CEO シャドウプログラム

概要

GitLab において、CEO シャドウとは役職ではなく、CEO に同行する一時的なアサインメントです。 シャドウはローテーション期間中にCEO のすべてのミーティングに参加します。 GitLab はオールリモートの会社ですが、CEO は外部組織と対面でミーティングを行う場合があります。 リモートローテーション期間中でない限り、ローテーション全体を通じてサンフランシスコに滞在し、CEO と行動を共にします。

目標

CEO シャドウプログラムの目標は、チームメンバーおよび対象者に会社のあらゆる側面の概観を提供することです。この透明性により、CEO シャドウの参加者はクロスファンクショナルな関与と協働をより良く行えるようになり、クロスファンクショナルの最適化をより適切に実行できるようになります。

CEO シャドウとして、参加するミーティングを通じて、また会社全体の短期的なタスクを完了することで、こうしたコンテキストを習得します。 このプログラムはまた、CEO が会社全体のチームメンバーとの関係を構築し、課題や機会をより早期に特定する機会を生み出します。 シャドウ同士がつながり、新たなクロスファンクショナルな関係が育まれることも多いです。

このプログラムが対象外であること

CEO シャドウプログラムは、業績評価でも昇進への次のステップでもありません。CEO シャドウになることは昇進や昇給に必要ではなく、多様な応募者が異なる対象条件を持つため、昇進や昇給の考慮要因にもなりません。

会社にとってのメリット

リーダーシップ機会を生み出す以外にも、CEO シャドウプログラムは:

1. 投資家と顧客の双方に良い印象を与えます
2. CEO に即座にフィードバックを提供します
3. CEO が即座に変化を起こすことを可能にします

これが、CEO と EBA チームにとって余分なオーバーヘッドをかけてでもこのプログラムが価値ある理由です。

プログラムの名称について

この役割はCEO シャドウと呼ばれており、外部の人々がシャドウがミーティングに参加している理由を明確に理解できるようにしています。

CEO シャドウプログラムについて

参加する理由

どのようなものか

プログラムへの参加を検討していますか？過去のシャドウから体験談を聞いてみましょう:

1. 買収、成長曲線、IPO 戦略: Khosla Ventures での一日
2. 卒業生によるテイクアウェイ動画と投稿
3. 2019-08-23 の CEO シャドウ卒業生との AMA

1. 2020-07-02 の CEO シャドウ卒業生との AMA

まだ CEO シャドウプログラムが自分に向いているかどうか分からないですか？プログラムについて真摯で正直な、飾らない理解を求めているなら、#ceo-shadow-alumni チャンネルを訪問するか、ハンドブックの卒業生セクションでローテーションを最近完了したシャドウを見つけることができます。DM やコーヒーチャットの招待を送れば、プログラムについて全詳細を教えてもらえます。プログラムについて何でも聞いても問題ありません。相手はあなたを評価したりしません。自分に合っているかどうかを理解するお手伝いをしたいと思っており、喜んで体験を共有してくれます！

CEO シャドウプログラムの影響

以下は、一部の卒業シャドウとそのマネージャーから受け取ったフィードバックです。

CEO からのフィードバック

CEO が CEO シャドウプログラムについて語るを聞いてみてください。

プログラムへの参加

対象条件

すべての GitLab チームメンバーが CEO シャドウプログラムに応募できます。

VP ダイレクト シャドウ機会

VP ダイレクトは、2 週間のシャドウローテーションを行うことが推奨されます（GitLab 入社後 3〜4 ヶ月目が理想的です）。2 週間のフルローテーションができない場合は、1 週間のローテーションを依頼できます。この期間中は完全な参加が必要です。この場合、Staff EBA to the CEO と調整する必要があります。#vp-directs Slack チャンネルに 2 回目の 1 週間ローテーションの空き情報を投稿します。より広い「see one/teach one」プログラム構造は維持されます。

CEO シャドウローテーションは、E-Group オフサイトの週にVP ダイレクトのために予約されます。この期間に 2 人の VP ダイレクトが役割を担えない場合に限り、例外が設けられます。

注意: 現時点では、すべてのシャドウローテーションは完全にリモートです。リモートシャドウローテーションから何を期待するかについて詳しくはこちらをご覧ください。

参加時間の期待値

CEO は通常、太平洋時間の午前 8 時から午後 6 時まで働いています。これは、太平洋、山岳部、または中央時間帯のシャドウが通常の勤務時間を大幅に変えることなく参加できることを意味します。可能な限り、これらの方は CEO の勤務時間中にスケジュールをクリアすることを計画してください。

太平洋時間帯から 3 タイムゾーン以上離れた場所から応募する方、または特別な事情（柔軟性のないケア義務など）がある方も参加できます。その場合は以下をお願いします:

1. 太平洋時間の午前 8 時から午後 6 時の間に毎日少なくとも 6 時間参加することにコミットする
2. 参加しない時間帯に十分なカバーを提供できると「See One」および「Teach One」パートナーに確認する

個人的なケースについて質問がある場合は、CEO の EBA にご連絡ください。

応募方法

1. 自分をローテーションスケジュールに追加するマージリクエストを作成し、自分にアサインします。（ヒント: 技術的なバックグラウンドがあまりない場合は、技術的なバックグラウンドを持つ人とペアを組むことを検討してください。異なる専門知識を持ち寄ることで、ノート作成プロセスが双方にとって楽になります。）
2. マネージャーをレビュアーとして追加し、マージリクエストを承認（マージはしない）するよう依頼します。
3. マネージャーがマージリクエストを承認したら、E グループリーダーをレビュアーとして追加し、同様に承認（マージはしない）するよう依頼します。
4. E グループメンバーが承認したら、Staff Executive Business Admin (EBA) to CEOをレビュアーとして追加します。
5. マージリクエストへのリンクとともに #ceo-shadow チャンネルに投稿し、メッセージで Staff EBA を @mention します。

日程を選択する際は、CEO のスケジュールが流動的で常に変化していることを念頭に置いてください。CEO シャドウのローテーションも同様に変化します。掲載されている日付は保証されません。競合が生じた場合はローテーションの再スケジュールについて調整します。

