Zuora Collect モジュール

Zuora Collect モジュールの業務プロセス。

ビジネスニーズ

ビジネスは、Order to Cash サイクルを短縮するために現金回収プロセスを最適化する必要性を特定しました。これにより、Days Sales Outstanding (DSO) を削減し、ビジネスの現金効率を高め、将来の成長に対応できるようにします。現行の回収プロセスは、期限超過 7 日、20 日、30 日のサイクルで自動督促通知を送ることで部分的に自動化されていました。その後、手動による回収プロセスが開始されていました。

Billing チームは月平均で 1 人あたり 31.5 時間、チーム全体で月 157.5 時間を売掛金業務に費やしていました:

  • 売掛金エイジングに週平均 2.5 時間。
  • ケース処理に週平均 2.5 時間。
  • Zendesk 対応に週平均 2 時間。

ビジネスソリューション

Zuora はすでに技術スタックのアプリケーションとしてさまざまなチームや部門で使用されていたため、ビジネスは回収活動の自動化をサポートするために Zuora Collect モジュールの実装を進めることにしました。この実装により、Billing チームが単一の回収プラットフォームに移行することで、より組織的な Collections チームを構築できるようになります。

Zuora Collect とは

Zuora Collect は、サブスクリプションエコノミーにおける定期回収を最適化するための包括的なソリューションです。主な利点として、未払い請求書と滞納アカウントの追跡、自動化されたビジネスプロセスとインテリジェントなリトライロジックの管理、支払い実行のカスタマイズが可能です。

Zuora Collect へのアクセス方法

最初のイテレーションとして、以下の機能が Zuora 本番環境で構成されています:

  • Collections Window（回収ウィンドウ）
  • Notes（ノート）

これらの機能にアクセスするには:

  1. Zuora アカウントにログインします（Okta 経由）。
  2. 左側バーの Marketplace セクションを展開します。
    • Collections Window と Notes の両機能がリストに表示されているはずです。

各機能の使い方については以下をご覧ください。

Zuora Collect の使用方法

Collections Window（回収ウィンドウ）

Collections Window のメインユーザーインターフェースは以下のタブで構成されています:

Dashboard（ダッシュボード）

Collections Window を起動したときのデフォルトタブで、3 つのセクションが含まれています:

  • Status of Accounts（アカウントのステータス）: さまざまなステータス（良好な状態 vs. 回収中）のアカウントの分布を示す円グラフ。
    • 回収中の部分をクリックして円グラフのデータをドリルダウンします。回収中のアカウントの年齢別分布を示す新しい円グラフが表示されます。
    • 右上の Edit Parameters をクリックして円グラフで使用される期間をカスタマイズします。期間名（Bucket Name）と日数の両方がカスタマイズ可能です。
      • パラメーターを変更した後、ユーザーはページを更新して円グラフの変更を確認する必要があります。
  • Collection Accounts Sorted by Age and Balance（年齢と残高でソートされた回収アカウント）: アカウントの年齢と残高の分布を示す散布図。
    • 散布図の点はアカウントを表します: 青い点は現在のユーザーに割り当てられたアカウントです。
    • 点にカーソルを合わせると、アカウント名、請求書残高の合計、担当エージェントなどの詳細が表示されます。
    • 点をクリックすると、対応するアカウントの詳細ページが開きます。
  • Agents（エージェント）: すべてのエージェントと、担当アカウントの総数、アカウント残高の合計、さまざまなステータスのアカウント数など、担当アカウントに関する詳細が表示されます。
    • エージェント名をクリックすると新しいページが開きます:
      • Accounts タブには、エージェントに割り当てられたアカウントのリストが表示されます。
      • Metrics タブには、アカウント残高分布の円グラフ、アカウントステータスの棒グラフ、アカウント別の合計残高の棒グラフが含まれます。
Accounts（アカウント）

Accounts タブには、システム条件とユーザーが定義した条件に基づいて回収中のアカウントが表示されます。

すべてのアカウント、マイアカウント、未割り当てアカウントでフィルタリングするか、エージェントまたはアカウントステータスでフィルタリングします。

条件の編集:

  • 右上の Edit Conditions をクリックします。
  • ポップアップで、期限超過日数と請求書合計金額を変更します。
    • 残高はホーム通貨単位です。

アカウントが「回収中」とみなされて Accounts タブに表示されるには、請求書残高の合計が指定された数値より大きい正の値であり、かつ期限超過日数が指定された数値より大きい必要があります。2 つの条件のいずれかが満たされない場合、そのアカウントは「回収中」とみなされません。

