な方法です。
「Slack で誰かにメッセージを送ることは、廊下で彼らに偶然出会うようなものです」— シニアプロダクトデザイナー
同期コラボレーション
標準的な組織内での同期作業は理にかなっています。仕事は人々がオフィスに入退出するときに始まり終わります。ミーティングは何らかの形の会議室で一緒に行われます。しかし、同僚が世界中に分散している場合、同期コラボレーションは少し難しくなることがあります。GitLab が人々がどのタイムゾーンにいても正常性を確立できた方法をいくつか紹介します。
ペアミーティング
同僚とのミーティングをスケジュールしてください。ペアでのミーティングでは、課題と目標についてコラボレーションするための真剣な1対1の対面時間が確保されます。この時間により、各参加者は自分が取り組んでいることを共有し、馴染みのないプロジェクトも共有する可能性があります。Zoom では、画面共有オプションによりミーティングパートナーの仕事に直接関与できます。
GitLab では、ペアデザインプログラムが立ち上げられ、同じタイムゾーン内だが製品の異なる部分に取り組んでいるデザインピアとプロダクトデザイナーを繋げています。各ペアは6ヶ月間会合を持ち、その後全員が異なるアイデア、製品分野、コラボレーションに触れる機会を与えるために入れ替えられます。
「UX での各『ペア』との仕事がとても好きです！通常、週に1回30分から1時間会い、各自が最優先のことについて半分ずつの時間を使います。
時にはプロセスや高レベルのことについて議論するだけです。ほとんどの場合、Zoom で画面を共有し、Sketch、Figma、Axure、誰かのブランチなどを一緒に歩みながら、直面しているデザインの課題について話し合います。
これで私が最も興奮しているのは、あまり触れる機会のないスペースに本当に深く入り込めることです—また、別のデザイナーを知る機会を得て、そのためだけの専用時間を持てることも。」— シニアプロダクトデザイナー
グループ同期
グループでミーティングを開いて、誰もが何に取り組んでいるか、プロジェクトの状況はどこか、そして誰と仕事をしているかをより良く理解してください。GitLab では、計画デザイナーが取り組んでいることについて話し合い、フィードバックが欲しいものについてコラボレーションできる専用の時間を持っています。一部のプロジェクトは重複しているため、これは関係する全員が同期を保つために特に役立ちます。チームメンバーは、（デスクで一緒にデザインを眺めるような）よりフォーマルでない雰囲気で（アドホックに時間をスケジュールするのではなく）定期的なデザイナー同期の機会を持つことを評価しています。
PM とデザインのハングアウト
毎週、計画デザインと計画 PM が会い、進行中のリサーチや、コラボレーションが必要な作業について話し合います。また、優先順位について話し合い、時間があれば（これは他のタッチポイントがあるため最も重要でない項目です）ボードを進みます。この通話の重要な部分は、週の目標を議論することです。これは全員が取り組んでいること（個人的なことも専門的なことも）を知るための別の方法です。
ソーシャルアワー
誰もがチャットしたり一緒にゲームをしたりするために参加できるソーシャルアワーを作りましょう。チームメイトが「対面で」参加できるだけのタイムゾーンをカバーするために、隔週2回のソーシャルアワーを試してください。これは厳密には「仕事」のコラボレーションとは関係ありませんが、チームメイトとの絆を作り、お互いにより快適に感じられるようにすることで、コラボレーションの効果と意欲を高めます。
非同期コラボレーション
非同期コミュニケーションとは、他の人々の存在に依存せずに生産性を上げるプロセスです。非同期作業は、人々が独立して仕事をし、他の人々も同様に（ただし必ずしも同時ではなく）働いていると信頼することを力付けます。非同期でコラボレーションすることで、人々はカレンダーとタイムゾーンから解放されます。
ドキュメントがあることで、作業負荷、プロジェクトの容量、そして全員の期待についての全体的な理解に透明性があります。焦点が仕事に費やした時間から仕事の実際の結果へとシフトします。
デジタルドキュメント
ビデオを使ったデジタルで文書化されたデザインは、クリエイティブな教育の流れを維持するのに役立つ方法です。また、チームメンバーを新しい今後のプロジェクト、デザインのアイデア、トレンドに関する最新情報を提供するもう一つの方法でもあります。
「これらのビデオでは、デザインの背後にある根拠を説明し、考えたが採用しなかった他のオプションについての情報も提供します。特定の状況では、長期的なビジョンについての追加の背景を加えることも意味があります。
このアプローチから生まれた多くのポジティブな結果の一つは、最小限にしか関与していないチームメンバーでも、フィードバックを提供したり、自分のアイデアを追加したり、私たちのアイデアが必要とする作業量についての追加情報を提供できるようになったことです。」— UX ディレクター
スケッチワークショップ
GitLab では、非同期スケッチワークショップがピアとコラボレーションするもう一つの方法です。プロセスは、対面のホワイトボードワークショップと似ていますが、コラボレーターは代わりに Mural を使用しています。個々のワークショップのガイドラインが設定され、リーダーが配置され、貢献者は製品に一般的な親しみを持っています。
GitLab の Issue とマージリクエスト（MR）
GitLab のポリシーはすべてを自社でドッグフードすることです。Issue とマージリクエストは、コラボレーションの大部分が行われる場所です。GitLab デザインのIssueは進行中の作業であり、フィードバックは歓迎され期待されており、誰もが貢献するよう奨励されています。プラットフォームの透明性は、リモートチームがより良い製品をより速く生産するためのインターフェイスを助けます。
「MR をレビューし、過去に他の人に機器でのデモやアプリへの送信を頼まなければならなかったのとは違って、自分でブランチをチェックアウトできることが本当に好きです。彼らが眠っている間に誰かのために何かをレビューできます…お互いをサポートし、コラボレーションし、共に取り組みをより良くサポートできていると感じます。」— シニアプロダクトデザイナー
教訓を共有する
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