ローテーションのリズム

多くの人がこのプログラムから恩恵を受けられるよう、頻繁にローテーションしています。 管理のオーバーヘッドが軽くなるよう、入ってくる人が確実にトレーニングを受けることが重要です。 現在、ローテーションは 2 週間です:

1. See one（見て学ぶ）: 退任する人からトレーニングを受けます。
2. Teach one（教えて学ぶ）: 入ってくる人をトレーニングします。

シャドウは 2 週間フル参加できる必要があります。

CEO が 1 週間以上の有給休暇を取る場合や、サミット（Contribute）中は、プログラムが一時停止します。1 人のシャドウが休暇前に「see one」を行い、休暇後に「teach one」を行います。 シャドウなしで 1 週間以上の休憩があるローテーションは、1 週間以上離れることができない場合に適しています。

このプログラムは長期的な GitLab チームメンバーに限定されません。 新しいチームメンバーにとっては、オンボーディングを完了した後に最初に行うことになるかもしれません。 優れたコミュニティメンバーも参加できる場合があります。

定期的なコミットメントがある方は、スケジュールメモの短い週やタイムゾーンの変動を確認してください。親御さんが参加しやすいよう、保育費の経費申請については出張と経費の保育費セクションをご参照ください。

ローテーションスケジュール

計画されたローテーションスケジュールに関して質問がある場合は、#ceo-shadow Slack チャンネルで EBA to the CEO と Chief of Staff to the CEO に ping してください。CoS と EBA to the CEO がローテーションスケジュールを管理しています。ローテーションを追加する際に新しい日付をスケジュールに加えないでください。CEO のスケジュールは常に変化しており、ローテーションの再スケジュールが必要になることがあります。

プログラムの準備

重要事項

1. これは業績評価ではありません。
2. 観察と質問に集中してください。
3. 通常の業務を行う計画を立てないでください。まるで休暇中のように自分のチームを準備してください。Slack では、誰がカバーするかを記した状態に変更してください。
4. シャドウ期間中に多くのハンドブック更新を追加する準備をしてください。
5. シャドウプログラムへの参加は特権であり、重要な非公開情報（MNPI: Material Non-Public Information）へのアクセスを含む機密情報に触れることになります。プログラムへの参加と情報へのアクセスは、議論されているトピックと共有された情報の機密性を守るというシャドウへの信頼に基づいています。このプログラムの継続は、過去・現在・未来のシャドウがシャドウに寄せられた信頼を守ることに完全に依存しています。GitLab のインサイダー取引ポリシーに記載されているとおり、シャドウプログラムの参加者は MNPI にアクセスできるため、指定インサイダーとみなされます。CEO シャドウプログラムまたは他の E グループレベルのシャドウプログラムへの各参加者は、参加期間を含む四半期の指定インサイダーリストに追加されます。各シャドウは、そのシャドウリストに載っている唯一の理由がシャドウ参加である場合のみ、参加した同じ四半期のウィンドウが閉じた後に指定インサイダーリストから削除されます。詳細については、指定インサイダー事前承認プロセスと FAQをご覧ください。
6. CEO からフィードバックを受け取り、また CEO にフィードバックを提供してください。シャドウプログラムの参加者は率直なフィードバックを提供することが推奨されます。その例として、CEO へのフィードバック、またはブログ投稿やビデオを通じて世界に対して会社についてのフィードバックがあります。シャドウがプログラム中に機密性を守ることは、シャドウが率直なフィードバックを提供できることとは別のことです。
7. CEO シャドウとして 1:1 の文書へのアクセスは、参加者が共有に同意した場合に限られます。共有されていない場合、参加者は共有を拒否したことになります。

服装について

正式な服装は不要です。ビジネスカジュアルの服装が適切です。外部とのミーティングがない場合は GitLab のシャツも許容されます。CEO のカレンダーを確認して、フォーマルな場面がある場合は別の服装が必要になる場合があります。不明な場合は、#ceo-shadow Slack チャンネルで CoS to the CEO にご確認ください。

プログラム前のタスク

オンボーディング Issue の作成

退任するシャドウは入ってくるシャドウのトレーニングを担当します。現在、オンボーディングとオフボーディングは CEO shadow onboarding プロジェクトで追跡しています。

以下を必ず行ってください:

• オンボーディング Issue を作成する。 入ってくるシャドウは、プログラム開始前の金曜日までに onboarding テンプレートを使用してオンボーディング Issue を作成します。入ってくるシャドウと退任するシャドウ（「teach one」を行う人と自分）の両方に Issue をアサインします。
• 2 週目には、offboarding テンプレートを使用してオフボーディング Issue を作成します。

目標の設定を検討する

CEO シャドウとしての時間の目標を設定し、オンボーディング Issue に追加することを検討してください。目標をより実行可能にするために、SMART 目標フレームワークを使用することもできます。

目標を設定することで、CEO シャドウ全体の経験をより簡単に振り返ることができ、プログラム完了後により良いビデオやブログ投稿を書くのに役立ちます。

参考として、オンボーディング Issue に目標を追加した CEO シャドウの例があります。

自己紹介の練習

プログラム中に自己紹介を求められます。正確に説明することが重要なので、鏡の前で 3 回練習してください。重要なポイントは、「CEO について回る」という役割だと言わないことです。このプログラムは GitLab のすべての部分を探求して学ぶためのものであり、そこに重点を置くべきです。具体的についてはCEO シャドウの自己紹介をご覧ください。

コシャドウとのコーヒーチャット

ローテーション開始前に、プログラム開始前にコシャドウとコーヒーチャットをスケジュールしてみてください。これにより、相手を知り、ローテーションへの期待を設定する機会が得られます。

CEO シャドウ卒業生とのコーヒーチャット

CEO シャドウ卒業生と自由にコーヒーチャットをスケジュールしてください。下のCEO シャドウ卒業生リストを確認できます。こうしたチャットは、参加を決める際や、参加できないが体験について聞いたり卒業生がシャドウ中に学んだことを聞いたりしたい場合に役立ちます。

CLO とのコーヒーチャット

このセッションは、CEO シャドウプログラム中の学びや観察についての質問に答えるために設計されています。CEO シャドウとしての時間に役立つまたは補完的であれば、Chief Legal Officer (CLO)が毎月シャドウチャットを主催します。