回収中のアカウントの管理

アカウント名をクリックしてアカウントの詳細を表示します（アカウント情報はすべてのエージェントに表示されます）。

このページでは、ユーザーは以下の操作を実行できます:

  1. アカウントに回収エージェントを割り当てる:

    アカウントの回収エージェントはアカウント詳細ページの左上に表示されます。
    このアカウントにエージェントが割り当てられていない場合は「Unassigned」と表示されます。

    1. アカウント詳細ページでエージェント名または「Unassigned」をクリックします。
    2. 開いたページで矢印をクリックしてエージェントのリストを表示します。
    3. エージェントを選択して Update をクリックして設定を保存します。
  2. アカウントの連絡先の詳細を表示する。
    • 右上の View Contact Details をクリックして連絡先の詳細を表示します。
  3. このアカウントの回収ステータスを更新する。
    • Account Statuses セクションで、アカウントの現在のステータスを最もよく表すステータスを選択します。完了したら Update をクリックします。
  4. このアカウントの請求書の詳細、支払い、またはリトライのステータスを表示する。
    • 各請求書について、ユーザーはアクションアイコンをクリックして Show または Show in Zuora を選択し、Collections Window と Zuora UI でそれぞれ請求書の詳細を表示できます。
  1. 他のエージェントにアカウントのトランザクションを知らせるために、特定のアカウントに関するコメントを入力する。

ユーザーはコメントを追加または返信したり、コメント内で特定のユーザーに言及したりできます。
コメントは設計上、編集または削除できません。

Invoices（請求書）

Invoice タブには、ビジネスが定義した条件に基づいた重要な請求書が表示されます。

請求書の管理

このページでは、ユーザーは以下の操作を実行できます:

  1. 請求書リストの下の散布図で、年齢と残高でソートされた重要な請求書を表示する。
    • 散布図の点は請求書を表します。
    • 点をクリックすると、対応する請求書の詳細ページが開きます。
  2. 条件の編集。
    • 右上の Edit Conditions をクリックして重要な請求書の条件を編集します。
    • Update をクリックして条件を保存します。
    • テーブルの上にある更新ボタンをクリックして結果を更新します。
  3. 各請求書について、アクションボタン（3 点リーダー）をクリックして Show または Show in Zuora を選択し、Collections Window と Zuora UI でそれぞれ請求書の詳細を表示します。
  1. 他のエージェントに請求書のトランザクションを知らせるために、特定の請求書に関するコメントを入力する。

ユーザーはコメントを追加または返信したり、コメント内で特定のユーザーに言及したりできます。 コメントは設計上、編集または削除できません。

Tasks（タスク）

回収タスクは Collections Window の Tasks タブで管理されます。Collections Windows で手動で回収タスクを作成して、特定の支払いやアカウントをフォローアップすることができます。

このタイプの回収タスク（フォローアップタスクと呼ばれる）はワークフローに紐付けられていません。

フォローアップタスクを作成するには:

  1. Collections Window の Tasks タブを開きます。
  2. ページ右上の TASKS BETA をクリックします。
  3. プラスアイコンをクリックして新しいタスクを作成します。
  4. 新しいタスクのポップアップで:
    • タスクを識別するための名前を Task フィールドに追加します。
    • Status（ステータス）を選択します:
      • Pending（保留中）: タスクはアクティブで完了していません。
      • Completed（完了）: タスクが完了しました。
      • Closed（クローズ）: タスクは完了していませんが、もはや関連性がありません。
    • Description（説明）を追加します: タスクの簡単な説明を指定します。
      • タスクに関連するアカウント、請求書、または支払いを含めることをお勧めします。
    • Assign To からアサイニーを選択します: 自動補完機能をトリガーするために、ユーザー名またはメールアドレスの少なくとも 2 文字を入力します。
    • Due date（期限）を追加します: タスクの期限日。
      • 期限日に、このタスクのオーナーとアサイニーに通知が届きます。
    • Reminder date（リマインダー日）を追加します: アサイニーにタスクについての通知を送りたい日付。
    • Auto Escalation（自動エスカレーション）を追加します: このオプションを選択すると、タスクの期限日にタスクがエージェントのエスカレーションポイントに再割り当てされます。
      • エスカレーションポイントは Notes で設定されます。
  5. Create をクリックします。
  6. タスクが作成され、フォローアップタスクのリストに表示されます。
Settings（設定）