今後のセッションに参加したい場合や、CLO との 1:1 コーヒーチャットをスケジュールしたい場合は、#ceo-shadow で CLO の Sr. EBA に @ メンションしてください。このオプションは、過去・現在・未来のすべてのシャドウが利用できます。

CEO シャドウプロジェクトを探索する

CEO シャドウは ceo-shadow tasks プロジェクトを使用して、CEO のミーティングから生まれたリクエストに関する Issue の追跡と調整を行います。Slack の CEO Shadow チャンネルの説明にリンクされています。 To Do Issue ボードで進行中の CEO シャドウタスクを確認してください。

CEO のカレンダーを確認する

CEO のカレンダーを確認して、今後の数週間の様子を把握してください。

CEO ハンドブックを確認する

CEO にはハンドブックのセクションがあり、CEO 固有のプロセスやワークフロー、背景、コミュニケーションスタイル、強みと弱みが詳細に記載されています。時間をかけてハンドブックのこの部分を確認し、事前に CEO との関係に投資してください。

頭字語を確認する

ビジネスの頭字語に慣れていない場合は、少し時間をかけて確認してください。製品パフォーマンス指標のハンドブックページには、遭遇する可能性の高い有用な頭字語とコンセプトがあります。

• KPI（重要業績評価指標）
• CMAU（月間アクティブユーザー合算）（内部リンク）やSpU（ユーザー当たりのステージ数）（内部リンク）などの製品パフォーマンス指標
• ARR（年間経常収益）（内部リンク）などの収益の定義（内部リンク）
• その他のビジネス用語も出てくる場合があります。Wall Street Oasis Finance Dictionaryが便利なガイドです。

注意: このリストは網羅的なものではなく、用語集になるべきではありません。ハンドブックファーストを目指していますが、ハンドブックの明確な定義なしに頭字語を使用していることがあります。ハンドブックで見つけられない場合や Google で標準的な定義が見つからない場合は、頭字語の意味を誰かに聞いてください。見つけられないことは、ドキュメントをより充実させる必要があるサインかもしれません。

価値観が実践されているか確認する

よく知らない主題のミーティングでも、GitLab の価値観を学び、文書化し、その進化を形作る機会があります。CEO シャドウローテーション前に GitLab の価値観を再読し、参加するミーティングで CREDIT が実践される新しく革新的な方法を意識してください。トップレベルの価値観を実証する新しい運営原則を提案するためにマージリクエストを作成できます。

リモートシャドウローテーション

シャドウは通常の作業環境からすべてのミーティングに参加します。

リモートシャドウはプログラムを通じて没入型の体験をします。リモートローテーションは、過去に対面ローテーションに参加できなかったチームメンバーにとっても理想的な機会かもしれません。

リモート CEO シャドウローテーションを最大限に活用するためのヒントについては、Betsy（タレントブランドマネージャー）と Darren（ヘッド・オブ・リモート）の振り返り要約動画、および Darren のブログをご覧ください。

リモートシャドウへのヒント

1. CEO とのタイムゾーンが異なる場合は、ローテーション開始の 1〜2 週間前から毎日の勤務時間を CEO の勤務時間に向けて少しずつ（30〜60 分ずつ）調整することを検討してください。これにより、初日に爽快な状態で、プログラム中に課せられるタスクに対して注意を払える状態になります。
2. エルゴノミックなワークスペースを確保してください。ミーティング中に多くのノートを取るため、快適なセットアップが必要です。
3. 対面での共同作業がないため、共有タスクについてコシャドウと明確にコミュニケーションを取ってください。
4. ミーティングごとにノート作成をリードする担当を交代することを検討してください。これにより、各イベントで誰が最初に書き誰が続くかについての混乱が減ります。
5. CEO のスケジュールに休憩がある場合は、デスクから離れて休憩を取ってください。動き回る時間を取ることが重要です。
6. タイムゾーンによっては、太平洋時間での作業が通常の勤務時間からの変化になる場合があります。家族、ペット、ルームメイトなどとのバランスを取る場合は特に、事前に計画を立ててください。
7. CEO の 1:1 ミーティング中は、自宅や作業スペース内で場所を変えることを検討してください。こうした通話では積極的なノート取りをしないため、断続的に姿勢や景色を変える良い機会です。
8. 特にリモート CEO シャドウローテーションでは、生活が気を散らしやすくなります。子育て、ドアへの対応など、自宅でのタスクを処理するためにミーティングから離れる必要がある場合でも大丈夫です。GitLab は家族と友人を仕事より優先します。可能な場合は、コシャドウにこれらの状況を伝え、進行中のノート作成/タスクをサポートしてもらえるようにしてください。
9. ローテーション後に 1〜2 日の休暇を取ることを検討してください。CEO シャドウになることは大変です。燃え尽き症候群の症状に注意してください。

プログラム中に期待されること

ドキュメントへの集中

ローテーションが速い継続的なシャドウプログラムは、一時的なプログラムや 1 年以上のローテーションよりも CEO にとってはるかに時間がかかります。そのため、多くの組織は数日間シャドウを置くか、1 年以上誰かを配置するかのどちらかを選択します。できるだけ多くの人にシャドウになる機会を与えたいため、素早くローテーションします。トレーニングに多くの時間を投資することなくこれを実現するには、プログラムに関する優れたドキュメントが必要です。ドキュメントの迅速な処理は不可欠であり、ドキュメントには会社の他の部分では必要ないかもしれないレベルの詳細が含まれます。

ミーティングの責任

ミーティングにはさまざまな形式があります。ミーティングの種類によって責任が多少変わる場合があります。

主な責任はノート取りと時間管理です。続いてポジティブスコアリングが行われます。

コミュニケーションベストプラクティスの促進、CEO の欠点の通知、感謝の共有など、一般的な責任については以下のセクションを参照してください。

ミーティングとイベントのセクションで、ミーティングの種類や自己紹介の方法など、ミーティングに関する詳細情報を確認してください。

ノート取りと時間管理のタイミング

ノートを取るタイミングと時間管理を行うタイミングの内訳は以下の通りです:

ノートを取らないと明示的に記載されていない限り、ミーティング招待に付属の Google Doc でノートを取るものと仮定してください。

ノートを取るべきかどうか不明な場合は、デフォルトでノートを取るか、ミーティング前に CEO に確認するか、#ceo-shadow または ceo-shadow-private（ミーティングの機密性に応じて）で Slack のEBAとChief of Staff to the CEOに連絡してください。

ノートの取り方

ノートの目標は、会話の完全なトランスクリプトではなく、主なポイントと成果を収集することです。ノートを取る際は、プログラムの目標が参加するミーティングで話されていることを吸収することであることを念頭に置いてください。

多くの場合、シャドウがミーティング中にノートを取っている際、議論はすべての議論のポイントを完全かつ正確に捉えるには速すぎます。また、シャドウはミーティングでの議論の全コンテキストを完全には把握していないか、使用されている特定の用語に精通していないかもしれません。ミーティングのノートはミーティング参加者によってレビューや承認もされません。したがって、ミーティングのノートは、会議で行われた議論を完全かつ正確に捉えていない可能性があるため、どのミーティングにとっても SSOT（Single Source of Truth）にはなりません。

CEO シャドウはこれらの追加のノート作成ガイドラインを読む必要があります。 ノートドキュメントがまだリンクされていない場合は、こちらのテンプレートをご覧ください。

CEO シャドウは常にノートの DRI であるわけではなく、誰でもミーティングでノートを取る際に貢献できます。

ヒント:

1. 最初の話者が話している間はシャドウ 1 がノートを取り、次の話者が会話を続けたらシャドウ 2 が引き継ぐと便利です。次の話者が貢献したらシャドウ 1 が再度ノートを取ります。このように交互にすることで、会話のすべての参加者に追いつきやすくなります。
2. 箇条書きや番号付きの行の後に余分な空白行を追加して、複数のノート作成者が入力しやすくしてください。提供されたアジェンダでは、Enter を押して番号付きの行を追加し、その後スペースと Enter を押して空白行を作成してください（Google Docs は番号付きの行を空にすることができないため）。
3. 他の人が積極的に読んだり書いたりしていない場所でドキュメントをクリックすることを検討してください。カーソルの横にある名前がそのテキストを隠さないようにするためです。
4. ミーティングの 1〜2 分前に到着することで、知らない GitLab チームメンバーとネットワークを築く機会が得られるかもしれません。
5. Zoom を「ギャラリーモード」にして、全参加者を表示できるようにしてください（現在話している人だけでなく）。全員がこのモードを使用することで、全員が完全な参加者を見ることができ、より包括的な環境と良いコミュニケーションが生まれます。
6. Google Docs でミーティング参加者がどこにいるか分からない場合は、ウィンドウの右上の顔またはイニシャルをクリックしてください。これにより、カーソルがドキュメント内のその人のカーソル位置にジャンプします。
7. どの時点でどちらのシャドウがノートを取るかを調整することは難しい場合があります。Zoom で手を「挙げる」ことで、現在ノートを取っていないことを示すことを他のシャドウと合意することを検討してください。
8. 主なポイントを文書化する前に最初の文を聞くことを検討してください。話し始めた言葉ではなく、メインポイントを捉えるためです。
9. 詳細のレベルと要約方法の指針として他のノートの取り方を観察してください。アジェンダのフォーマット推奨事項を確認してください（1:1 に限りません）

時間管理

シャドウは多くの種類のミーティングで現在の時刻を把握し時間管理を行う責任があります。これにより、参加者がミーティングを快適に終了できます。

時間管理のヒント:

• 担当者を決めてください。過去のシャドウはプログラムの 2 週目の個人が時間管理を担当することが便利だと分かっています。
• ミーティングの長さを把握してください。カレンダー招待をミーティングがどのくらい続くかの目安として使用してください。スピーディーミーティングを行うことを忘れないでください。
• シャドウは 5 分前と 1 分前の通知を提供する必要があります。Zoom チャットで「時間確認、あと 5 分」と書くことができます。
• ミーティングが予定時間を超えた場合は、ミュートを解除して言葉で「残業中です」と言ってください。 会話の合間を待たないでください。

役立つツール

このシェルスクリプト（MacOS のみ）を使用して、指定した分数のタイマーを設定できます。スクリプトはミーティング終了の 5 分前に通知し、「残り 5 分です」というテキストをクリップボードにコピーします。これにより、言葉で伝えることに加えて Zoom チャットに直接貼り付けることができます。ミーティング終了時も同様のことが発生します。

スクリプトの使用方法:

1. アラームスクリプトをダウンロードし、.sh 拡張子を維持してください。（ホームフォルダ内に保存することをお勧めします）
2. Cmd+Space を実行して terminal と入力し、MacOS Terminal を起動してください。
3. source setalarm.sh を実行して setalarm 関数をメモリに読み込んでください。
4. setalarm 50 と入力して 50 分のタイマーを設定してください（引数なしの場合、setalarm はデフォルトで 25 分）。

アラームをキャンセルする必要がある場合は Ctrl+C を押してください。プログラム期間中いつでも使えるよう、ターミナルウィンドウを無期限に実行しておくことができます。

コード不要のソリューションとして、過去のシャドウは https://vclock.com/ のような無料オンラインタイマー/アラームを使用しています。シャドウは Zoom ウィンドウの横に配置した別のウィンドウでタイマーを表示することを選択できます。シャドウはこのようなツールを使用して 5 分通知のアラームを設定し、Zoom チャットに 5 分メッセージを送信するよう促し、最後の 1 分通知のアラームをリセットできます。

コミュニケーションのベストプラクティスを促進する

CEO だけでなく、全員がコミュニケーションガイドラインに従うよう促すことが重要です。シャドウとして、チームメンバーに次のことを促してください:

1. 質問を言葉にする
2. 会話を促進するために画面共有を停止する
3. 新しいチームメンバーのために完全なコンテキストを提供する

誰かに質問を声に出すよう求める状況では、シャドウがその行動を取ることが推奨されます。トピックを読む担当であることを他の人が知るよう、要請後にノートに名前を追加することをお勧めします。