このタブでスケジュール、システム統合、回収ステータスを構成できます。

Notes（ノート）

Notes 機能は Collections Window 機能にコメント機能を追加します。この機能を使用すると、コメントの追加または返信、他のユーザーへの言及、コメントへのファイルのアップロード、ノートのエクスポートが可能になります。

Notes の UI は 4 つのタブで構成されています:

  • Users（ユーザー）: 組織内のすべてのユーザー（回収エージェント）を表示し、ユーザーのアクティブステータスを編集したり、ユーザーのエスカレーションポイントを設定したりします。
  • Groups（グループ）: このタブでユーザーグループを管理します。
  • Export（エクスポート）: Collections Window 機能で作成されたノートをエクスポートします。
  • Settings（設定）: Notes API トークンを取得して Collections Window との統合に使用します。
ユーザーの管理

Users タブでは、組織内のすべてのユーザー（回収エージェント）を表示および管理できます:

  • ユーザーのアクティブステータスを変更します（アクティブから非アクティブ、またはその逆）。
    • ユーザーを非アクティブにするには、Active の選択を解除します。ユーザーを再アクティブにするには、Active を選択します。
  • メニューアイコン（左の 3 点リーダー）をクリックして Edit を選択して、ユーザーのエスカレーションポイントを編集します。
    • ユーザーのエスカレーションポイントを割り当てるには、ドロップダウンリストをクリックして、意図したエスカレーションポイントのユーザー名の 2 文字以上を入力します。
  • ユーザーが非アクティブになると、ノートセクションで言及されたり、Collections Window でフォローアップタスクを割り当てられたりすることができなくなります。
  • そのユーザーによるコメントや、すでにそのユーザーに割り当てられていたフォローアップタスクには影響しません。
  • 非アクティブにされたユーザーはユーザーのリストから削除されませんが、非アクティブにされたユーザーの名前はグレー表示されます。
ノートのエクスポート

Notes では、ユーザーは Collections Window に追加されたノートをエクスポートできます。

Notes 機能でノートをエクスポートするには:

  1. Notes の Export タブに移動します。
  2. ノートのエクスポート元のデータソースを選択します。
    • Accounts: このデータソースには、Collections Window の顧客アカウントに追加されたノートが含まれます。
    • Invoices: このデータソースには、Collections Window の請求書に追加されたノートが含まれます。
  3. オプション: 属性値でノートをフィルタリングします。
    • Accounts データソースの場合、すべてのアカウントのノート（デフォルト）をエクスポートするか、アカウント ID またはアカウント番号でフィルタリングできます。
    • Invoices データソースの場合、すべての請求書のノート（デフォルト）をエクスポートするか、請求書 ID または請求書番号でフィルタリングできます。
  4. オプション: エクスポート操作のタイムゾーンを選択します。
    • このタイムゾーンの選択は、同じタイムゾーンに基づいてノートを整理するために使用されます。エクスポートされたファイルでは、ノートのタイムスタンプが設定されたタイムゾーンに変換されます。ノートが追加された日時には影響しません。タイムゾーンが選択されていない場合は、UTC タイムゾーン（デフォルト）が使用されます。
  5. オプション: ノートをエクスポートする期間の開始日と終了日を選択します。これらのフィールドを指定しない場合は、すべてのノートがエクスポートされます。
  6. Export をクリックします。ノートは CSV ファイルに保存されます。
    • エクスポートされたファイルは 7 日間ダウンロード可能です。

FAQ

アカウントにエージェントを割り当てる方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Accounts タブをクリックします。
  2. 割り当てが必要なアカウントを検索して開きます（アカウント名をクリックします）。
    • アカウントの回収エージェントはアカウント詳細ページの左上に表示されます。
  3. エージェント名または Unassigned をクリックします。
  4. ドロップダウンリストからエージェントを選択します。
  5. Update をクリックして設定を保存します。
    • ページを更新して変更を確認します。

特定のアカウントの連絡先の詳細を確認する方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Accounts タブをクリックします。
  2. 探しているアカウントを検索して開きます（アカウント名をクリックします）。
  3. ページ右上に View Contact Details ボタンがあります。

特定のアカウントの回収ステータスを更新する方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Accounts タブをクリックします。
  2. 探しているアカウントを検索して開きます（アカウント名をクリックします）。
  3. Account Statuses セクションで、アカウントの現在のステータスを最もよく表すステータスを選択します。
  4. 完了したら Update をクリックします。

特定のアカウントを検索する方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Accounts タブをクリックします。
  2. 右上の虫眼鏡アイコンを見つけてアカウント名を入力します。
    • リストが自動的に結果で更新されます。