何か気づいたら伝える

シャドウは、名前と職種が Zoom に表示されていない場合は GitLab のミーティング参加者に通知してください。

GitLab チームメンバーが自己紹介前に画面を共有している場合、シャドウは GitLab プレゼンターに、GitLab はズームミーティング中の画面共有を推奨しておらず、参加者が自己紹介中に互いをはっきり見えるよう、自己紹介が完了するまで待つようにリマインドしてください。これは、参加者が初めて会う外部との通話で特に重要です。

Google Docs が積極的に作成されている際に、誰かが Google に写真を設定していない場合は、写真の設定方法を教えてあげてください。そうすることで、最初のイニシャルではなく写真がドキュメントに表示されます。これにより、特に話しているときにドキュメント内でどこにいるかを全員が見つけやすくなります。これは 100% 任意であることを伝えてください。

シャドウはビデオ通話で発言し、CEO のカメラが機能していない場合や太陽の角度でグリーンスクリーンが正常に機能していない場合は声を上げる必要があります。

「私は思います」や他の問題のある行動について CEO に通知する

外部ミーティングに参加する際、CEO が「I think（私は思います）」というフレーズを使用した場合、プライベートな Zoom チャットメッセージで CEO に通知してください。ヘッジワードは話者を不確かまたは自信がないように見せる効果があります。

内部ミーティングでは、「I think」は他の人が反対意見を述べる機会を示すシグナルとして使用できます。

CEO が他の問題のある行動を示した場合もプライベートな Zoom チャットメッセージを送信してください。

感謝を共有する

ミーティングで顧客やより広いコミュニティメンバーからの感謝が来た場合は、#thanks Slack チャンネルで感謝を共有してください。

ポジティブスコア

ミーティング直後に、CEO の全体的なポジティブスコアを 1 から 5 で採点してください。スコアはミーティング中の CEO の存在感と反応に焦点を当てるべきです。シャドウは参加しているチームメンバーの立場になって考えてください。ミーティング後にどれだけポジティブで力強いと感じるでしょうか？各シャドウは参加したすべてのミーティングのスコアを提供する必要があります。

ミーティングのスコアが 5 未満だった場合は、ミーティング直後に CEO にスコアと理由を Slack DM で送信してください。

ミーティングのスコアを報告しない場合、スコアは 5 と仮定されます。

スコアの定義:

• 1: 反応がポジティブでなく、礼儀正しくできる範囲で最もポジティブでない状態
• 2: 反応が全般的にポジティブでなく、もっとポジティブにできた
• 3: 反応が中立、またはポジティブと非ポジティブが混在して全体として中立
• 4: 反応が概ねポジティブ
• 5: 反応が真摯にポジティブ

発言のタイミングと方法

CEO シャドウプログラムは、あなたが議論の積極的なメンバーになることではありません。それでも、顧客への結果の価値観では、行動バイアスを持って活動することが言及されています。GitLab 内部ミーティング中にのみ、議論で確実な答えを知っていたり数秒で調べられる質問が出た場合は、チャットで見解を共有しても構いません。答えを声に出すよう求められる場合があります。より大きなトピックについて議論しているときに単一の情報を共有することは、助けになるよりも邪魔になることがあることに注意してください。

タスク

CEO シャドウプログラムの価値は、得られるより広いコンテキストと興味深い会話を目撃することから生まれます。

ローテーションは短期間であるため、長期的なタスクを担当することはできません。ただし、シャドウとして依頼される多くの短期的な管理タスクがあります。

CEO シャドウは CEO Shadow Tasks というプロジェクトを維持しています。#ceo-shadow Slack チャンネルにリンクされています。タスクを完了する人にアサインしてください。MR が作成されたら、#ceo-shadow チャンネルに投稿してください。

例として:

1. ハンドブックの更新を行う（ceo-shadow ラベルを使用）。 MR リンクを #ceo Slack チャンネルに投稿し、CEO が完了したことを知るように CEO を @ 参照してください。これらのタスクには Issue を作成する必要はありません。より効率的であればすぐにマージリクエストに進んでください。
2. 「ツイートストーム」を下書きする。
3. 緊急の問題を解決する。例えば、顧客からの苦情に対処したり、技術的な問題への対応を調整したりする。
4. オープンなマージリクエストを確認し、マージされていないものをマージまたはクローズするよう取り組む。
5. 小さなタスクが出てきたらイテレーションして完了させる。より重要なタスクの迅速なイテレーションができるよう、すぐにクリアする。#ceo-shadow チャンネルでこれらのタスクのアップデートを伝える。
6. CEO Shadow タスクプロジェクトのオープン Issue を確認し、クローズするか後続のマージリクエストを作成してクローズするよう取り組む。#ceo-shadow チャンネルでこれらのタスクのアップデートを伝える。
7. 特定のテーマに関するレポートをまとめる。
8. 公開会社ブログにブログ投稿を書く、経験の録画された振り返りを作成する、または自分が選んだトピックで CEO インタビューを行う。ブログ投稿の提案と公開プロセスについてはこちらをご覧ください。また、書き始める前に過去の CEO シャドウのブログ投稿を必ず読んで、新しい角度があることを確認してください。卒業生セクションのテーブルにリンクしてください。これらは CEO の承認を必要としませんが、ご要望があれば喜んでレビューします。ただし、投稿は追加のノート作成ガイドラインで概説されているパラメータに従う必要があります。共有して良い内容かどうかについて質問がある場合は、Slack の #legal で GitLab 法務チームに、または #corpcomms でコーポレートコミュニケーションチームに連絡してください。
9. 入ってくる CEO シャドウへのトレーニングを提供する。

ハンドブック MR

CEO シャドウは作成するハンドブック MR に ceo-shadow ラベルを付けます。他のタスクによっては、多くのハンドブック MR を作成する場合も少ない場合もあります。MR を作成することはいつでも歓迎します。CEO シャドウ参加者が作成する MR の数も追跡しています。

ツイートストームの下書き

ツイートストームとは、トピックについて単一のスレッドとして返信形式で作成される一連の X/Twitter 投稿です。CEO シャドウは、公開ライブストリームビデオ録画やその他のメディアコンテンツに関連するツイートの下書きを依頼されることがあります。

1. 「202X-XX-XX Tweet storm for Topic」という形式のタイトルで Google Docs を作成してください。
2. ドキュメントの冒頭にメディアの完全なタイトルとリンクを含めてください。
3. 1 つ以上のコンテンツをカバーする場合は、それぞれに簡単にジャンプできるよう見出しを使用してください。
4. 各コンテンツを確認し、興味深い行と引用をメモしてください。
5. 30 分のビデオに対して 2〜5 のツイート、1 時間のビデオに対して最大 10 のツイートを下書きします。
   1. 最初のツイートは視聴者を引き付け、質問を提起するか、GitLab が何かを違った方法で行っていることを述べるべきです。
   2. CEO が話していない行は帰属を付けてください。
   3. CEO のソーシャルメディアアカウントのトーンとスタイルを参考にしてください。
   4. 各ツイートには 280 文字が入力でき、URL のカウントは異なります。Twitter のウェブフォームで各ツイートをテストしてください。
   5. URL を追加する場合は、カードバリデーターを使用してプレビューをレンダリングしてください。これにより、ツイートテキストを洗練するのに役立ちます。
   6. より多くのメッセージのヒントはディベロッパーアドボカシーのソーシャルメディアハンドブックにあります。
   7. 2021-12-15 Chief of Staff ビデオの例（内部リンク）。
6. 完了したら、ドキュメントのオーナーを Chief of Staff to the CEO に変更してください。

ツイートストームの例:

1. 2021-06-02: サーバーランタイムと開発環境: X/Twitter スレッド、ソース（内部）

ミーティングとイベント

CEO のカレンダー

1. 週の始めに CEO のカレンダーを確認してください。CEO のカレンダーが Single Source of Truth です。シャドウは CEO のカレンダーを頻繁に確認してアップデートを確認してください。すべてのミーティングに招待されるわけではありません。シャドウが参加できないミーティングには、「No CEO Shadows（CEO シャドウ不参加）」と記載された別のカレンダーエントリが CEO のスケジュールにあります。迷った場合は、CEO の EBA に参加すべきかどうかを確認してください。参加しないミーティングやイベントもあります。すべてのミーティングへの参加を義務感から強いられる必要はありません。すべてのミーティングは任意参加と見なされます。
2. リマインダーとして、Zoom での姓の更新に肩書きを含める必要があります。シャドウのローテーション中は肩書きを「CEO Shadow」に更新してください。これが Zoom で姓の一部として肩書きを更新する方法です。
3. 「その他のカレンダー」の横にある + をクリックして CEO のカレンダーを Google Calendar に追加してください。次に「カレンダーを購読」をクリックし、CEO の名前を検索して Enter を押してください。
4. 採用候補者のインタビューは機密性のために「プライベート」（予定あり）としてマークされているため、EBA がシャドウをそれらのイベントに直接招待します。その結果、候補者のフィードバックを求める Greenhouse からのメールが届きますが、これは不要です。
5. GitLab 以外の方とのミーティングは Zoom でない場合があります。通話前に CEO のカレンダーを確認し、必要な他のビデオ会議プログラムを読み込んでください。音声会議のために電話でダイヤルインする必要がある場合があります。リンクの確認に問題がある場合は、#ceo-shadow Slack チャンネルで EBA に連絡してください。

ミーティングの種類

CEO のカレンダーには GitLab ミーティング、バレーミーティング、個人的なミーティングの 3 種類があります。プログラムの継続的な成功は、プログラム中、プログラム後、GitLab を離れた後も参加者が機密性を守ることに依存していることに注意してください。

バレーミーティングや個人的なミーティングに招待される場合、参加者に関する事前のコンテキストを知ることが有益です。CEO シャドウはドキュメント（アクセス制限あり）を作成しており、将来の CEO シャドウにこれらの人々についてのコンテキストを提供するために使用できます。CEO シャドウはシャドウ中にこのドキュメントを更新することができます。このドキュメントには公開情報でない情報を含めないでください。

GitLab ミーティング

CEO のすべての GitLab ミーティングに参加します。これには以下が含まれますが、これに限りません:

1. 直属部下との1:1。
2. 採用候補者とのインタビュー。
3. 取締役会メンバーとの会話。

GitLab のすべてのミーティングと同様に、シャドウの参加に関わらずミーティングは定刻通りに開始されます。

対面の場合は、CEO のスケジュールに従い、サンフランシスコ以外でのミーティング、チームオフサイト、カンファレンスに CEO と同行します。 CEO の Executive Business Admin がカンファレンス登録と旅行手配をサポートします。

CEO の EBA は外部の方が事前にシャドウの参加について快適かどうかを確認し、コンテキスト提供のために CEO Shadow ページへのリンクを共有します。

ミーティングのアジェンダは [email protected] と共有される必要があります。シャドウはローテーション前にこのメールエイリアスに追加され、終了時に削除されます。 機密情報を含むアジェンダについては、機密情報を削除し、ドキュメントの履歴へのアクセスを制限するために「表示のみ」アクセスで共有する必要があります。 ただし、すべてのアジェンダが共有されるわけではありません。機密上の理由で「いいえ」という答えになることもあります。シャドウはアクセスがない場合は要求する権限があります。

これらのミーティングは以下のような異なる形式を取ることがあります:

1. ビデオ通話。
2. 対面ミーティング。
3. ビジネス関連のディナー。
4. 顧客訪問。
5. カンファレンス。

以下の場合はミーティングに参加しません:

1. 誰かが苦情を議論したいが匿名を希望する場合。
2. ミーティングの参加者のいずれかが不快を感じる場合。
3. CEO がより多くのプライバシーを望む場合。

E グループ週次ミーティングと E グループ四半期オフサイト

E グループ週次ミーティングと四半期オフサイトは、チームメンバー間での多くのやり取りが行われるペースの速いミーティングです。入力速度が会話に追いつかない場合は、正確なノートよりも正確なテイクアウェイを捉えることの方が重要です。