Collect ウィンドウで特定のアカウントの請求書の詳細と支払いを表示する方法は？

請求書の詳細を表示するには 2 つの方法があります:

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Accounts タブをクリックします。
  2. 探しているアカウントを検索して開きます（アカウント名をクリックします）。
  3. Invoices タブで、アクションアイコン（左の 3 点リーダー）をクリックして Show を選択し、Collections ウィンドウで請求書の詳細を表示します。

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Invoices タブをクリックします。
  2. 探している請求書を検索します。
  3. Critical Invoices セクションで、請求書番号またはアクションアイコン（左の 3 点リーダー）をクリックして Show を選択し、Collections ウィンドウで請求書の詳細を表示します。

Zuora Billing で請求書を開く方法は？

請求書を表示するには 2 つの方法があります:

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Accounts タブをクリックします。
  2. 探しているアカウントを検索して開きます（アカウント名をクリックします）。
  3. Invoices タブで、アクションアイコン（左の 3 点リーダー）をクリックして Show in Billing を選択し、新しいタブで Zuora Billing UI を開きます。

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Invoices タブをクリックします。
  2. 探している請求書を検索します。
  3. Critical Invoices セクションで、アクションアイコン（左の 3 点リーダー）をクリックして Show in Billing を選択し、新しいタブで Zuora Billing UI を開きます。

アカウントにコメントを追加する方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Accounts タブをクリックします。
  2. 探しているアカウントを検索して開きます（アカウント名をクリックします）。
  3. Customer Account Notes セクションまでスクロールして右のプラスアイコンをクリックします。
  4. ノートでは、テキストの書式設定、ドキュメントの添付、ハイパーリンクの追加、ユーザー名の前に @ を付けて必要に応じて特定のユーザーへの言及ができます。
    • コメントでユーザーがタグ付けされると、コメントで言及されたことを知らせるメールが届きます。
  5. 完了したら Submit をクリックします。
    • コメントは設計上、編集または削除できません。

アカウントのコメントに返信する方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Accounts タブをクリックします。
  2. 探しているアカウントを検索して開きます（アカウント名をクリックします）。
  3. Customer Account Notes セクションまでスクロールして返信が必要なコメントを見つけます。
  4. 右の返信ボタンをクリックします。
  5. ノートでは、テキストの書式設定、ドキュメントの添付、ハイパーリンクの追加、ユーザー名の前に @ を付けて必要に応じて特定のユーザーへの言及ができます。
    • コメントでユーザーがタグ付けされると、コメントで言及されたことを知らせるメールが届きます。
  6. 完了したら Submit をクリックします。
    • コメントは設計上、編集または削除できません。

請求書にコメントを追加する方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Invoice タブをクリックします。
  2. 探している請求書を検索して開きます（請求書番号をクリックします）。
  3. Invoice Notes セクションまでスクロールして右のプラスアイコンをクリックします。
  4. ノートでは、テキストの書式設定、ドキュメントの添付、ハイパーリンクの追加、ユーザー名の前に @ を付けて必要に応じて特定のユーザーへの言及ができます。
  5. 完了したら Submit をクリックします。
    • コメントは設計上、編集または削除できません。

請求書のコメントに返信する方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window を開き、Invoice タブをクリックします。
  2. 探している請求書を検索して開きます（請求書番号をクリックします）。
  3. Invoice Notes セクションまでスクロールして返信が必要なコメントを見つけます。
  4. 右の返信ボタンをクリックします。
  5. ノートでは、テキストの書式設定、ドキュメントの添付、ハイパーリンクの追加、ユーザー名の前に @ を付けて必要に応じて特定のユーザーへの言及ができます。
    • コメントでユーザーがタグ付けされると、コメントで言及されたことを知らせるメールが届きます。
  6. 完了したら Submit をクリックします。
    • コメントは設計上、編集または削除できません。