時折、特定のトピックについて E グループと議論するために他のチームメンバーが招待されることがあります。その場合、招待されたチームメンバーと共有した別のアジェンダが、メインのカレンダーイベントとアジェンダに隣接したカレンダー招待に含まれます。この場合、シャドウはメイン E グループアジェンダではなく、特定のトピックのアジェンダでノートを取る必要があります。

メディアブリーフィング

CEO シャドウはメディアブリーフィングの調整（スケジュール設定は除く）を支援する場合があります。 例えば、移動中に通話が行われる場合は、CEO が通話を取るための静かなスペースを探すなど、主体的に行動してください。 メディアブリーフィングに参加する際、CEO シャドウは直接質問された場合を除き、サイレント参加者として行動してください。

リモート: ライブブロードキャストセッションでない場合は、事前に Corporate Communications チームに #corpscomms Slack チャンネルで連絡して、メディア連絡先に知らせてもらってください。

採用候補者インタビュー

候補者が快適であれば、CEO シャドウは CEO が行うインタビューに参加します。 CEO とのインタビューをスケジュールする際、CEO の EBA がシャドウと CEO の間でノートを取るための共有 Google Doc を作成します。Doc テンプレートは Google Drive で「Notes Doc for Candidate Interviews」を検索することで見つかります。質問がある場合は、Slack の #ceo-shadow で CEO EBA を @ メンションしてください。 このノートドキュメントは候補者の Greenhouse のスコアカードに追加されます。

1. シャドウは自分が提供したコメントにフルネームで注釈を付ける必要があります。
2. REMINDER: Please fill out your scorecard for [NAME] というタイトルの自動化された Greenhouse のレポートには記入しないでください。CEO シャドウはこのメールを削除するよう求められています。

バレーミーティング

CEO は時折、GitLab とは明示的に関連していないものの、日々の活動の洞察を提供できる任意のミーティングに招待することがあります。これらのミーティングでは、GitLab のために行う作業をしたくないためノートを取らないようお願いします。また、アジェンダドキュメントが共有されていない場合は、GitLab ドメインの外から所有されているためアクセス要求は推奨されません。ただし、時間管理は引き続き非常に役立ちますので、参加している場合は実施することをお勧めします。これらのミーティングは任意参加であり、いつでも退出できます。

バレーミーティングは通常、2 つの方法で識別できます:

1. ミーティングの説明に「For the CEO Shadows: this is a Valley Meeting and attendance is optional（CEO シャドウへ: これはバレーミーティングで参加は任意です）」というテキストがある場合。
2. 主催者のメールアドレスが @sijbrandij.com で終わる場合。

個人的なミーティング

個人的なミーティングはカレンダーに「予定あり」としてマークされます。シャドウは個人的な通話には参加しません。

収益モックコールウェビナー

収益準備のためのモックコールウェビナーは、CEO カレンダーの他のミーティングとは異なります。CEO のための特定のパネリストリンクと、シャドウが観察のために使用する参加者リンクがあります。CEO のカレンダーにあるリンクを使用してモックコールに参加しないでください。参加者として登録するリンクは通常、前日までに #ceo-shadow-private でシャドウに共有されます。登録リンクが投稿されていない場合は、Slack の EBA と Chief of Staff to the CEO に連絡してください。

収益コール

CEO シャドウは一般公開の登録リンクを通じて収益コールに参加する必要があります。CEO のカレンダーを通じて収益コールに参加しないでください。

収益コールバック

CEO シャドウは「シャドウ不参加」と特に記されていない限り、収益コールバックに参加できます。CEO シャドウは最初のコールバックセッションに参加する前に、すべてのコールバックに対して Zoom の設定を**参加時にマイクをミュートおよびミーティング参加時にビデオを停止**に設定する必要があります。

CEO の個人ドキュメントからの削除

バレーミーティングなどの特定のミーティングでは、CEO シャドウが GitLab 組織外の人々がアクセスできるアジェンダドキュメントに追加される場合があります。

通話終了時に、CEO シャドウは以下の手順に従って追加されたドキュメントから自分を削除してください。

1. Google Doc の上部にある 共有 ボタンをクリックします
2. 表示されるポップアップで 詳細 をクリックします
3. 自分の名前の横にある X をクリックして削除します
4. 変更を保存 をクリックします
5. 本当によろしいですか？ というダイアログボックスで はい をクリックします
6. アクセスが失効しました というダイアログが表示されます

CEO シャドウの自己紹介

自己紹介の順番: ミーティング開始時に CEO シャドウが自己紹介します。どちらのシャドウが最初に自己紹介するかという順番は決まっていません。最初に参加したシャドウが最初のシャドウとして自己紹介します。ミーティングによっては、CEO が最初に話す CEO シャドウを指名することで、CEO シャドウの自己紹介の順番を決めることがあります（通常、2 週間プログラムの最終週を担当している CEO シャドウが最初に指名されます）。

正しいトーンを設定することが重要ですので、以下の自己紹介の内容を一言一句守ってください。

バレーミーティングに参加する際は、GitLab の肩書きについての部分を省いてください。CEO が個人として行動している場合に GitLab について言及すると混乱を招く場合があります。

投資家向けミーティングに参加する際は、自分を紹介し、次の人の名前を発表して引き渡してください。

最初のシャドウとしてミーティングで自己紹介する際は:

1. 私は NAME です。
2. 通常は TITLE を担当しています。
3. これは 2 週間の CEO シャドウプログラムの最初/最後の週です。
4. すべてのミーティングで: このプログラムの目標は、参加者にクロスファンクショナルな視点を得て考え方を学ぶ機会を提供することです。

2 番目のシャドウとしてミーティングで自己紹介する際は:

1. 私は NAME です。
2. 通常は TITLE を担当しています。
3. これは 2 週間の CEO シャドウプログラムの最初/最後の週です。

「CEO についてまわる」という役割だとは言わないでください。GitLab の機能の概要を把握することについてです。

ミーティングの録画を見つける

CEO がミーティングでビデオをクラウドに録画した場合、処理後に最終的に Google Drive フォルダにアップロードされます。ビデオを見つけるにはカレンダーイベント名に基づいて検索し、「最終更新日」を確認する必要があります。

CEO と対面イベントに参加する

CEO とイベントに参加する際は、以下を念頭に置いてください:

1. CEO は交通手段の好みを概説しています。
2. 車でベイエリアのイベントに移動する場合、CEO はライドシェアサービスを依頼します。
3. 徒歩でイベントに移動する場合、CEO シャドウがイベントへのナビゲーションを担当します。
4. トークやパネルの後は、時間に敏感な義務がイベント後にある場合は特に、CEO が会場をナビゲートするのを助ける準備をしてください。

CEO はビジネスイベントと社交イベントを兼ねることが多いです。シリコンバレーでは、社交とビジネスは非常に密接に絡み合っています。これらは主にランチやディナーの形を取ります。CEO シャドウは特に指定されない限り招待されますが、参加の期待や義務はありません。

メールのベストプラクティス

CEO シャドウ参加者間の継続性を確保するために、プログラムの一環として常にメールに [email protected] を CC してください。これにより、プログラムを離れた後でも返信と後続の対応を追跡できます。

CEO の活動をフォローする

シャドウは CEO の日々の活動とその注意の向け先を完全に把握するために、さまざまなプラットフォームで CEO の活動をフォローすることが推奨されます。

Slack で

Slack の検索バーに「from:@bill」と入力すると結果が表示されます。

ユーザーの Slack アクティビティをフォローして、日々の活動を確認

GitLab で

CEO の GitLab アクティビティログで確認できます。

CEO がどの Issue や MR に関与しているかを確認

X/Twitter で

CEO の X/Twitter アカウントをチェックしてください。

Twitter 通知に登録（Twitter アカウントが必要）して、日々の活動をフォロー

出張と経費

経費

保育費

保育費はシャドウとして活動している期間中に支給され、経費報告を通じて払い戻されます。保育施設は自分で予約する必要があり、保育施設の「飛び込み」は週によって制限される場合があるため、早めに連絡することをお勧めします。現在 GitLab には「バックアップケア」プログラムがないため、保育施設には「飛び込み」利用であることを伝える必要があります。

CEO シャドウプログラムのために移動している場合は、ホテルの宿泊施設によっては、近くの保育所を見つけることが最も便利です。一部の保育施設は、現金/小切手のみで毎日または毎週の終わりに支払いを要求するため、経費提出のために請求書/領収書を要求してください。

対面ローテーションの経費

宿泊

CEO シャドウプログラム中の宿泊は会社が提供します。CEO の Executive Admin は空き状況とコストに基づいて宿泊を予約します。メールで CEO の Executive Admin に好み（ホテルまたは Airbnb）を伝えることができます。ただし、最終的な決定は距離とコストに基づいて Executive Admin が行います。Executive Admin はスケジュールされたローテーションの 1 ヶ月前以降、2 週間前までに宿泊の詳細を提供します。

宿泊はシャドウとして活動している期間にのみ提供され、シャドウプログラムの一時停止中（CEO が不在の場合）には提供されません。 太平洋時間との時差が 6 時間以上のタイムゾーンから来る場合は、新しいタイムゾーンに慣れるために最初のシャドウ業務日前の週末に予約することが可能です。

CEO シャドウローテーションが連続する 2 週間である場合は、週末に滞在することが期待されます。週末も宿泊が提供されます。

航空費

航空費は当社の出張ポリシーまたは会社のお金の使用ポリシーに従って予約できます。 シャドウローテーションにシャドウなしの期間が含まれる場合、アメリカ大陸内で帰宅し再び来るための航空費を経費として申請できます。アメリカ国外から来る場合は、サンフランシスコの宿泊コストが高くなる可能性があるため、別の場所に滞在する場合でもシャドウなしの期間中の航空費を経費として申請できます。

食事

シャドウはローテーション中の食事と飲み物を経費として申請でき、会社のお金の使用ポリシーに従う必要があります。

CEO と移動する

CEO と移動する際は、以下を念頭に置いてください:

1. CEO より先に到着できるフライトを予約してください。次のイベントへの移動に遅れがないようにするためです。
2. 空港で CEO を出迎える場合は、CEO が到着するターミナルを調べ、CEO より前にドライバーと合流するよう計画してください。
3. スケジュールが時間通りに進むよう、#ceo-shadow Slack チャンネルで EBA to the CEO とオンサイト EBA に予定到着時刻を定期的かつ迅速に更新してください。
4. 旅行計画が変更された場合は、余分な費用が発生しないよう先の交通手段をキャンセルできるよう、すぐに Slack で EBA に更新してください。
5. サンフランシスコに戻る際、別の航空会社を利用する場合は CEO より先に到着し、一緒に戻る場合は合流場所を伝えてください。

CEO シャドウプログラムを開始する他の企業への考慮事項

GitLab の共同創業者で CEO シャドウプログラムの創設者である Sid Sijbrandij は、Sam Altman との YouTube ライブストリームで、他の組織で CEO シャドウプログラムを実施する際の考慮事項についての質問に答えました。主要なポイントは以下の通りです。

1. CEO はシャドウのためにミーティングを最適化すべきではありません。シャドウは部屋（対面またはバーチャル）にいることで学んでおり、シャドウがすべてを完全に理解しなくても大丈夫です。
2. うまく設計された CEO シャドウプログラムは CEO に負担をかけるべきではありません。実際、シャドウはノートのサポートや要求に応じた会社ハンドブックの変更を通じて、CEO の日々を楽にするよう積極的に努力すべきです。
3. CEO（およびその組織）にとっての明らかでないメリットには、CEO への共感と CEO の人間化があります。これにより、チームメンバーが幹部に意見を提供することに抵抗を感じなくなります。シャドウ卒業生は、プログラム中に経験したポジティブな意図を仮定するの実際の例を直属の部下に伝え、会社文化をさらに強化できます。
4. CEO シャドウが通常の業務を行う計画を立てないようにしてください。シャドウはまるで休暇中のようにチームを準備すべきです。CEO をシャドウしながら全ての通常業務も維持しようとすることは、CEO シャドウに過度のストレスを生み出します。

卒業生

CEO シャドウプログラムの卒業生は、プログラム終了後も連絡を取り合うために #ceo-shadow-alumni Slack チャンネルに参加できます。

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