コメントを削除する方法は？

  • コメントは設計上、編集または削除できません。

コメントを編集する方法は？

  • コメントは設計上、編集または削除できません。

フォローアップタスクを作成する方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Collections Window の Tasks タブを開きます。
  2. ページ右上の TASKS BETA をクリックします。
  3. プラスアイコンをクリックして新しいタスクを作成します。
  4. 新しいタスクのポップアップで:
    • タスクを識別するための名前を Task フィールドに追加します。
    • Status（ステータス）を選択します:
      • Pending（保留中）: タスクはアクティブで完了していません。
      • Completed（完了）: タスクが完了しました。
      • Closed（クローズ）: タスクは完了していませんが、もはや関連性がありません。
    • Description（説明）を追加します: タスクの簡単な説明を指定します。
      • タスクに関連するアカウント、請求書、または支払いを含めることをお勧めします。
    • Assign To からアサイニーを選択します: 自動補完機能をトリガーするために、ユーザー名またはメールアドレスの少なくとも 2 文字を入力します。
    • Due date（期限）を追加します: タスクの期限日。
      • 期限日に、このタスクのオーナーとアサイニーに通知が届きます。
    • Reminder date（リマインダー日）を追加します: アサイニーにタスクについての通知を送りたい日付。
    • Auto Escalation（自動エスカレーション）を追加します: このオプションを選択すると、タスクの期限日にタスクがエージェントのエスカレーションポイントに再割り当てされます。
      • エスカレーションポイントは Notes で設定されます。
  5. Create をクリックします。
  6. タスクが作成され、フォローアップタスクのリストに表示されます。

ユーザーを非アクティブにする方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Notes 機能の Users タブを開きます。
  2. ユーザーを検索します（右の虫眼鏡アイコンを使用します）。
  3. アクションアイコン（左の 3 点リーダー）をクリックして Edit を選択します。
  4. Active の選択を解除します。
  5. Update をクリックします。
    • ユーザーが非アクティブになると、ノートセクションで言及されたり、Collections Window でフォローアップタスクを割り当てられたりすることができなくなります。
    • そのユーザーが追加したコメントや、すでにそのユーザーに割り当てられていたフォローアップタスクには影響しません。
    • 非アクティブにされたユーザーはユーザーのリストから削除されませんが、非アクティブにされたユーザーの名前はグレー表示されます。

ユーザーを再アクティブにする方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Notes 機能の Users タブを開きます。
  2. ユーザーを検索します（右の虫眼鏡アイコンを使用します）。
  3. アクションアイコン（左の 3 点リーダー）をクリックして Edit を選択します。
  4. Active を選択します。
  5. Update をクリックします。

ユーザーにエスカレーションポイントを追加する方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Notes 機能の Users タブを開きます。
  2. ユーザーを検索します（右の虫眼鏡アイコンを使用します）。
  3. アクションアイコン（左の 3 点リーダー）をクリックして Edit を選択します。
  4. ドロップダウンリストをクリックして、意図したエスカレーションポイントのユーザー名の 2 文字以上を入力します。
  5. Update をクリックします。

ノートをエクスポートする方法は？

ビデオチュートリアルはこちらをクリックしてください。

  1. Notes 機能の Export タブを開きます。
  2. ノートのエクスポート元のデータソースを選択します。
    • Accounts: このデータソースには、Collections Window の顧客アカウントに追加されたノートが含まれます。
    • Invoices: このデータソースには、Collections Window の請求書に追加されたノートが含まれます。
  3. オプション: 属性値でノートをフィルタリングします。
    • Accounts データソースの場合、すべてのアカウントのノート（デフォルト）をエクスポートするか、アカウント ID またはアカウント番号でフィルタリングできます。
    • Invoices データソースの場合、すべての請求書のノート（デフォルト）をエクスポートするか、請求書 ID または請求書番号でフィルタリングできます。
  4. オプション: エクスポート操作のタイムゾーンを選択します。
    • このタイムゾーンの選択は、同じタイムゾーンに基づいてノートを整理するために使用されます。エクスポートされたファイルでは、ノートのタイムスタンプが設定されたタイムゾーンに変換されます。ノートが追加された日時には影響しません。タイムゾーンが選択されていない場合は、UTC タイムゾーン（デフォルト）が使用されます。
  5. オプション: ノートをエクスポートする期間の開始日と終了日を選択します。これらのフィールドを指定しない場合は、すべてのノートがエクスポートされます。
  6. Export をクリックします。ノートは CSV ファイルに保存されます。
    • エクスポートされたファイルは 7 日間ダウンロード可能です。

Zuora Collect サポート

GitLab 内部エスカレーションプロセス

Zuora Collect のエンドユーザーが問題に遭遇したり、システム関連の質問がある場合は、Finance Admins が最初の窓口となります。

Finance Admins への連絡方法

質問を記載したメッセージを #proj-zuora_collect_implementation に送り、適切な担当者に対応してもらうために @here タグを追加してください。

最終更新 May 6, 2026: Merge pull request #100 from kyama0/fix/upload-images-tolerate-upstream-missing (70970e1a)
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